会议室租赁协议书(2025版).docx

编号：__________

会议室租赁协议书(2025版)

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

会议室租赁协议书(2025版)
合同目录
第一章：前言
1.1 会议背景
1.2 会议室租赁目的
1.3 合同主体介绍
第二章：会议室租赁基本信息
2.1 会议室名称与位置
2.2 会议室面积与布局
2.3 会议室设施与设备
2.4 租赁期限与时间
第三章：租赁费用及支付方式
3.1 租赁费用明细
3.2 租赁费用支付时间与方式
3.3 租金调整机制
第四章：租赁双方的权利与义务
4.1 出租方的权利与义务
4.2 承租方的权利与义务
第五章：会议室使用与管理
5.1 会议预约与使用规则
5.2 会议室日常管理
5.3 突发事件的处理
第六章：会场布置与设备调试
6.1 会场布置要求
6.2 设备调试与技术支持
第七章： security and safety
7.1 出人管理
7.2 消防安全
7.3 应急预案
第八章：保险与赔偿
8.1 保险责任
8.2 赔偿责任
第九章：违约责任与争议解决
9.1 违约行为及责任
9.2 争议解决方式
第十章：合同的变更、解除与终止
10.1 合同变更
10.2 合同解除
10.3 合同终止
第十一章：保密条款
11.1 保密内容
11.2 保密期限
11.3 违约保密条款
第十二章：合同的生效、修改与解除
12.1 合同生效条件
12.2 合同修改
12.3 合同解除
第十三章：其他条款
13.1 法律适用
13.2 争议解决
13.3 联系方式
第十四章：附件
14.1 会议室照片及设施设备清单
14.2 租赁费用明细表
14.3 保险单据
14.4 相关法律法规
合同编号_________
第一章：前言
1.1 会议背景：为满足企业内部培训、商务洽谈、产品发布会等需求，承租方拟租赁位于_________的会议室。
1.2 会议室租赁目的：提供专业、舒适的会议环境，便于承租方开展各类会议活动。
1.3 合同主体介绍：
1.3.1 出租方：_________（名称、地址、联系方式）
1.3.2 承租方：_________（名称、地址、联系方式）
第二章：会议室租赁基本信息
2.1 会议室名称与位置：_________，位于_________。
2.2 会议室面积与布局：_________平方米，设有_________个座位，布局为_________。
2.3 会议室设施与设备：投影仪、音响设备、话筒、_________等。
2.4 租赁期限与时间：自____年__月__日起至____年__月__日止，共计_________天。
第三章：租赁费用及支付方式
3.1 租赁费用明细：人民币（大写）：_________元整（小写）：_________元。
3.2 租赁费用支付时间与方式：承租方应于租赁开始前_________个工作日支付租赁费用。支付方式为_________。
3.3 租金调整机制：如遇市场行情变化，双方可协商调整租金，具体调整方式为_________。
第四章：租赁双方的权利与义务
4.1 出租方的权利与义务：
4.1.1 提供符合约定条件的会议室。
4.1.2 保证会议室设施设备的正常运行。
4.1.3 协助承租方办理会议相关事宜。
4.2 承租方的权利与义务：
4.2.1 按照约定时间使用会议室。
4.2.2 妥善保管会议室设施设备，如有损坏，照价赔偿。
4.2.3 遵守会议纪律，不得影响其他会议的正常进行。
第五章：会议室使用与管理
5.1 会议预约与使用规则：承租方应提前_________个工作日向出租方预约会议室。会议期间，承租方应遵守会议室使用规则，包括但不限于_________。
5.2 会议室日常管理：由_________负责日常管理工作。
5.3 突发事件的处理：如遇突发事件，双方应立即启动应急预案，确保会议安全。
第六章：会场布置与设备调试
6.1 会场布置要求：承租方应提前_________个工作日向出租方提交会场布置需求，包括但不限于_________。
6.2 设备调试与技术支持：由_________负责设备调试及技术支持。
第七章：security and safety
7.1 出人管理：会议期间，双方应共同负责会议室的出人管理，确保会议安全。
7.2 消防安全：会议期间，双方应共同遵守消防安全规定，确保消防设施设备完好有效。
7.3 应急预案：双方应共同制定应急预案，包括但不限于突发公共卫生事件、自然灾害等紧急情况的处理。
第八章：保险与赔偿
8.1 保险责任：承租方应购买_________万元人民币的公共责任保险，保障会议期间的人身及财产安全。
8.2 赔偿责任：如承租方违反合同约定，导致出租方遭受损失，承租方应承担相应的赔偿责任。
第九章：违约责任与争议解决
9.1 违约行为及责任：双方如有一方违约，应承担违约责任，向守约方支付_________%的违约金。
9.2 争议解决方式：双方发生争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。
第十章：合同的变更、解除与终止
10.1 合同变更：双方同意变更合同内容的，应签订书面变更协议。
10.2 合同解除：双方同意解除合同的，应书面通知对方。
10.3 合同终止：合同期满或双方达成终止协议的，合同即告终止。
第十一章：保密条款
11.1 保密内容：双方在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等。
11.2 保密期限：自合同签订之日起算，至合同终止或履行完毕之日止。
11.3 违约保密条款：如有违约，违约方应支付违约金人民币（大写）：_________元整（小写）：_________元。
第十二章：合同的生效、修改与解除
12.1 合同生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效。
12.2 合同修改：合同的修改应经双方协商一致，并以书面形式进行。
12.3 合同解除：双方同意解除合同的，应书面通知对方。
第十三章：其他条款
13.1 法律适用：本合同适用中华人民共和国法律。
13.2 争议解决：双方发生争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。
13.3 联系方式：双方应保持联系方式的有效畅通，以便履行合同及处理相关事宜。
第十四章：附件
14.1 会议室照片及设施设备清单：见附件一。
14.2 租赁费用明细表：见附件二。
14.3 保险单据：见附件三。
14.4 相关法律法规：见附件四。
（签名）
_________年__月__日
甲方（出租方）：
_________
_________
_________
乙方（承租方）：
_________
____
_________
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 甲方有权在合同履行期间对会议室进行必要的维修、保养，由此导致的会议室使用中断，甲方应提前通知乙方，并尽可能减少对乙方的影响。
2. 甲方应确保会议室的安全设施符合国家规定，如有不符合规定的情况，甲方应在乙方提出书面通知后_________个工作日内进行整改。
3. 甲方不得将会议室出租给其他第三方，影响乙方的正常使用。
4. 甲方应在合同签订后_________个工作日内向乙方提供会议室的钥匙及门禁卡。
5. 甲方应提供会议室的清洁服务，确保会议室在乙方使用前达到约定的卫生标准。
6. 甲方应保证会议室的网络及通讯设施正常运行，如出现故障，甲方应在乙方提出书面通知后_________个工作日内予以修复。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 乙方应按照约定的时间和方式使用会议室，不得擅自改变会议室的布局和设施。
2. 乙方应遵守会议室的安静规定，不得在会议期间制造噪音，影响其他用户的正常使用。
3. 乙方应妥善保管会议室的设施和设备，如有损坏，乙方应按甲方的要求进行赔偿。
4. 乙方不得将会议室转租给其他第三方，如需邀请第三方参与会议，需提前通知甲方，并征得甲方同意。
5. 乙方应按照约定的时间和方式支付租赁费用，如有逾期，乙方应支付逾期部分的滞纳金。
6. 乙方应在会议结束后按照约定的方式对会议室进行清理，确保会议室的卫生和整洁。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
1. 第三方中介应按照甲乙双方的约定，负责会议室的租赁和管理工作。
2. 第三方中介应确保会议室的设施和设备正常运行，如出现故障，第三方中介应在乙方提出书面通知后_________个工作日内予以修复。
3. 第三方中介应协助甲乙双方处理会议期间的各项事宜，包括但不限于会议预约、设施调试、安全保障等。
4. 第三方中介应按照约定的比例从租金中扣除中介费用，并在每期租金支付后向乙方开具正规发票。
5. 第三方中介不得擅自变更会议室的使用权如因特殊情况需要变更，应提前通知甲乙双方，并征得双方同意。
6. 第三方中介应承担因其在履行合同过程中的过错导致的甲乙双方的损失，包括但不限于经济损失、名誉损害等。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 会议室照片及设施设备清单
2. 租赁费用明细表
3. 保险单据
4. 相关法律法规
二、违约行为及认定：
1. 甲方违约行为及认定：
未能提供符合约定条件的会议室。
未能保证会议室设施设备的正常运行。
未能按照约定时间完成会议室的维修、保养。
未经乙方同意，将会议室出租给其他第三方。
未能提供会议室的清洁服务。
未能保证会议室的网络及通讯设施正常运行。
2. 乙方违约行为及认定：
未按约定的时间和方式使用会议室。
擅自改变会议室的布局和设施。
未妥善保管会议室的设施和设备，导致损坏。
未按照约定的时间和方式支付租赁费用。
未在会议结束后按照约定的方式对会议室进行清理。
3. 第三方中介违约行为及认定：
未能确保会议室的设施和设备正常运行。
未协助甲乙双方处理会议期间的各项事宜。
未按照约定的比例从租金中扣除中介费用，并开具发票。
擅自变更会议室的使用权。
未承担因其在履行合同过程中的过错导致的甲乙双方的损失。
三、法律名词及解释：
1. 公共责任保险：指保险公司对被保险人在保险期间内因过失行为导致第三者人身伤亡、财产损失，依法应由被保险人承担的经济赔偿责任，按照保险合同的约定进行赔偿。
2. 违约金：指当一方违反合同约定时，根据合同约定向守约方支付的违约赔偿金。
3. 滞纳金：指当乙方逾期支付租金时，根据合同约定向甲方支付的逾期违约金。
4. 第三方中介：指在甲乙双方之间提供租赁服务的中介机构，负责会议室的租赁和管理工作。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 会议室设施设备故障：
及时通知甲方或第三方中介进行维修。
提供备用设备或转移到其他会议室。
2. 会议预约冲突：
提前与甲方或第三方中介沟通，协调会议室使用时间。
重新安排会议时间或使用其他会议室。
3. 租金支付逾期：
及时支付租金，避免产生滞纳金。
与甲方或第三方中介协商分期支付或延期支付。
4. 会议期间突发情况：
启动应急预案，确保人员安全。
与甲方或第三方中介协调，寻求协助。
五、所有应用场景：
1. 企业内部培训：用于举办员工培训、讲座等活动。
2. 商务洽谈：用于与合作伙伴进行商务交流、签署合同等。
3. 产品发布会：用于展示新产品、吸引潜在客户。
4. 学术会议：用于举办研讨会、学术论坛等。
5. 个人或团体租赁：用于个人或团体举办各类会议活动。