活动组织流程规范.doc

BBOSC户外运动活动组织流程规范

一、 活动组织流程简述
1.活动策划→2.策划方案论证→3.踩线→4.制定具体实施方案（）→5.活动信息发布→6.人员组织招、收→7.费用报销或返纳
二、 具体实施要点
1) 洽谈活动
1、洽谈前准备
① 仪容仪表
严格按照公司AA形象标准要求执行。
② 物料准备
IPAD（PPT/项目、产品照片/活动照片）、《活动合作意向书》、名片、宣传物料等。
2、合作方案
① 赞助、协办活动
如贵公司已有活动安排的，我司负责赞助活动礼品、宣传（活动）物料、协助组织客户等，作为活动协办单位共同组织活动，贵司（提供我司）需在活动过程中加入塘厦项目宣传信息，如项目PPT简介、宣传短片播放、广告画摆放、通过贵司短信平台向客户发送我司相关信息等，协助我司对参加活动客户进行意向登记（或者提供签到客户名单）。
② 资源互换活动
如贵公司近期未有活动安排的，但拥有客户资源并有意向组织活动的，我司负责组织相关活动，例如节日活动、品酒（品茶）活动、沙龙讲座活动等，贵司可以通过活动进行客户回馈，推介新产品或服务，或者作为在我司销售中心开放后贵司到我司现场合作开展活动的交换。活动过程中必须加入塘厦项目宣传信息，如项目PPT简介、宣传短片播放、广告画摆放、通过贵司短信平台向客户发送我司相关信息等，协助我司对参加活动客户进行意向登记。
③ 专场推介会
如贵公司员工有意向了解塘厦项目，我司负责组织项目专场推介会，安排项目PPT讲解、宣传短片播放、宣传资料派发、现场咨询等，贵司提供场地并协助组织员工参加推介会，进行意向登记。
④ 客户邀约
资源单位/商家无活动安排的，亦无意组织活动，但拥有客户资源的，协商邀约其客户参加我司组织的各种活动（钓鱼、自驾游、品酒等）。
备注：具体内容详见《活动合作意向书》
2) 活动方案方案上报
活动组织人经过拜访拓展，与资源商家达成合作意向的，将具体活动方案汇总至吴经理，吴经理审批同意后，将活动合作方式及内容提交策划形成报告，并敦促策划即日上文。
完成要求：
1、 总活动费用在2000元以下的，无需活动现场包装及邀约客户的，至少提前5天上文。
2、 总活动费用在30000元以下的，活动现场需包装或需要邀约客户的，至少提前10天上文。
3、 总活动费用在50000元以上的，至少提前15天上文。
4、 活动一经确定当天立即上文，特殊情况请示吴经理。
备注：活动方案版式详见《活动组织计划书版式》
3) 流程跟进
活动上文后，活动组织人根据活动时间节点，督促策划5日内走完审批流程，如出现滞后情况，须及时上报吴经理作下一步调整。
完成要求：
流程上文后，5日内走完（特殊情况滞后的须上报吴经理）。
4) 费用及场地落实、物料准备
活动报告审批后，立即走费用流程、并落实场地及物料准备。
1、 费用流程
Ø 外聘活动公司
需外聘活动公司的，流程审批后，立即督促策划发外聘通知单、尽快走完外聘流程，确定外聘公司后，取得外聘公司联系方式，沟通活动具体事宜。
Ø 借支流程
需走借支流程的，流程审批后，立即督促策划发借支单，尽快走完借支流程，走完流程后向财务借支。
Ø 垫支流程
需垫支活动费用的，流程审批后，采用公司或个人垫支，活动结束后，凭活动验收报告及活动费用发票，督促策划走报销流程。
2、 场地落实
场地费用属于销售类费用，走借支流程：流程审批后，立即督促策划发借支单，尽快走完借支流程，走完流程后向财务借支。
3、 物料准备
Ø 现场包装准备
Ø 宣传资料准备
Ø 活动礼品准备
要求：
报告审批后，三日内完成（特殊情况滞后的须上报吴经理）。
5) 制定输出口径及活动流程、预约客户
1、 输出口径
Ø 活动邀约输出口径
Ø 展点接待输出口径
Ø 来电接听输出口径
2、 活动流程安排
塘厦项目xx活动人员安排
① 活动简介
1、活动主题：
2、活动时间：
3、活动地点：
4、活动对象：
5、主办及参与单位：
② 活动流程（参考）
时间
流程安排
准备物料
人员安排
xx:00-- xx:00
活动准备，xx内完成布场，座位摆放；
xx外部布场完毕，销售接待人员到位、嘉宾到位；
抽奖券、购房现金券、客户调查问卷、客户登记表等。
现场完成安装，销售人员协助室内布场
xx:00-- xx:00
客户进场，现场接待人员指引进入活动区，销售人员可邀请客户参观现场各种户型的展板、公司品牌介绍等；
音乐演奏暖场
工作人员负责其会员入场，销售人员可引导意向客户登记、预约参观样板房
xx:00-- xx:00
主持人宣布活动开始，建设银行负责人致欢迎词；（10分钟）
项目负责人致欢迎词，并作项目介绍；（15分钟）抽奖环节：“购房现金券”共10名（一等奖1名，二等奖3名，三等奖6名）。（5分钟）
xx:00-- xx:00
客户在宴会厅享受丰盛的晚餐；
建设银行理财投资分折讲座
音乐演奏\PPT
建设银行分折专员
xx:00-- xx:00
1、欢送嘉宾，赠送礼品包

音乐演奏
欢送嘉宾

③ 活动组织筹备
序号
项目
内容
到位时间
负责人员
指导人员
备注
一、销售配合
1
预约客户
电话营销组：xx人
大客户拜访及活动组：xx人

2
资料包准备
准备xx份。以环保袋放置，内附柏户型图、宣传单张等

二、推广配合
1
活动推广
负责活动前期宣传、活动后期报道等的新闻软文撰写及发布

2
现场包装
负责活动物料（帐篷、展架、横幅等）的准备、布置、回收等工作。

……
……
……
……
……
……
……
5
物料运输
协助将资料包送至活动签到处

6
场地布置

7
调查问卷
速印调查问卷xx人份，用于活动现场客户填写

8
礼品
准备xx份，包括xx

9
主持稿

④ 活动现场安排
序号
分区
内容
到位时间
负责人
指导人员
备注
1
签到处
客户签到，指引客户填写调查问卷

2
资料派发

3
客户接待

4
礼品区

5
xx

6
xx

7
xx

3、 客户邀约
活动组织人根据活动人数需要，分配任务给各拓展板块进行要约，包括：
① 拜访及活动板块
② 电话营销板块
③ 展点拓客板块

6) 活动验收
1、 活动信息反馈
活动结束，提供以下数据给策划，
① 有效登记客户数据
② 活动现场照片
③ 活动效果反馈
完成时间
活动完成2天内
2、 验收报告
活动组织人在活动结束并提供相关活动资料后、敦促策划3日完成验收报告。
完成时间
活动完成3日走流程。

7) 活动费用报销
活动结束后，凭活动验收报告及活动费用发票，督促策划走报销流程。