公司物资及服务采购管理办法2016版.doc

物资/服务采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范XXXX公司（以下简称“公司”）物资/服务采购管理工作，落实公司“大物流”管理理念，推进物资集约化管理，提高物资/服务采购管理的效益、效率和物资/服务供应保障能力，根据《XXXX公司物资管理办法》和相关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司各部门/科室物资/服务采购管理工作。
第三条 本办法所称物资是指用于公司生产、科研、建设、经营、办公、后勤保障的设备、材料、物品等，本办法所称服务是指针对以上设备、材料、物品采购过程中、使用过程中所发生的一切有偿无物流活动和行为，包括租赁、劳务、运输、维护、维修、保养、保修等。
第四条 公司对物资/服务采购实行集中管理。
第五条 按照“统一标准、统一采购、统一结算”的原则，公司实行“统一招标、高效仓储、集中配送”的物资采购管理模式。
第六条 物资/服务采购管理包括需求管理、审批权限管理、采购策略管理、档案资料管理等内容。
第二章 组织机构和职责
第七条 物资供应部负责公司各类物资/服务采购工作的归口管理；办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部负责配合、协助物资供应部开展其专业归口管理范围内的采购工作；物资供应部负责公司物资/服务采购实施工作。
第八条 物资供应部是公司各类物资/服务采购工作主要归口管理的职能部门，其主要职责是：
执行集团公司物资/服务采购战略和各项规章制度；负责制定物资/服务采购相关制度和规范；负责物资/服务需求计划制定、审批环节的管理；负责物资/服务采购工作标准化和信息化建设；负责组织物资/服务采购验收标准的编制。
第九条 公司相关职能部门负责协助物资供应部完成专业归口管理范围内的物资/服务采购工作。各职能部门专业归口管理物资/服务类别如下：
（一）物资供应部归口管理生产设备、生产用品（包括直接用于生产活动中的器具、物品等），以及其维修、维保等各种服务；
（二）办公室归口管理复印机、传真机等办公设备，办公用品、办公耗材等；
（三）信息部归口管理计算机、打印机、服务器、交换机、路由器等信息化设备（包括信息化配件、打印耗材、软件等），以及其维修、维保等各种服务；另办公室归口管理的办公设备的维修、维保等各种服务也归口信息部管理；
（四）后勤部归口管理水、电、气、暖、油等后勤设备，五金、家具、家电、被服等后勤用品，以及其维修、维保等各种服务；
（五）党群部归口管理摄影、摄像设备，宣传设备、宣传用品等；
（六）科教部归口管理教学、科研设备，教学用品、科研用品等。
第十条 物资供应部是公司物资/服务采购的实施部门，其主要职责是：
负责执行落实公司物资/服务采购相关制度和规范；负责从各部门收集、汇总物资/服务需求，编制物资/服务采购计划，提供物资/服务采购策略，制定供应方案，保障公司各类物资/服务供应；负责物资/服务采购合同的谈判、执行、评估；负责采购档案的整理、归档和保存；负责供应商关系管理；负责催交催运、组织到货验收；协助办公室做好物资/服务采购合同的签订工作；协助财务部做好采购结算和支付工作。
第十一条 公司各需求部门主要职责是：
负责执行公司物资/服务管理的相关制度和标准；负责按时按要求提交物资需求计划、服务需求计划、进度要求和技术规范书；负责完成物资供应部或各职能部门委托的其他相关工作。
第十二条 公司各职能部门主要职责是：
（一）财务部负责物资/服务采购现金预算的审核和批准，负责采购资金的筹措和拨付；负责采购结算和支付工作；负责对采购资金使用情况进行监督；

（二）公司各专业归口管理部门负责按职责提出本专业相关物资/服务的采购技术标准和配置标准；负责物资需求计划的专业性审核；
（三）信息部负责组织制定物资/服务采购管理信息化建设方案，负责采购管理信息化的技术支持、应用集成推进、信息安全和运行维护管理；
（四）办公室负责对公司物资(服务)采购管理工作和招投标活动全过程提供法律保障；负责采购合同的签订工作；负责组织制订公司采购有关的统一合同文本；
（五）纪监审办公室负责对物资/服务采购工作实施全过程监督；负责受理物资/服务采购工作中的投诉举报；负责对物资/服务采购工作中的违规违纪问题提出处理意见。
第三章 需求管理
第十三条 物资/服务需求管理分为计划管理、定额管理和应急管理。
第十四条 公司对物资/服务需求实行计划管理。计划管理是指对物资/服务需求年度计划和计划外物资/服务需求的编撰、论证等过程的管理。
（一）物资/服务需求年度计划管理：
1.各物资/服务需求部门/科室按照实际情况，提出能反映全年物资/服务交付时间（月份）的进度计划，汇总后报至物资供应部或各专业技术委员会评审；
2. 各需求部门/科室按计划所确定的时间节点按时提交物资/服务需求计划相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等），以保证合理的物资供应周期；
3.物资/服务需求部门/科室根据自身发展和部门建设情况综合考虑，提出的需求计划，应由部门/科室负责人认真审核；
4.各部门/科室的物资/服务需求可根据物资供应部平衡利库后，形成采购计划或进行调拨。
（二）计划外物资/服务需求管理：
1.各物资/服务需求部门/科室按照实际情况，提出能反映短期内物资/服务交付时间（天数）的进度计划，汇总后根据所需物资/服务的分类，以签报的形式分别报至公司物资/服务专业归口管理部门评审；
2.各需求部门/科室计划外提交的物资/服务需求计划相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告等）必须详尽，并说明计划外提交的原因及迫切程度，预留合理的物资/服务供应周期；
3.物资/服务需求部门/科室根据情况综合考虑，提出的计划外物资/服务需求的项目数量和发生频率，纳入公司综合考核；
第十五条 公司对常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行库存定额管理，其中耗材（试剂）必须经计划内前置审批同意方可进行采购。在库存定额范围内，由需求部门/科室根据需要直接从库存中申请领用，以满足日常需要；低于库存定额时，由物资供应部生成采购计划。
各部门/科室耗材（试剂）类物资需求，采取前置审批管理方式进行管理，管理细则如下：
1.需求部门/科室申请首次使用耗材（试剂），在科室范围内使用的，需填写生产耗材使用申请，物资供应部、办公室分别进行专业评审；
2.对已批准采购，但近一年内未发生实际采购的耗材（试剂）需重新提交使用申请表，按首次申请进行论证审批；
3.对已批准采购的耗材（试剂），新增加规格、型号或变更生产企业、供应商等信息的，需向物资供应部提交申请及必要的资质证明；
第十六条 对于因抢修设备等紧急情况所需的一次性采购物资/服务实行应急管理，需求部门/科室需根据情况在采购完成后补齐相关论证资料。
第四章 采购审批权限管理
第十七条 公司对物资/服务采购需求按“计划优先、专业评审”的原则执行统一的审批权限管理。
第十八条 公司物资/服务采购审批权限分为物资/服务需求年度计划、计划外物资/服务需求、库存定额采购、耗材（试剂）类前置审批、应急采购五类。
第十九条 物资/服务需求年度计划审批流程如下：
（一）专业部门评审：各物资/服务需求部门/科室按照项目专业归口分类提交年度计划和相关论证材料，分别经物资供应部、办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部六个专业部门论证评审；
（二）委员会审批：对于属于设备类零购固定资产项目的在专业主管部门论证评审后，上报至生产管理委员会会议讨论审批；对于属于信息化建设项目的在专业主管部门论证评审后，上报至信息化建设管理委员会会议讨论审批；对于属于其他需要公司各专业委员会审批的项目，必须经过该专业委员会会议讨论审批；
（三）党政联席会审批：经专业部门评审和委员会审批通过的计划内项目，由专业部门汇总后报至公司联席会审批通过；
（四）需求部门提交年度计划：每年10月份需求部门/科室按要求提交下一年度物资/服务计划和相关论证材料；
（五）年度计划更改：对于因需求变化、市场变化等特殊原因需要更改年度计划的（更替、新增、取消），每年8月份由需求部门/科室向物资供应部提交书面申请，陈述理由；经专业部门论证评审后，按原计划审批流程履行审批程序，进行统一年度计划更改。
第二十条 计划外物资/服务需求审批流程如下：
（一）预算单价或单批次总价小于2,000元的物资/服务需求由各物资/服务需求部门/科室书面提交至物资供应部，经专业归口部门评审后，由物资供应部主任审批同意后执行；
（二）预算单价或单批次总价大于等于2,000元，且小于50,000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，依次由物资供应部主任审批、财务部主任审批、各部门主管副总、总经理审批同意后执行；
（三）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于1,000,000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交办公会讨论审批，审批通过后执行；
（四）预算单价或单批次总价大于等于1,000,000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出采购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交联席会讨论审批，审批通过后执行。
第二十一条 库存定额采购审批流程如下：
常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行定额库存管理，在库存定额范围内，由需求部门/科室主任根据需要直接从库存中申请领用，以满足日常需要；低于库存定额时，由物资供应部采购人员提出申请，由物资供应部主任审批同意后生成采购计划。
第二十二条 耗材（试剂）类前置审批流程如下：
需求部门/科室申请使用耗材（试剂）的，向物资供应部提交书面申请，经物资供应部、办公室分别进行专业评审后提交耗材采购管理委员会讨论审批，审批通过后执行。
第二十三条 应急采购审批流程如下：
对于因设备抢修等紧急情况需要一次性采购物资/服务需求的，由需求部门/科室提交书面申请，依次经物资供应部主管领导审批、财务部主管领导审批、总经理审批同意后执行。
第五章 采购策略管理
第二十四条 公司对经审批通过的物资/服务采购项目实行统一规模采购、统一签订采购合同、统一支付合同货款的采购策略。
第二十五条 物资供应部根据物资/服务性质和特点对物资/服务采购计划进行分类汇总，提供采购策略（招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购），并组织实施；属于集团公司集中规模采购的物资/服务采购计划，上报集团公司。
第二十六条 根据预算单价或单批次总价分别采取以下采购策略：
（一）预算单价或单批次总价小于50,000元的物资/服务采购项目由物资供应部采用单一来源谈判或协议供应商采购方式进行；
（二）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于200,000元的物资/服务采购项目由物资供应部提供采购策略，经公司招标工作领导小组审批同意后，采取单一来源谈判、竞争性谈判、询价谈判等方式进行；
（三）预算单价或单批次总价大于等于200,000元的物资/服务采购项目由物资供应部提供采购策略，经公司招标工作领导小组审批同意后，采取招标采购方式进行。
第二十七条 符合《集团公司招标活动管理办法》第二十一条规定可以邀请招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按《集团公司招标活动管理办法》规定进行邀请招标采购。
第二十八条 符合《集团公司招标活动管理办法》第二十三条规定可以不招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按《集团非招标方式采购活动管理办法》规定进行采购。
第二十九条 符合《集团公司非招标方式采购活动管理办法》第二十四条规定可以采取单一来源方式进行的货物采购项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，应用同期公开招标结果直接采购。
第三十条 招标采购流程及非招标方式采购流程严格执行《集团公司招标活动管理办法》、《集团公司非招标方式采购活动管理办法》相关规定。
第六章 档案资料管理
第三十一条 物资/服务档案资料管理包括物资/服务计划、采购、合同、履约、仓储、交接、验收、支付、结算、维保、维修等全过程资料的收集、整理、归档、保存。
物资供应部负责妥善保存物资/服务采购活动中所有资料，相关法律法规有具体规定的，严格按照规定要求执行。
第三十二条 物资/服务采购合同应按照统一合同文本编制，严格按照采购结果订立。
第三十三条 物资/服务采购活动实施结束后，应及时按财务、审计规定对各类物资/服务进行还款、报销工作。
第三十四条 物资采购档案资料实施分级管理：纳入归档保存范围的物资/服务采购资料，及时按要求归档；未纳入归档保存范围的物资/服务采购资料，分类妥善保存。
第七章 附 则
第三十五条 本办法自颁布之日起施行。
附件：物资/服务采购管理细则

附件：物资/服务采购管理细则
根据《公司物资/服务采购管理办法》的相关规定，为加强公司物资/服务采购全过程管理，切实做好物资/服务采购的需求分析、市场调研、项目论证等各项工作，保证物资/服务采购管理工作高效、严谨、有序的进行，特制定本细则。
一．物资供应部根据总经理审批通过的汇总进度计划，编制公司物资/服务采购年度计划并下发各需求部门/科室。物资供应部督促和检查计划的执行情况，提前做好各项物资/服务采购的准备工作。
二．各需求部门/科室根据自身发展和部门建设情况综合考虑，按年度计划所确定的时间节点提交物资/服务需求计划相关资料，包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等，以保证合理的物资供应周期。物资/服务需求计划相关资料应由部门/科室主任（负责人）认真审核并签字确认提交至物资供应部。
1.技术规范书是指可以作为招标参数依据的、能充分反映所需物资/服务的状态、性能、结构、品质等各项细节指标的文件；物资/服务采购需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此文件。
2.设备购置论证报告是指从投资效益、需求分析、适用性评价等角度展开的对物资/服务采购需求的可行性论证；物资/服务采购需求单价或单批次总价超过五万元需要准备此报告；报告格式见《公司设备及安全管理委员会工作制度》。
3.市场调研报告是指包含对所需物资/服务的多种主流品牌、价位、市场占有率和产品优缺点等信息的调研报告；物资（物资）采购需求单价或单批次总价超过二十万元需要准备此报告。
三．物资供应部根据各需求部门/科室提供的物资/服务采购需求计划相关资料，以及公司设备安全管理委员会和办公会讨论通过的物资/服务采购相关决议和精神，提供采购策略（包括招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购及应急采购方式），并组织实施。
四．物资供应部在物资/服务采购实施过程中，按以下管理流程执行：
1.实施大型设备及公司重大物资/服务采购项目，必须经过办公会会充分讨论形成决议后执行。
2.物资/服务采购需求单价或单批次总价超过一百万元的项目由物资供应部组织邀请一家或多家厂家进行产品介绍，以便相关科室及人员充分了解产品性能、结构、价位、售后服务等信息。产品介绍会要求物资供应部、需求科室/部门、相关职能科室人员参加；需留存厂家签字表、与会人员签字表、产品介绍会会议纪要等文件。
3.物资/服务采购需求单价或单批次总价超过一百万元的项目可以由物资供应部牵头组织外出调研活动，以便相关科室及人员充分了解产品性能、结构、价位、售后服务等信息。调研活动需物资供应部主管领导、纪委领导审批同意后进行；要求物资供应部、需求科室/部门、相关职能科室人员参加；需留存由全体调研小组成员签字审核的外出调研报告。
五．物资/服务采购项目的技术规范书需由物资供应部审查通过后上报委托招标代理机构。物资供应部留存由需求科室/部门签字的纸质版材料。
六．物资/服务采购项目经招标采购、竞争性谈判采购、协议供应商采购、单一来源采购、询价采购及应急采购等采购方式实施后，应尽快按要求签订物资/服务采购合同。物资供应部、办公室、财务部需留存合同正本共四份。
七．物资供应部根据验收标准组织相关职能科室人员、需求部门/科室人员参与验收，留存各类验收资料、材料、照片。