Taking Minutes 会议记录.docx

KeySentences（重点句子）
213.Couldyoutellmewhatasecretaryshoulddoforameetingoraconference？
你能告诉我在会议中秘书必须做些什么工作？
214.Animportantpartofthedutiesofasecretary，Ithink，istodowellthepreparationworkforthemeeting.
我认为一个秘书的重要职责之一就是做好会议的准备工作。
215.Thenwhatshouldasecretarydotoprepareforameeting？
那么秘书应该做些什么样的准备工作呢？
216.Canyoutellmeabitmoreaboutit？
你能讲得稍微详细些吗？
217.Firstofall，theagendashouldbepreparedbeforethemeeting.
首先，开会前要准备好议程。
218.Thenyoushouldensurethatthoseentitledtobepresentareproperlyinformed.
然后你要保证出席这次会议的人员都要通知到。
219.Howaboutthedocumentsandtheinformation？
还有文件和资料怎么办呢？
220.Allthenecessarydocumentsandtheinformationrelevanttothemeetingshouldbeavailable，preferablyprintedanddistributedbeforethemeeting.
所有有关会议的文件和资料都得准备妥当，最好在会议前印好并分发出去。
221.Whatshouldasecretarydoduringthemeeting？
那么在会议期间秘书要做些什么呢？
222.Afterthemeetingsheshouldtypetheminutesup，andkeepproperrecordsofthebusinesstransactedandresolutionspassedandalsoimplementmanyofthedecisionreachedatthemeeting.
会后她还要把讨论的问题和通过的决议作出记录，把它打印出来，并把会上所作出的决定进行贯彻。
223.Doyouthindyoucanlookaftertheofficeonyourownnow？
你认为你现在能独立照料办公室的事吗？
224.Totakeminutesmeanstomakenotesatameetingsothatafterwardsyoucanwritearecordofwhathashappened.
“会议记录”是指在开会的时候记笔记，这样会后你可以把开会的情况做个记录。
225.Allthebranchmanagerswillbethere.
公司各部门经理都将出席会议。
226.Meetingsareeitherformalorinformal.
会议分正式和非正式会议两种。
227.What"sthedifference？
有什么区别吗？
228.Aninformalmeetingusuallytakesplaceonthespurofthemomenttodiscussaspecialpoint.
非正式会议，通常都是为了讨论某个特殊问题而当场召开的。
229.Asitwasaninformalmeeting，Ijustmadeashortreport.
因为那是一个非正式会议，所以我只写了几个简短纪要。
230.Couldyoushowmeacopy？
我可以看一份纪要吗？
231.Youseeyoumustmakesurethatyouincludeeverything.
你要明白必须把所有的事都记全。
DialogueA
（Jane，ajuniorsecretary，isinquiringMary，aseniorsecretaryoftheoffice，aboutasecretary"stasksforameeting.）
（A：MissJane；B：MissMary）
A：Hi，Mary，youhavebeenasecretaryforseveralyearsinthiscompany.Couldyoutellmewhatasecretaryshoulddoforameetingoraconference？
B：Well，animportantpartofthedutiesofasecretary，Ithink，istodowellthepreparationworkforthemeeting.
A：Whatshouldasecretarydotoprepareforameeting？Canyoutellmeabitmoreaboutit？
B：Firstofall，theagendashouldbepreparedbeforethemeeting.Thenyoushouldensurethatthoseentitledtobepresentareproperlyinformed.
A：Isee，andhowaboutthedocumentsandtheinformation？
B：Allthenecessarydocumentsandtheinformationrelevanttothemeetingshouldbeavailable，preferablyprintedanddistributedbeforethemeeting.
A：Andwhatshouldasecretarydoduringthemeeting？
B：Ofcourse，sheshouldtakeminutes.
A：Andafterthemeeting？
B：Afterthemeetingsheshouldtypetheminutesup，andthenkeepproperrecordsofthebusinesstransactedandtheresolutionspassedandalsoimplementmanyofthedecisionreachedatthemeeting.
A：ThankyouverymuchYouareveryhelpful.
B：Notatall.
DialogueB
（MissLin，aseniorsecretary，isgoingtoattendameeting，sosheasksMissGao，ajuniorsecretary，tolookaftertheoffice.）
（A：MissLin；B：MissGao）
A：Howlonghaveyoubeenworkingherenow，MissGao？
B：I"vebeenworkinghereforthreemonths，sinceMay.
A：Well，doyouthinkyoucanlookaftertheofficeonyourownnow？
B：Yes.IthinkIcan.Why，shallIhaveto？
A：Yes，you"llhavetolookaftertheofficeonyourownthisafternoonbecauseIhavetotakesomeminutesforMr.Smith.
B：Takesomeminutes？Howcanyoutakeminutes？
A：Oh…really！Totakeminutesmeanstomakenotesatameetingsothatafterwardsyoucanwritearecordofwhathashappened.
B：Soyougotothemeeting，makenotes，andthentypeouttheminutesfromyournotes.
A：That"sright.AndwhileI"mtakingtheminutes，youhavetolookaftertheoffice.
B：Thismeetingthatyouhavetotakeminutesatthisafternoon——isitabigmeeting？
A：Ohyes，it"saverybigmeeting.Allthebranchmanagerswillbethere.It"saformalmeeting.
B：Aformalmeeting？
A：Yes，meetingsareeitherformalorinformal.
B：What"sthedifference？
A：Well，aninformalmeetingusuallytakeplaceonthespurofthemomenttodiscussaspecialpoint.Itisn"tplannedinadvance.
B：Likethedrivers"meetinglastweek？
A：Yes，that"sright.
B：Mr.Smith，suddenlycalledthemeetingwhenheheardadriverhadbeenfinedforparkinghiscarinPeaceSquare.
A：YesMr.Smithwasverycross.Assoonasheheardaboutit，hecalledallthedriverstohisofficeforaspecialmeeting，aninformalmeeting.
B：Didyouhavetotakeminutesatthatmeeting？
A：No，Ididn"t.Asitwasaninformalmeeting，Ijustmadeashortreport.
B：Wasitdifficult？
A：No，notreally.
B：Couldyoushowmeacopy？
A：Yes，hereyouare.Youseeyoumustmakesurethatyouincludeeverything.Firstthetimeandtheplace.
B：（Readingvoice）“ReportofmeetingheldinMr.Smith"sofficeat10∶00a.m.onTuesday，4thAugust1999.”
A：Second，whowasthere.
B：Present：Mr.Smithandthenamesofthedrivers.Andthenthere"sthesubjectheading：“ParkingRegulations”。
A：Yes，andthenlastofallasummaryofwhatMr.Smithsaid.（Reads）Mr.Smithsaidthatalldriversmustobeycitycarparkingregulations.Hesaidthatinfutureanyparkingfineswouldhavetobepaidbythedriversthemselves.
B：Whew！That"llmakethemcarefulaboutparkinginfuture.
Notes注释
1.abitmore多一点。
abit意思是“一点，一些”，这和alittle的意思相同。
如：Ifeltabithot.
我感到有点儿热。
2.relevantto和……有关的
3.takeminutes作记录
4.Youareveryhelpful.
我获得很多帮助。
5.onone"sown
独立地；独自地
如：Hecanbelefttoworkonhisown.
可以让他独自工作。
6.WillIhaveto？
此处省略了“tolookaftertheofficeonmyown.”意为“我必须独自料理办公室的事务了吗？”
7.Oh…really！此处really表示一种惊讶的感叹。
8.onthespurofthemoment指事无准备地发生
9.inadvance提前；预先
如：It"sunwisetospendyourincomeinadvance.
把你的收入提前花掉是不明智之举。
10.Soyougotothemeeting，makenotes，andthentypeouttheminutesfromyournotes.
所以你去参加会议，做记录，然后，根据记录打出来。
11.callthemeeting召集会议
12.makeashortreport做简短纪要
13.makesurethat…确保；务必
Therearen"tmanyseatsleftforthisconcert；you"dbettermakesurethatyougetonetoday.
这个音乐会剩下的座位不多了；你最好今天订下一个位子。
14.present出席人员
15.subjectheading标题
16.whew！哎呀！（表示惊讶等的叫声，有时表示开玩笑的态度）
WordsandExpressions
minutes/"minits/n.会议记录
ensure/in"Mu+/v.保证，担保
proper/"pr&p+/a.完完全全地，彻底地
entitle/in"taitl/v.给……权利
relevant/"reliv+nt/a.相关的
distribute/dis"tribjut/v.分发
transact/tr$ns"$kt/v.处理，办理
implement/"implim+nt/v.完成，贯彻
informal/in"f&：m+l/a.非正式的
carparkingregulations停车规章
formal/"f&：m+l/a.正式的
spur/sp+：/n.激励
summary/"s）m+ri/n.总结
fine/fain/n.罚款

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