采购员日常工作职责和工作内容文档.doc

采购员日常工作职责
作为一名采购人员，在岗位上究竟该做些什么呢？通常来说，采购员的日常工作职责有以下内容：
1. 采购计划与需求确认：（1）采购计划：a计算生机采购数量；b决定最适当的采购数量；c编制订购数量；（2）编制采购金额预算：a计算采购预算金额；b设计采购金额；（3）确认请购需求：a了解请购提出人员或部门；b审核请购单内容；c决定订购方法；（运用资料或表单：生产计划用量清单、存量管制卡、用料计划表、采购数量计划表、采购现金预算表、请购单）
2. 供应商选择与管理：（1）供应商寻找；（2）供应商调查；（3）供应商评选；（4）供应商评价、考核；（5）供应商奖惩；（运用资料或表单：供应商调查表、供应商评估表、供应商考核表）
3. 采购数量控制：（1）计算适当的采购数量；（2）寻找适当的订货方法；（3）灵活运用数量策略；（4）采购数量计算公式运用；
4. 采购品质控制：（1）事前规划：a决定品质标准并开到公平的规格；b买卖双方确认规格及图面；c了解供应商承制能力；d买卖双方确认验收标准；e要求供应商实施品管制度；f准备及校正检验工具或仪器；（2）事中执行：a检视供应商是否按照规范施工；b提供试制品以供品质检测；c派驻检验员抽查在制品品质；d品管措施是否落实；（3）事后考核:a严格执行验收标准；b解决买卖双方有关品质歧视；c提供品质异常报告；d要求卖方承担保证或保固责任；e淘汰不合格供应商；（运用资料或表单：供应商品质来料验收记录、不合格处理记录、来料检验报告、供应商品质统计表）
5. 采购价格控制：（1）采购价格调查；（2）采购价格分析与确定；（3）询价；（4）报价单审核与分析；（5）议价；（运用资料或表单：采购订单、报价单）
6. 交货期控制：（1）事前规划：a确定交货日期和数量：b了解供应商生产设备利用率；c卖方提供生产计划表或交货日程表d给予供应商物管及生管能力e准备替代来源；（2）事中执行：a了解供应商生产效率；b买方提供心要的材料，模具或技术支援；c买方加强交货前的稽催工作；d交货期及数量变更的通知；e买方尽量减少规格变更；（3）事后考核：a对交期延迟的原因分析及对策；b检讨是否转移订单（更换供应商）c执行供应商的奖惩方法；d完成交易后剩料、模具、图面等的回收；（运用资料或表单：采购追踪记录表）
7. 采购成本控制：（1）事前规划；a建立合格厂商评选制度；b查询以往的采购记录或当前市场行情；c了解买卖双方的优劣势；d掌握影响成本涨跌的特定因素或事件；e制定适当的规格，避免发生绑标或指定厂商采购；（2）事中执行：a寻找3家以上合格厂商报价；b进行报价分析或成本分析；c运用议价技巧；d协助供应商推行价值工程；e提供价格变动报告表；（3）事后考核：a选择价格适当的厂商签订合约；b约定价格调整的特定因素（工资、电汇费率、材料成本等）；c长期合约应定有计价公式；d利用数量折扣或现金折扣；e查核发票价格与订购价格是否符合；f制作价格差异分析；g建立价格资料档案；（运用资料或表单：供应商评鉴办法、评鉴表、采购记录表、报价单、成本分析表）
8. 采购合同管理：（1）合同拟定；（2）合同签订、修改；（3）合同归档保管；（4）合同执行查核；（运用资料或表单：采购协议、品质协议等）
9. 采购记录管理：（1）采购记录设计；（2）采购记录填写；（3）采购记录归档保管；（运用资料或表单：各类表单）

采购员日常工作内容
采购工作内容也就是采购工作的主要流程。但往往有许多新上岗的采购员因为对采购流程不熟悉，对采购工作无从下手，或进行采购活动时错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。所以，采购员在进行采购活动之前，熟悉和了解采购流程是十分必要的。一般而言，采购流程包含以下几个步骤：
1. 信息收：（1）充分了解请购材料的品名、规格。
（2）调查市场行情。
（3）收集有关生产厂家资料。
（4）收集有关替代品的资料。
（5）收集有关品质及其他方面的资料。
（6）核定资金预算。
2. 询价： （1）选择询价对象，询问价格。
（2整理报价资料，选择议价对象。
3. 比价、议价：（1）经成本分析后，研拟底价，设定议价目标。
（2）决定采购条件（向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。
（3）其他厂商价格是否较低。
（4）考虑价格上涨下跌因素。
（5）估算运费、保险费及关税。
（6）核对付款条件。
（7）比较交货期限。
4. 评估： （1）同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价。
（2）是否为信誉良好的生产厂家。
（3）是否有必要办理售后服务。
（4）厂商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。
（5）是否有必要开发其他厂商或外购。
5. 索样： （1）索取样品。
（2）整理检验结果并进行比较。
6. 决定： （1）选择适当的供应商。
（2）签订采购合约。
7. 请购： （1）按物料计划计算请购物料数量与交期。
（2）请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件。
（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表。
8. 订购： （1）把采购订单传真或扫描至供应商。
（2）再次向供应商确定价格、品质、交货期等。
9. 协调： （1）对能否达到交货期，供应商要及时回复。
（2）不能达到者及时协调联络，以确定一个合适的交货期。
10.催交： （1）无法在约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制。
（2）已逾期交货者应加紧催交。
（3）督促收料部门签交收料单。
（4）控制长期合同的交货。
11.进货验收：（1）进货的品质验收，进货的数量验收。
12.清理付款：（1）核对各种手续是否完备。
（2）发票抬头与内容是否相符。
（3）发票金额与请购单价是否相同。
（4）是否有预付款或暂借款。
（5）是否需要扣款。