文件编号及格式管理制度.doc

TYM/体d -4.2.3-01
文件编号及格式管理制度
1.目的
确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。
2.适用范围
适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。
3.术语和定义
无
4.职责与权限
4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理；
4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理；
4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。
5.工作程序
5.1代号说明
5.1.1公司及部门代号说明
代号由两位字母组成，其代号规定见下表：
序号
部门
代号
1
总务人事部
ZW
2
质检部
ZJ
3
财务部
CW
4
精益监察科
JY
5
生管物流部
SG
6
设备科
SB
7
销售科
XS
8
库房
KF
9
净化器车间
CJ
10
工艺科
GY

5.1.2文件类别代号说明
序号
名称
代号
1
通知
TZ
2
通报
TB
3
申请
SQ
4

会议纪要
HY
5
联络书
LL
6
报告
BG
7
制度
ZD
8
计划

JH
9
调令
制度

DL
10
任命书
RM
11
方案

FA
12
合同
HT
13
月报
YB
14
周报
ZB
15
日报
RB
如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。
5.2文件编号及识别号编制规则
5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。
5.2.2体系文件编号编制规则
5.2.2.1体系文件编号构成如下：
TYM / 体 X-×× -□□

文件序号

过程条款

文件类别

体系文件缩写

企业代号

5.2.2.2体系文件编号说明
a）体：代表质量管理体系文件
b）文件类别：X代表I-V类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e书写(a代表质量方针、质量目标。B代表质量手册.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表记录、表单)
c）TYM：天津屹马汽车配件制造有限公司
d）XX：ISO/TS16949：2009标准条款
e）XX：文件序号，从01-99
5.2.3体系文件识别号编制规则
5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下：
TYM/XX- 00-000

文件顺序号

年代号

文件类别代号

企业名称代号

5.2.3.2部门级体系文件识别号构成如下：
TYM/XX/XX-0000-00

文件顺序号

年月代号

文件类别代号

部门代号
企业名称代号

5.2.3.3使用说明
a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取;
b)文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号, 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”。
5.2.4技术文件识别号编制规则
5.2.4.1技术文件识别号构成如下：
TYM / SG/ **** - ×× □□□

文件顺序号
年份代号
工艺技术文件代号
生管部简称
公司代号
5.2.4.2技术文件识别号编制说明：
a) 技术文件代号由技术文件名称的汉语拼音缩写组成，由2～4位大写字母构成。
b) 年份代号由当前年份的后两位数字构成。
c) 文件顺序号由三位数字构成，不够三位的用“0”补齐。
5.3文件的页面设置
5.3.1页眉
采用公司标识，放在文件的左上方，与正文的左侧平齐。页眉的颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。尺寸要求为：
a)A3格式：高1.30cm，宽9.62cm；
b)A4格式：高0.90cm，宽6.69cm；
c)B5格式：高0.80cm，宽5.87cm；
5.3.2 页脚
将企业文化和公司口号的内容融入到页脚之中，具体要求为：
a) 放在文件的右下角，与正文的右侧平齐；
b) 字体：统一采用华文行楷，倾斜，字与字之间留一空格；
c) B5格式字号为12，A4格式字号为14，A3格式字号为16；
d) 颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。
5.3.3序号标点
a) “一”“二”“三”后面用顿号。
b)（一）（二）（三）（1）（2）（3）① ② ③ 等等，做序号时不加顿号及其他标点。
c) 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯数字和拉丁字母做序号时后面须用原点号“.”
d) 各层次序号依次为：一、（一）1（1）①
5.3.4分界线
必要时（如在Ｗord中）可在页脚与正文中间加一条分界线，具体要求如下：
a)页脚上方分界线统一使用双线，长度与文件尺寸相符，选用上粗下细的线条；
b)线条颜色为黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等；
d)线条磅数为：A4格式磅数为4磅；B5格式磅数为3磅；A3格式磅数为5磅。
5.3.5 正文
a)正文字体：统一为宋体，字号为：小四号或者四号，特殊情况可自行调整；
b）行间距要求为固定值：28磅，特殊情况可自行调整。
5.3.6页边距
a) A3格式为上下、左右各2.5cm
b) A4格式为上下、左右各2cm
c) B5格式为上下、左右各1.5cm
根据版面情况可做适当调整。
5.4文件编号及格式管理
5.4.1行政类文件的编号及格式按照《行政文件编制规则》执行；
5.4.2各部门编制的体系类文件在文件发放前需报请质检部的体系专员进行编号备案后方可发放；体系内所需记录表格由责任部门进行编制，并报请质检部体系专员进行编号备案后方可使用；
5.4.3体系文件的识别号由各发文部门进行编号并记录后即可发放；
5.4.4体系内制度文件格式按照质检部部统一要求执行。
5.5文件编号及格式的控制
5.5.1文件在发放前须按照文件编号管理要求进行编号后发放，如未按照上述要求执行，各接受部门可拒绝接收；
5.5.2记录表格格式按照主责部门下发的表格执行，如现行记录格式不能满足要求，由主责部门调整并上报质检部备案后方可变更；如现有表格不能满足需要，主责部门可自行设计表格并编号备案后方可使用。
6.相关支持性文件
序号
文件编号
文件名称

1
TYM/XZ-ZD-001-2012
《行政文件编号规则》
7.质量记录
序号
记录编号
记录名称
保存期限
1
TYM/体e-4.2.3-03
文件发放/回收记录
3年
2
TYM/体e-4.2.3-01
受控文件清单
3年
3
TYM/体e- 4.2.3-06
文件更改通知单
3年
4
TYM/体e-4.2.3-07
文件销毁申请单
3年
8.更改栏
更改栏

标记
处数
更改文件号
签名
日期
9.工作流程
无
10.附表（电子版）

苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月

6 制 造 过 程 精 品