如何写好转发类通知.doc

如何写好转发类通知
如何写好转发类通知
转发类通知是指转发上级机关或同级机关或不相隶属机关文件的通知，在承上启下的机关使用频率很高。这类通知内容相对比较简单，但要写好写精也不易。从当前的办文实际看，仍然存有标题拟制不当，照抄照转等一些问题。写好这类通知，要处理好以下三个问题。
一、标题怎么写，标题太长怎么办
公文的标题由发文机关、事由、文种构成，转发类通知的标题，一般也由“发文机关+（关于）转发+原文标题+文种”组成。如《某某市人民政府办公室转发市卫生局等部门关于农村卫生机构改革与管理的实施意见的通知》（某政办发〔2004〕26号）。转发式通知的标题一般较长，因为实际上是两层标题，如被转发的文件碰巧又是转发上级文件，这样以来，转发的层次较多，标题中“关于”、“转发”、“通知”就会反复在标题内出现，让人读起来别扭。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。
1.省略法。一是省略发文机关名称。因我们使用有固定红头的文件，不会带来理解上的歧义（但这种做法也有问题，在第三部分详述）。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发××水利委员会关于激励创新办法的实施细则（试行）的通知》（××办[2004]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。1
如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发［2004］31号）。
2.替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如<<转发监察部监发[2004]2号文件的通知>>（××监[2004]6号），倘若不如此替代省略，拟制的标题就应是《转发监察部关于贯彻实施〈行政许可法〉加强对贯彻执行〈行政许可法〉情况进行监察的通知的通知》。但用替代法拟制标题让人不容易一眼看出发文事由，也可用发文字号加事由的办法来解决这一问题。如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发［2004］38号文件切实做好固定资产投资项目清理工作的通知>>（×政办发[2004]41号），既避免了冗长，又标明了事由。
3.直转法。如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。比如水利部转发财政部文件，黄委转发水利部文件，到我们山东河务局还需要转发，这时可以直接转发财政部文件，如《转发财政部关于解释〈基本建设财务管理规定〉执行中有关问题的通知》（鲁黄财[2004]30号），如不采用直接转发办法，标题将变成《转发黄委财务局关于转发水利部转发财政部关于关于解释〈基本建设财务管理规定〉执行中有关问题的通知的通知的通知的通知》。
4.简称法。在系统内部行文，可使用规定的规范化简称。如“水利部黄河水利委员会”，可简称“黄委”，“黄河水利委员会人事劳
动教育局”可简称“黄委人劳局”。如《转发黄委人劳局关于全河冬季安全生产大检查的通知》（鲁黄电[2003]212号）。
二、正文怎么写，无话可说怎么办
正文基本上有以下二种写法：一是不提具体要求的写法。常见于党委、政府办公厅（室）转发部门的意见等，写法上通常先表明态度，提出转发原则要求。一般篇幅较简短。二是提出具体要求的写法。常见于下级机关（职能部门）转发上级机关（职能部门）的文件。一般开头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。
很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了，这是不对的。上级机关的文件，讲的大多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲得很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定得比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用并在实践中得到了认可。
起草转发类通知经常出现这么两种情况：第一，不该说的说了。有两个表现，一是重复，就是与发文机关起草根据、目的、背景、要求等相重复，这些内容原文已有，起草通知时应开门见山，开篇即讲转发事宜，不必要再重复。二是评论，就是对被转发的文件作评论，说如何重要等。上级机关制发文件，由于站得高，想得远，看得透，对政策理解得准，安排部署工作有其必然性、必要性。转发机关不便也不宜再加以评论，即使评论，由于不了解情况，也不一定正确。所以，评论的话还是不说的好。第二，该说的没有说，就是有的转发上级文件的通知，文字三两行解决，现将某某转发给你们，请结合本单位实际，认真贯彻执行云云。如何结合本单位实际落实没有任何具体要求，实际上这正是转发文件的重点。如此简单地照转，算不上什么转发，与翻印差不多。这样转发通知，不仅仅是发一个文件的问题，也反映了不负责任的工作作风。
出现上面第二种情况的重要原因之一，就是很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了。这种认识是错误的。上级机关的文件，讲的多是一些原则性、规律性的东西，是“普通话”。转发文件时要紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化，要讲“地方话”，讲“方言”。要在吃透上级精神，把握好本单位实际情况的基础上，经过加工创新，把“普通话”翻译成“地方话”，这样以来，可说的东西多着呢，怎么会无话可说呢。可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并做出适当的安排；
也可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化。具体写法上，可以避虚就实，也可以以虚写实。如上级要求比较原则，转发时就针对本单位的特殊性，提出可操性强的具体措施和实施步骤。如被转发的文件属于规章制度类的东西，对某方面的工作规定的比较具体详细，操作性较强，转发时也可以提出学习贯彻等“较虚”的具体要求。
三、引文如何引，引文不准怎么办？
在转发文件的正文里引文，一定要先引标题，后引发文字号。如果原文标题上没有发文机关，还需要再加上发文机关。引文是在转发类通知里面经常出错的地方，引用机关名称时，一定要注意发文机关的级别。党委政府或其授权的办公室联合发文或单独发文，均标注了发文机关，行文时要区分清楚，不能张冠李戴。属党委、政府一级的，就不要引用成办公室的，属办公室一级的，就不要统称党委、政府的。
例如：山东河务局的上级单位水利部黄河水利委员会，发文形式有多种，有委级文，有局（办）文，有党组文，有黄河防总文，有黄河防总办公室文，这些文件在文头（即通常说的红头）上都是有区别的，引用时要认真加以区分。委级文的红头是“水利部黄河水利委员会文件”，局（办）文的红头是“黄河水利委员会局级文件”如果实在区分不开，可以看文件上的印章，用哪一级的印章就是哪一级的文件，如委级文《关于表彰安全生产先进集体先进个人的通知》，用“水利部黄河水利委员会”印，引用时为“黄委《关于表彰安全生产先进集体先进个人的通知》（黄人劳[2004]11号）”，局级文《关于
进一步做好五一节期间安全生产工作的通知》，用“黄河水利委员会人事劳动教育局”印，引用时为“黄委人劳局《关于进一步做好五一节期间安全生产工作的通知》（黄人劳安[2004]21号）”，以此类推。
发文机关行文时标题不按照新的公文处理办法规定的“发文机关名称+事由+文种”来执行，是造成引用发文机关名称不准问题的重要原因。对于从事公文处理工作的同志来说，这是一个很简单的问题。但对于从事业务工作的同志来说，往往注意不到这样的细节。如果公文标题上标明发文机关名称，这些同志在引用公文时就不会再出现上述问题了。标题不加发文机关名称的问题不是个别现象，不加也有种种原因和理由，但还是应严格遵守《国家行政机关公文处理办法》的规定。

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