镇江科技股份有限日常管理和财务制度.doc

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科技股份有限日常管理制度
一、  公司形象
1、  员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况和云神工程概况。
2、  在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3、  在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4、  接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
5、  员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。
6、  员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。
7、  员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。
二、生活作息
1、  员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。
2、  作息时间规定：上午上班时间 9：00-11：40、下班时间 晚13:40-17：30。
3、  员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。
4、  员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。
5、  员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。
6、  员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。
7、  事假需提前向主管经理提出申请，并填写【请假申请单】，经批准后方可休息。
三、 卫生规范
1、  员工须每天清洁规定区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。
2、  员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。
3、  员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。
5、  正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开店面的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施
四、工作要求
1、  工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗。
2、  新入职员工的试用期为三个月，员工在试用期内要按月进行考评。详见《员工试用期考核表》。
3、  公司内所制定的《员工日程表》是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。
4、  加强学习与工作相关的专业知识及技能，积极参加公司组织的各项培训
5、  经常总结工作中的得失，并参与讨论，不断提高自身的专业水平。
6、  不得无故缺席公司的工作例会及公司的重要会议。
7、  员工在工作时间必须全身心地投入，保持高效率地工作。
8、  员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现，给予警告，情节严重者，公司将予以辞退。
五、 保密规定
1、  员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业客户资料。
2、  员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案，如一发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。
六、人员管理
1、  员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排。
2、  员工须尊重上司，按照上司的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况。
3、  员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映，听取意见。
4、  涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意。
5、  员工不服从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严重程度，给予处理。
6、  管理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓励并带领好员工队伍，时刻掌握员工的工作情况，确保公司整体策划顺利进行。
7、  公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司发展做出努力。
七、电脑管理：
1、使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。
2、  严禁在公司玩网络游戏、QQ、电影等各种与工作无关的内容。
八、奖惩办法：
1、员工奖励分为口头表扬及物质奖励；
2、员工惩罚分为口头警告、罚款及除名
3、有下列事迹的员工，在调查核实的基础上，经公司研究，给予相应的奖励：
A、积极向公司提出合理化建议，其建议被公司所采纳者；
B、维护公司利益和荣誉，保护公共资产，防止事故发生与挽回经济损失有功者。
4、下列事由的员工，在调查核实的基础上，经公司研究，给予相应的惩罚：
A、违反国家法律、法规或公司规章制度造成经济损失和不良影响的；
B、泄露公司经营管理秘密的；
C、泄露客户资料及客户秘密的。
5、公司将设立年终全勤奖（未有迟到、早退现象及病事假），于年终考评后一次性发放（以每个月的考勤统计为依据）。
6、在公司服务满三年（不含三年）的员工，将给予一周的带薪休假。休假期需提前和公司协商，以不耽误工作为前提，得到许可后方可休假。
九、名片管理
1、名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围。
2、任何个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片。
3、员工与公司解除劳动合同关系后，严禁再使用公司原有的名牌从事任何活动，如若发现，公司将追究其责任，同时对于造成公司任何重大损失者，公司保留以估算的损失额向有关机构提起诉讼的权利

财务报销制度及报销流程

　　第一部分 总则
　　第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
　　第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　第三条 本制度适用公司全体员工及借用在我司的工作人员。
　　第二部分 借支管理规定及借支流程
　　第四条 借款管理规定
　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
　　(三) 各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款
　　(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在10个工作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
　　第三部分 日常费用报销制度及流程
　　第一条 借款流程
　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→法人代表审批。
　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
　　第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
　　第三条 费用报销的一般规定
　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据，且发票上有经办人签名。
　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
　　(三) 按规定的审批程序报批。
　　(三) 报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
　　第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→法人代表审批→到出纳处报销。
　　第五条 差旅费报销制度及流程。
　　（一） 费用标准:
　　职 务　　　　 交通工具 　　住宿标准 　　伙食标准　　 外埠市内交通费用
　　一般员工 　　　火车硬卧　　 120元/天　　 50元/天　　　　 30元/天
　　部门负责人 　　火车硬卧 　　150元/天　　 80元/天 　　　　40元/天
　　总经理助理 　　　飞机　　　 200元/天 　　150元/天 　　　　50元/天
　　总经理及以上 　　飞机　　　 实报实销 　　实报实销 　　　实报实销
　　（二）费用标准的补充说明：
　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
　　2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返镇时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
　　3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
　　4. 宴请客户需由法人代表批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。
　　5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
　　（三） 报销流程
　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《借款单》，简要注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由法人代表批准。
　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的借款单交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
　　3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，法人代表审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
　　第六条 电话费报销制度及流程
　　(一) 费用标准
　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
　　2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
　　(二)报销流程
　　1、 公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。
　　2、 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
　　3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
　　4、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。
　　5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报法人代表批示处理办法。
　　第十一条 交通费报销制度及流程
　　(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
　　(二) 报销流程
　　1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。
　　3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
　　第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
　　（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
　　（二）报销流程
　　1．购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
　　2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
　　3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
　　第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
　　（一）费用标准
　　1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得法人代表的同意。
　　2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报法人代表审批。
　　3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
　　4.其他费用：根据实际需要据实支付。
　　( 二)报销流程：
　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
　　第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
　　第五部分 专项支出财务报销制度及流程
　　第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
　　第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
　　(一) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
　　(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
　　(三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　第十八条 其他专项支出报销制度及流程
　　(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
　　(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
　　(三) 财务报销流程
　　1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
　　2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
　　3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　第六部分 报销时间的具体规定
　　第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
　　1．财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
　　2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
　　第七部分 附则
　　第二十条 本制度解释权归公司财务部。
　　第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效
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