工作方法之段秘书.ppt

单击此处编辑母版标题样式,.,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,茂硕电源文员系列培训（一）,1,.,主题,九段秘书,九段高手,心态调适,2,.,小插曲,围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书画的等级。,汉书古今人物表把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、中上、中中、中下、下上、下中、下下。,三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品官人之法”，又称“九品中正制”。,古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝书品的上、中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。,在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最早见于北宋张拟的棋经品格篇：“夫围棋之品有九，一曰入神，二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若愚，九曰守拙。”,3,.,围棋九段,中国,九段棋手,八段棋手,七段棋手,六段棋手,五段棋手,四段棋手,三段棋手,二段棋手,初段棋手,日本,九段棋手,八段棋手,七段棋手,六段棋手,五段棋手,四段棋手,三段棋手,二段棋手,初段棋手,韩国,九段棋手,八段棋手,七段棋手,六段棋手,五段棋手,四段棋手,三段棋手,二段棋手,初段棋手,中华台北,一品棋手,二品棋手,三品棋手,四品棋手,五品棋手,六品棋手,七品棋手,八品棋手九品棋手,4,.,一段秘书的做法：发通知元,二段秘书的做法：抓落实元,三段秘书的做法：重检查元,四段秘书的做法：勤准备元,五段秘书的做法：提前量元,六段秘书的做法：做记录元,七段秘书的做法：发记录元,八段秘书的做法：定责任元,九段秘书的做法：做流程元,九段秘书之会议篇测试:请问你是几段？,你的结果值多少钱？,5,.,九段秘书进阶,发通知,一段,600元,发通知,抓落实,二段,800元,抓落实,发通知,重检查,抓落实,发通知,三段,1000元,重检查,勤准备,四段,1500元,勤准备,重检查,抓落实,发通知,提前量,五段,2000元,提前量,勤准备,重检查,抓落实,发通知,做记录,六段,3000元,做记录,提前量,勤准备,重检查,抓落实,发通知,发记录,七段,5000元,发记录,做记录,提前量,勤准备,重检查,抓落实,发通知,定责任,八段,10000元,定责任,发记录,做记录,提前量,勤准备,重检查,抓落实,发通知,做流程,九段,3万元,6,.,只是发个通知,比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声，发了一个邮件通知，送上了一份书面通知，然后就认为这是结果了。,一段秘书的做法：,发通知元,7,.,发了通知不算完，还要在开会前再确认一遍，是否收到通知，是否准时参会？,二段秘书的做法：,抓落实元,8,.,三段秘书的做法：重检查元,开会前再检查，如果重要人物参加不了，就要及时向召集人汇报，以便召集人决策这个会开不开。,9,.,四段秘书的做法：,勤准备元,开会要准备什么？,会场是不是要预定好，不要让别人占用？,会场大小、桌椅数量合适吗？,需求音响的话，好用吗？,空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑,我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需求了吗？,会议案例！,10,.,五段秘书的做法：,提前量元,提前让参会者知道：,会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提前阅读什么资料？,提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率！,这个会，有结果！,11,.,会议开完了，就完了吗？,会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。,六段秘书的做法：做记录 元,12,.,形成会议纪要，会后请召集人过目，没有问题后，发给开会的人，要求他们按照执行。,七段秘书的做法：发记录元,13,.,八段秘书的做法：,定责任元,按照会上确定的计划和安排，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的过程结果和最终结果，并将执行情况，及时报告领导。,14,.,最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如何能够成为团队的执行呢？,只有流程，所以将上述开会的流程写出来，发出来，共享出来，复制团队是九段秘书的标志。,九段秘书的做法：,做流程元,15,.,身边的案例？,文员培训安排,人力变更单,16,.,九段高手之问题解决能力,工作中的九段高手,研发、品质、销售、采购等等工作领域,九段高手之问题分析与解决方法,17,.,把问题想象成一座冰山,现在,看得到的，可感觉，可测量,问题,紧急处理,一次因,(近因),治标对策,(暂时),n,次因,(远因),治本对策,(永久),真因,真因,真因,真因,真因,why,why,why,why,why,过去,现象,改善行动,防呆设计,18,.,5 Why 1H,工具,丰田生产方式:“反复提出五次为什么”,垂直式思考,针对问题一层又一层地深入,通常第一个答案不会是真正的答案,5 Why 可以找出真正的原因,找原因用5Why+想方法用1How,简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题根源,但复杂的或许要5 Why,6 Why,7 Why最后要加 1H,解决问题.,19,.,5 Why,范例:为何停机,问1:为什么机器停了?,答1:因为机器超载,保险丝烧断了,20,.,5 Why,范例:为何停机,问1:为什么机器停了?,问2:为什么机器会超载?,答1:因为机器超载,保险丝烧断了,答2:因为轴承的润滑不足,21,.,5 Why,范例:为何停机,问1:为什么机器停了?,问2:为什么机器会超载?,问3:为什么轴承会润滑不足?,答1:因为机器超载,保险丝烧断了,答2:因为轴承的润滑不足,答3:因为润滑帮浦失灵了,22,.,5 Why,范例:为何停机,问1:为什么机器停了?,问2:为什么机器会超载?,问3:为什么轴承会润滑不足?,问4:为什么润滑帮浦会失灵?,答1:因为机器超载,保险丝烧断了,答2:因为轴承的润滑不足,答3:因为润滑帮浦失灵了,答4:因为帮浦的轮轴耗损了,23,.,5 Why,范例:为何停机,问1:为什么机器停了?,问2:为什么机器会超载?,问3:为什么轴承会润滑不足?,问4:为什么润滑帮浦会失灵?,问5:为什么润滑帮浦的轮轴会耗损?,答1:因为机器超载,保险丝烧断了,答2:因为轴承的润滑不足,答3:因为润滑帮浦失灵了,答4:因为帮浦的轮轴耗损了,答5:因为杂质跑到里面去了,24,.,5 Why 的分布层次,现在,看得到的，可感觉，可测量,问题,紧急处理,一次因,(近因),治标对策,(暂时),n,次因,(远因),治本对策,(永久),真因,真因,真因,真因,真因,why,why,why,why,why,过去,现象,改善行动,防呆设计,为什么机器停了？,为什么机器会超载？,为什么轴承会润滑不足？,为什么润滑帮浦会润滑失灵？,为什么润滑帮浦的轮轴会损耗？,25,.,心态篇,26,.,过去-现在-未来,27,.,成功无捷径，从基层做起，做实,一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月他问老板：“如果再工作一个月，我能转正吗？”老板答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。”,今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖于今天的努力。,其实真正的成功是一个过程，是将勤奋和努力融入每天的生活中，融入每天工作中，靠我们的意志，但更重要的是建立一个良好的生活习惯和工作习惯。,一个成功的营销员总结他的经验：“每天坚持比别人多拜访五个客户而已。”,28,.,【,小寓言,】3300,万与“滴答”,有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。,其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完,3300,万次后，恐怕便吃不消了。”,“天哪！,3300,万次。”小钟吃惊不已要我做这么大的事？办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟滴答摆一下就行了。”,“原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便好极了，好，我现在就开始。”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了,3300,万次。,启示：,在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会充满信心地完成。,文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产生巨大的成就！,29,.,计算题：,计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？,30,.,【小故事】如何在平凡中成长,一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。,两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企业之一。,31,.,【小故事】如何在平凡中成长,奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询问哪种货物最受欢迎哪种货物无人问津，为什么。,两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从此之后，他一直强调第一手资料的重要性，要求下属员工和自己一样用心工作，随时随地积累市场信息，处处抢在竞争对手的前面，使自己的企业永远立于不败之地。,启示：用什么态度对待工作岗位？过去我们讲“工作”没有贵贱之分。今天我们讲，事事留意皆学问，小处着手干大事。,32,.,【,小故事,】,洗厕所也要洗得最出色,很多年前，在一家日本酒店，一个妙龄少女被安排了她涉世之初的第一份工作,洗厕所，上司对她的工作质量要求特高：必须把马桶抹洗得光洁如新。,对一个细皮嫩肉、喜爱洁净、从未干过粗重活儿的少女，她无法适应洗厕所的工作，更难以实现“光洁如新”这一高标准的质量要求。在此关键时刻，同单位一位前辈出现在她面前，了解到她的疑惑，便亲自为她做了个样子。,首先，他一遍遍地抹洗着马桶，直到抹洗得光洁如新；然后，他从马桶里盛了一杯水，一饮而尽喝了下去！,实际行动告诉少女极为朴素的真理，光洁如新的要点在于“新”，因为没有人认为新马桶是脏的。少女热泪盈眶，恍然大悟，她痛下决心：就算一生洗厕所，也要做一个洗厕所最出名的人！从此，她成为一个全新的、振奋的人，她的工作质量也达到了那位前辈的高水平，当然她也多次喝过厕水，为了检验自己的自信心，为了证实自己的工作质量，更为了强化自己的敬业心。,结果，少女踏上了不断走向成功的人生道路，她就是小泉时代的日本政府邮政大臣：野田圣子。,33,.,思考：,你将如何考虑自己的发展之路？,在文员工作中你发现哪些工作对于你的发展非常有利？,请思考。,34,.,