公司文档管理制度.doc

(综合管理部)文件
名称：
公司文档管理制度
所属科目：
行政管理
编制部门：
综合管理部
类别：
规章制度
编制人：

审核：

批准:

编码：
CJ_AM_RR_04
版本：
V1.0
发布日期：
2011-1-1
执行日期：

□ 传阅 □ 阅后存档□ 保密 保密期限
□ 其他
无
公司文档管理制度
1 目的
为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
2 格式的规范
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。
3 档案区分
重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。
4 文档分类管理
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下：
4.1 行政类
⑴ 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
⑵ 机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
⑶ 公司的宣传材料、简介、刊物等；
⑷ 公司人事档案，各项人事记录；
⑸ 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
4.2 技术类
⑴ 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；
⑵ 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。
4.3 商务类
⑴ 非经营协议：公司之间合作、协作协议；
⑵ 经营合同：
① 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；
② 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等；
⑶ 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。
⑷ 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
4.4 项目文档
从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。
4.5 产品运营资料文档
公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。
5 文档编号规则
⑴ 常规文件编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。
如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006
⑵ 项目文档编号规则：
项目编号+具体类别+顺序号（3位）
如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01
⑶ 公司运营管控文档编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。
如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司； “AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号
具体科目分配如下：
科目名称
英语全称
代码
综合管理
Integrated Management
IM
行政管理
Administrative Management
AM
人力资源管理
Human Resource management
HR
财务管理
Financial Management
FM
项目管理
Project Management
PM
销售管理
Sales Management
SM
研发管理
Research and Development management
RD
技术管理
Technical Management
TM
售后管理
Customer Service management
CS
其他
OThers
OT
具体类别分配如下：
类别名称
英语全称
代码
规章制度
Rules and Regulations
RR
工作流程
Work Flow
WF
文档表格
Document Form
DF
其他
OThers
OT
⑷ 公司所运行的质量管理体系、ISO27001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。
6 文档管理
以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。
6.1 两级管理
分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。
6.2 专人管理
文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。
6.3 文档管理人员（办公室）职责
⑴ 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。
⑵ 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。
6.4 保密措施
各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。
6.5 文档保存年限
文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。
6.6 整理档案时间
⑴ 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。
⑵ 年初整理装订去年文档。
6.7 查阅办法
⑴ 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。
⑵ 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。
⑶ 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。
7经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送交办公室处归档。
8办公室须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要的内部文件应注明密级，作机要文件管理。
9 本制度由公司办公室监督执行，解释权和修改权归公司。

内部文件 • 注意保密 4 / 4