公司档案管理制度及公司文件合同管理规定.doc

公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定

第一部分 公司档案管理制度
一、目的
为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。
2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。

三、归档制度
1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。
3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
四、档案保管制度
1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
  2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
  3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
  4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
  6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责
1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
六、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度，即：每月30日和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、实施细则：各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总经办王如，其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档期，需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。
七、档案查阅和借阅要求
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第二部分 公司文件管理制度
一． 定义
公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。
二． 发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等，均属发文范围。
公司的公文主要分为以下类：
（一） 管理制度
适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
（二） 工作通知
适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项。
（三） 人事通知
适用于公布公司体制机构变动，干部任免，人员录用、晋升、调动、降职等事项。
（四）会议纪要
适用于全公司性会议进行的记录的文件。凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
（五）对外发函
适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
（六） 决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
（七） 通报
表彰先进，批评错误，传达重要信息。
（八） 其它
其它有关公司的重大事项

三． 发文程序
公司行政文件由集团办公室或总经办起草，主管副总审核，总经理或董事长审批签发；
公司各部门的文件由各部门负责起草，主管副总审批，签发。
对全公司影响较大，涉及两个以上部门分管范围文件，须由总经理审批签发。
文件审批签发后，由起草部门再次校对、打印、盖章、下发、流转。
四． 文件控制程序
（一）文号管理
公司所有发文，一定要由集团办公室统一编号，各部门在起草文件时，先向集团办公室索要文号，并统一排版。统一编号格式为冀华裕字〔2014〕1号、冀华裕字〔2014〕2号……按顺序编号。
（二）文件处理
遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行。
1. 公司所有发文，发文部门应有存档，经批准领导签字文件原稿连同电子版由集团办公室分别分类归档，保存备查。集团办公室对公司发文存档后，将电子版分类编入公司文件汇编，并转发给各部门传阅。凡传阅原件的部门或个人需按照《档案查阅和借阅要求》进行传阅手续登记，集团办公室做好传阅台账。
2. 属于保密的文件，起草部门确定报送范围。保密文件由起草文件部门专人印制、报送，保密文件由起草部门收回归档，集团办公室对保密文件电子版亦不编入公司文件汇编。

第三部分 公司文件格式规范标准
一. 眉首
（一）发文标识
由公司全称“华裕农业科技有限公司”后面加“文件”组成。37号宋体字，加粗，居中，用红色标识。
（二）发文字号
由公司简称字、年份和序号组成，字体三号仿宋。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例：冀华裕字〔2013〕1号代表公司文件。
注意：用直角中括号“冀华裕字[2004]10号”，用小括号“冀华裕××（2004）10号”都是不规范的。
发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线，粗细2磅。
（三）批准人
批准人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，批准人后标全角冒号，冒号后居右空4字。
二. 主体
（一公文标题
红色反线下用二号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题段前空1行。
（二）主送部门
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。
（三）公文正文
主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。正文内容用四号宋体字，行间距1.5倍。
（四）附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称为四号仿宋字体。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
（五）落款
文件底部落款签名和日期使用宋体四号字，标注公司全称华裕农业科技有限公司XX部门。时间标法：201X年11月01日，日期位于公司名称下相对于公司名称居中。
三. 文件签收表
文件涉及部门负责人对文件进行签收，并由档案管理人员存档。
表格内容小四号楷体，表格内容水平、垂直对齐方式为居中。
例：
文件签收表：
部 门
财务部
人事部
种鸡一部
种鸡二部
种鸡三部
种鸡四部
祖代部
签收人

签收日期

部 门
集团办

签收人
存档

签收日期

文件签收表下空一行是版记。
四．版记
（一）主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号宋体字；词目之间空1字。
（二）抄送
抄送指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他人或部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关内容为三号宋体回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（三）版记中的反线
版记中各要素之下均加一条红色反线，宽度同版心159mm，粗细1磅。
（四）版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
五. 页面设置
（一）页边距
页边距上下均为2.5，左2.6，右2.6左侧装订，装订距纸张左面8mm。
（二）页码
用五号Times New Roman字体居中标页码数字。

第四部分 合同编号管理办法
一、目的
为规范合同管理，便于合同登记、归档和查阅，同时适应公司档案管理制度，现对合同编号做出如下规定，请各部门遵照执行。
二、合同编号规则的说明
合同编号：HY－承办部门编号/签订年月－序号
三、承办部门编号的说明
以各部门名称首字母大写作为部门编号，如下：
1、集团办公室－JTB
2、营销部－YX
3、人事部－RS
4、孵化部－FH
5、财务部－CW
6、种鸡部-ZJ
7、后勤部-HQ
8、技术部-JS
9、采购部-CG
10、生产办公室-SCB
11、江西华裕-JXHY
四、签订年月－序号的说明
采取格式：201401－0001
序号：各部门按照顺序，自行编号。
五、举例
如：2014年一月采购部签订的第一份采购合同编号
HY－CG/201401－0001
单位编号编号 承办部门编号 签订年月 部门合同顺序号

HY - CG / 201401 - 0001
六、合同归档
遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行，统一将合同原件报送集团办公室归档。同时各相关部门负责人指派相应人员对合同进行编号、整理、部门归档。
集团办公室档案处接收到各部门提交合同原件后，按照部门、年份分类归档。
七、合同控制
实行合同统一编号管理后，各部门需支付合同方款项时，应提交一份合同原件或复印件至财务部，财务部接到到正确的合同编号，才予以付款。
八、本规定自公布之日起执行。在此之前5年内签定的合同也收录在档案中。
附件：1.公司文件标准格式范例
2.公司会议纪要标准格式范例
3.档案借阅/复印登记表

华裕农业科技有限公司
2014年12月2日

附件2：公司会议纪要标准格式范例
华裕农业科技有限公司会议纪要
冀华裕字〔2014〕X号

会议时间：2014年11月14日15:30-16:00
会议地点：公司总经理办公室
会议主持：XXXX
参会人员：XXX、XXX、……
XXX。
会议记录：XXX
会议议题：XXX
会议内容：
一、标题
1、小标题
…………………………………………………………………………
…………………………………………。
2、小标题
…………………………………………………………………………
…………………………………………。
3、小标题
……………………………………………………………………………
…………………………………………。
二、标题
1、小标题
…………………………………………………………………………
…………………………………………。
2、小标题
……………………………………………………………………………
…………………………………………。
3、小标题
为…………………………………………………………………………。

……

2014年12月01日

主题词：
呈 报：董事长
主 送：总经理
抄 送：财务部、集团办……
附件3：档案借阅/复印登记表
档案借阅/复印登记表
序号
借阅日期
档案编号
页数/件数
文件题目/摘要
使用方式
使用目的
使用部门
借阅人
借阅期限
归还日期
备注

□借阅 □复印； 其他：

□借阅 □复印； 其他：

□借阅 □复印； 其他：

□借阅 □复印； 其他：

□借阅 □复印； 其他：

□借阅 □复印； 其他：