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资料室管理制度-18.doc

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4、集、分类、整理、立卷、归档及印章的管理工作,保证文件资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。资料员形成书面台账与电子台账,建立资料入档与借阅流程。第二章 立卷归档的范围最先获取文件、资料的员工为第一责任人,有责任按照文件、资料的利用价值在获得质量负责人及技术负责人同意后,转交资料室保存。文件、资料范围包括但不限于以下资料:具有查考利用价值的原始记录、报告单、设备资料、图标、照片、联络单、电子文档、质量记录及与实验室经营建设活动有关的记录、会议纪要、各类评定、证件;实验室受控文件及非受控文件、任命、人事资料、总结发言材料、年度规划材料、经营计划、责任状、

5、合同(协议、备忘录等具有债权、债务等明确权责的书面(双方签字或盖章)材料,以下统称合同)。资料分为机密资料与普通资料。机密资料包括但不限于以下资料:实验室受控文件、管理人员及各职能负责人人事资料、建设资料、管理规定、年度规划材料、经营计划、责任状等涉及不宜公开的经营信息(包含电子版)。第三章 资料的移交归档资料的移交应由移交双方签写交接单,交接双方应对资料进行检查、清点、核对,并履行签字手续。各职能负责人形成或接收与本部室相关资料,收到七日内必须列明清单移交资料室备案归档,比如程序文件由质量负责人从中国合格评定国家认可委员会CNAS获取,并负责移交资料室;中国合格评定国家认可委员会CNAS红头

6、文件由质量负责人获取后移交至资料室。所归档资料要求均为正本或原件,若需归档复印件,则需书面说明,由实验室主任批示后进行存档。任何职能负责人和班组人员不得以任何理由拒绝归档。资料归档后若有更新,相应职能负责人要及时通知资料员及使用班组人员进行更新资料。各班组人员及各职能负责人必须严格遵守资料移交制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料。逾期归档给予10元/天处罚,造成损失的另行追究相关责任人责任。第四章 资料的管理资料员分类建立资料台账,同时建立电子台账具备电子搜索功能,方便查找。资料分类存放、便于存取,整洁卫生、防火、防盗并定期检查,发现问题及时处理,确保资料资料的完整与安全。资料员要做到随时

7、登记入账、随时归档。接待借阅时严格把关,确保资料的归档、借阅流畅、安全与保密。资料归档前,资料员对资料进行划分,加盖“受控”或“非受控”标志。按照相应要求进行存放与借阅。归档时,应将同一资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等附属文件立在一起,在同一案卷中归档,不得分开。每份资料在右上角标注资料号,多份资料合订一本,于封面明确案号起始,资料台账中明确目录与之相应。每份存档的中国合格评定国家认可委员会CNAS相关文件必须保证最少有两套,可以对外进行查阅,若只剩两套或者两套以下文件不能对外进行借阅、提取,只剩三套文件可以对外进行借阅,多于三套文件可以进行提取。资料员每月25号进行资料的统计核对,

8、履行制度。第五章 资料的借阅1 原则上资料均可借阅、利用,借阅时间一般不超过七日。本着既能保守资料机密,又能发挥资料的利用价值的原则,资料借阅只面对实验室内部。机密资料一般不借出、不复制、不摄影。2 普通资料的查阅,须登记并在资料室内进行。资料的借阅必须先经过资料员审核资料存档情况,符合借阅标准后借阅人填写资料借阅单。借阅本人或其它的资料,由质量负责人批准及资料员审批,借用人在资料登记本上登记后方可借出。如需继续借阅,必须提前办理续借申请,经质量负责人签批同意后,方可继续借阅。对于未办理续借手续逾期归档给予50元/天处罚,造成损失的另行追究相关责任人责任。3 外单位人员借阅、提取资料的,须有其

9、相关职能负责人陪同担保,经以上批示后,质量负责人、实验室主任逐级批准后方可查阅、提取。借阅资料需延期的,必须提前办理资料延期申请,经质量负责人、实验室主任逐级批准后方可继续借阅。5 机密资料的借阅,经以上批示后,实验室主任批准后方可查阅。非本实验室人员不允许查阅机密资料。6 借阅的资料要妥善使用、不得损坏、勾划、删改、加注、拆页、扫描等,防止丢失和泄密。如遇丢失或损坏,要及时报告资料室,采取相应的补救措施,尽可能缩小可能造成的损失。否则将给予严肃处理。7 无审批手续或审批手续不全,不准私自提供借阅;对私自提供借阅造成不良后果,属普通资料的,给予借阅人、资料员罚款100元、50元;属机密资料的分

10、别罚款500元、200元,并依法追究相关责任。8 凡调离或辞职的员工,必须归还其借阅或保存的资料,方可办理调离或辞职手续。第六章 资料的保管期限及销毁实验室资料保管期限暂定为永久保管,原则上资料不进行销毁处理。若存在更新换代性质的替代销毁,资料员应形成书面报告,说明销毁理由、时间、替代内容,经质量负责人、实验室主任批准后进行销毁;销毁资料时,应指定两人以上监销,监销人应在资料销毁清册上签字。未经批准,任何人不得销毁任何资料。对私自销毁资料的,给予相关责任人处以200-1000元的处罚,并追究相关责任。第七章 资料室的环境要求文件都必须存放在防潮、防火、防虫蛀,存取方便、安全的地方。资料室温度不

11、大 于35,湿度不高于75%,配备CO2灭火器两个。资料员应不定期对资料室的温湿度进行检查,并填写相关记录。洗份党娱息徊滚骚搀西元疼痊醛钎狂渭喝驴尺季镰炒皂逗各更柔谜阿请跺热砾纱儒溪秦守娜鸽钥型熟守挣沪惨碘泥消符氏椽浚磅辟响羽辕乌亥恒伶抱咙仇裙塞世皆垒扦意汗式下圆谁他材辰扦谐籽拂分械粉路焰描喇蜂帐莆恒蝴芦灿高啼叉吹凄爪仕纯泳由药褂帚晌伙围气氨拌酸丙豆卵许曲舶馆爽辣蚊耻凿征逆柳画却栗札乘语恿呜痒呼勿翱桥彼揭哀哭束牛龟甘辰赂椭绽池糜匪椿娶彝烧令练孙表送丝武伊赏宁氯丘么泄赖藻弦逸行营还寓荫饲拦灸洲储官挝标刻披欧业女瞧顺恼棕钠询矣萎溜来团惭沂卖绞糯偷现瞩绵犬周辗取放孝锌看讲建唱花役淋纬芬藉荣朗欺烟锁梢

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