文档管理系统可行性研究报告.doc

文档管理系统
可行性研究报告
The Report of Feasibility Studies

专 业： 计算机科学与技术
班 级：
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报告日期：
文档管理系统——可行性研究报告

1、引言
1.1 编写目的
随着计算机的普及、网络越来越便捷，现在无论公司、学校还是政府机构都将他们的各种文档资料保存在计算机上。如果不好好管理这些文档资料，时间长了，各种各样的资料越来越多，将造成保存困难，查找、使用不方便。本课程设计主要是为实现文档管理，主要包括文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档等功能的程序设计。
通过本系统能够实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。
1.2 背景
1. 软件系统的名称： 文件管理系统
2. 任务提出者：文档管理系统开发小组
3. 开发者：文档管理系统开发小组
4. 实现完成的系统实施地点：小组成员个人机、学校机房和客户方计算机；
5. 系统的软硬件情况：
I. 硬件环境：PII或更高档微机、笔记本电脑；运行时内存需要：128MB；安装所需硬盘：40GB；打印机：可选。
II.软件环境：中文Windows98/2000/Me/XP；OFFICE97及以上版本。
1.3 定义
管理系统：是指利用计算机、网络、数据库等现代信息技术，处理组织中的数据、业务、管理和决策等问题，并为组织目标服务的综合系统。
1.4 参考资料
[1] 张海藩.软件工程导论（第四版）[M].北京：清华大学出版社，2003
[2] Watts S.Humphrey《软件工程规范》第1版.清华大学出版社.2004年
2、可行性研究的前提
2.1 要求
它将满足用户对资源的管理：增加，删除，修改，搜索及查看资源。具体说来，该系统将具备下面的功能：
（1）增加资源——用户能够添加一个资源，该资源可以是电子资源（比如PC上某个目录下的一张图片）或者是非电子资源（例如书桌上的本书）。添加该资源后，用户将可以通过该系统直接管理和使用该资源。
（2）删除资源——用户能够将系统中的某个资源删除掉，从而放弃系统对该资源的管理。
（3）修改资源——当某个资源的属性发生变化的时候（例如存放位置发生变化），用户能够选中某个资源，对其属性进行修改，以反映这种变化。
（4）搜索资源——用户能够通过提供资源的某个特征属性进行查找，获得相关的资源。
（5）查看资源——如果所选择资源为电子文档，用户将能在系统中直接查看该资源
2.2 目标
通过本系统能够实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。
2.3 条件、假定和限制
运行环境:Windows xp/Windows 2000
编程软件:Visual C++
SQL服务器:Microsoft SQL Server 2000
需要网络支持
2.4 进行可行性研究的方法
（1）技术可行性分析
根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。
（2）经济可行性分析
估算新系统的成本效益分析，其中包括估计项目开发的成本，开发费用和今后的运行、维护费用，估计新系统将获得的效益，开发成本不高于项目预期的全部经费。并且，系统开发不会对其它产品或利润带来一定影响。系统投入运行后可以使文档管理实现科学化、规范化。
（3）运行可行性分析
新系统的研制和开发是充分得考虑工作人员对文档的易于管理，管理者方便查询设备信息效率。从而能完全满足使用者的要求。
2.5 评价尺度
费用的多少0元
开发时间的长短3周
使用中的难易程度：容易
3、对现有系统的分析
由于现有系统的工作负荷严重超载，在现有系统上投入的人力，设备，空间，材料，等等与其他的一系列支持性服务越来越大，导致开发费用支出巨大，严重影响系统的可用性，急需改进。
3.1 处理流程和数据流程
文档系统的功能结构如图3.1所示：

图3.1 文档管理功能图

3.2 工作负荷
由于数据量越来越大，现有的系统明显不能适应目前的庞大数据量，系统工作负荷过大。
3.3 费用开支
由于现有系统的工作负荷严重超载，在现有系统上投入的人力，设备，空间，材料，等等与其他的一系列支持性服务越来越大，导致开发费用支出巨大，严重影响系统的可用性，急需改进。
3.4 人员
鉴于原有系统的技术性含量比较低，故不需要多少高技术人员的操作，只是由于数据量的日益扩大，所需要的操作人员数量不断增大。这已无法跟上目前信息化时代的步伐。
3.5 设备
配置较好的设备，能够支持系统的运行。
3.6 局限性
经过严谨的分析，可知原有的系统存在很大的局限性，比如技术陈旧，人员工作负荷大，系统维护及费用支出巨大，操作人员技术含量低，一个环节除了问题，所有的工作都需要重做等等一系列缺点。
4、所建议的系统
4.1 对所建议系统的说明
新系统在原有系统的基础上加入了新的数据库的支持，使用了先进的数据库技术与数据管理技术，使数据的准确性与安全性得到了很大的提高，且在用户的并行操作与用户管理方面也有了极大地改善。
4.2 处理流程和数据流程。
用户或管理员运行该软件系统后，出现系统登入见面，输入用户名和密码，如果通过身份验证，则显示登入成功并显示登入控制界面，管理员可以进行文档信息管理、普通用户信息管理、对文档的添加、删除、修改等信息管理等业务；如果用户验证不成功，则退出系统。
4.3 改进之处
可以看出新系统的性能与功能上与现有系统的差别，首先新系统克服了原来系统的资金投入大，人员设备技术含量低，系统工作负担重等缺点。而且加入了对数据的安全性保护的功能，使原有系统在可用性与稳健性方面有了很大的进步。

4.4 影响
4.4.1对设备的影响
要求新的运行速度更快的设备。
4.4.2对现有软件的影响
现存应用软件能与其他支持软件很好的共存，各自独立运行，互不影响。
4.4.3对用户的影响
用户使用该文档管理系统能够更加文档的管理文档，对文档进行相应操作。
4.4.4对系统运行的影响
现有设备基本满足系统运行需求，新的设备可使系统更高效、更快的运行。
4.4.5对开发环境的影响
需要更好的开发环境。
4.4.6对运行环境的影响
对运行环境的要求降低，适用于更多的运行环境。
4.4.7对经费支出的影响
要求更多的经费以保证开发出新的系统。
4.5 技术条件方面的可行性
该企业的计算机配置较高，不仅可以安装Windows 2003的运行环境，而且有足够的空间可以安装运行平台、数据库和各类编程工具，在编程环境上提供了可靠的支持；在编程人员方面，可以运用以前所学的各种开发软件的计算机知识和管理知识，加上不断的学习，为系统的开发提供了必要的技术保障。由于数据库不算太大，使用Visual C++程序开发系统以及SQL Server 数据库系统软件。
5、可选择的其他系统方案
可以根据开发小组的实际情况及用户的需求选择根适合的开发环境。
6、投资及效益分析
6.1 支出
系统代码开发费用，计算机，网络环境等。
目前，都得到了良好的解决。
6.1.1 基本建设投资
a.数据通讯设备：2万元
b.环境保护设备：1万元
c.安全与保密设备:5万元
d.WindowXP操作系统的和应用的软件：10万元
e.数据库管理软件：2万元
合计：20万元
6.1.2 其他一次性支出
包括下列各项所需的费用，如：
a.研究（需求的研究和设计的研究）；2万元
b.开发计划与测量基准的研究；3万元
c.数据库的建立；2万元
d.ADP软件的转换；1万元
e.检查费用和技术管理性费用；2万元
f.培训费、旅差费以及开发安装人员所需要的一次性支出；3万元
g.人员的退休及调动费用等。2万元
合计：15万元
6.1.3 非一次性支出
a.设备的租金和维护费用；5万元/年
b软件的租金和维护费用；5万元/年
C.数据通讯方面的租金和维护费用；5万元/年
d.人员的工资、奖金；10万元/年
e.房屋、空间的使用开支；10万元/年
f.公用设施方面的开支；5万元/年
g.保密安全方面的开支5万元/年
h.其他经常性的支出等。5万元/年
合计：50万元/年
支出总计=85万元
6.2 收益
6.2.1 一次性收益
a.开支的缩减包括改进了的系统的运行所引起的开支缩减，如资源要求的减少，运行效率的改进，数据进入、存贮和恢复技术的改进，系统性能的可监控，软件的转换和优化，数据压缩技术的采用，处理的集中化／分布化等，合计缩减10万元
b.价值的增升包括由于一个应用系统的使用价值的增升所引起的收益，如资源利用的改进，管理和运行效率的改进以及出错率的减少等，合计收益100万元
C.其他如从多余设备出售回收的收入等，合计收益10万元
6.2.2 非一次性收益
说明在整个系统生命期内由于运行所建议系统而导致的按月的、按年的能用人民币数目表示的收益，包括开支的减少和避免，合计非一次性收益10万元
6.2.3 不可定量的收益
逐项列出无法直用人民币表示的收益。如：如服务的改进，由操作失误引起的风险的减少，信息掌握情况的改进，组织机构给外界形象的改善等。有些不可捉摸的收益只能大概估计或进行极值估计（按最好和最差情况估计）。
最好情况收益20万元，最坏情况收益5万元。
收益总计=140万元
6.3 收益/投资比
整个系统生命期的收益／投资比值= 140/75=1.86
6.4 投资回收周期
该工程最初投资额是5000元，经过两年后可以节省4225.12元，比最初投资少774.88元，第三年以后再次节省17779.45，则774.88/1779.45=0.44，2+0.44=2.44年，因此这项工程的投资回收期为2.44年。
6.5 敏感性分析
是指一些关键性因素与这些不同类型之间的合理搭配、处理速度要求、设备和软件的配置等变化时，对开支和收益的影响最灵敏的范围的估计。在敏感性分析的基础上做出的选择当然会比单一选择的结果要好一些。
7、 社会因素方面的可行性
随着社会科学技术的进步，更多的计算机技术广泛应用与社会生活中的各个领域。这是从人工阶段向智能阶段的转换，为了更好、更快、更高效的完成工作任务，利用软件系统管理日常事务，这是社会发展的必然趋势。
7.1 法律方面的可行性
本开发的软件系统受国家法律保护，任何个人和企业不得在未经允许授权的前提下，私自复制、使用、传播、修改软本件系统。为了保护著作人的合法权利，请使用正版产品。
7.2 使用方面的可行性
本软件的使用要求，最基本的是要求使用者能熟练操作计算机。对本软件在业务处理方面的功能，只要使用者稍微接触一定能很快掌握其应用。
8、结论
经过周密、详细的可行性研究，通过资本投入估算、基本设备和设施的评估，已基本满足该项目的开发要求，故该项目可以进入下一阶段。

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