GRP_时间管理.ppt

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,Page,*,of 62,日月光,GRP,團隊 時間管理,Rev B.06/09/2002,時 間 管 理,日月光集團,GRP,菁英團隊,管理,課程,Rev.:B;06/09/2002,WorkShop,時間,:2.5,小時,*,如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情,?,請閉目一分鐘思考這個問題,時間管理不是什麼,?,時間本身不是問題,.,因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多,所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理,是,什麼,?,時間管理就是自我管理,自我管理即是,改變習慣,以令自己更富績效,更富效能,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很快又很對地做完,叫做效能,時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,人,為何安於現狀,?,為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀,1.,無奈,2.,不確定改變之後會更好,3.,因為現狀是你我最熟悉的,當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上,但是要用對“新的思考方式”,請架設一座橋,使,A,至,B,距離最短,但是橋不可歪斜,100,公尺,300,公尺,A,B,河水,有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道為何會畫不出來,?,因為你跳不出原來的思維習慣,但是假設你畫了出來,.,恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題,.,改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1,st,急,2,nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4,th,緩,請排出正確的行事優先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1,st,急,2,nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4,th,緩,正確的行事優先順序,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,設備故障,生產停擺,重傷害急救,員工產生肢體衝突,顧客抱怨,停電,計劃之研擬,技能之提升,公關之促進,問題之調查,健康檢查,不重要的事,有些電話,有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂的請託,有些臨時的邀約,有些交際應酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,自我干擾,個人嗜好的沈迷,陷阱一,:,時間的配置不對,Reaction,消極回應,vs,Proaction,積極掌握,危機就是轉機,規劃重於做事,最好的控制是,預防,預防勝於處理,不合理的時間配置,I.,45%,處理危機,II,5%,IV,15%,II.,35%,明智的時間配置,I,II,1.,重要的事情著重在,Plan,Plan,著重在,Do,Do,著重在,Check,Check,著重在,Action,2.,重要的事情要逐漸地交給,信任的部屬,這叫,“,灌能,”,陷阱二,:,拖延,除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快,不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,1,st,2,nd,不重要的事,3 rd,4,th,克服,1.,成本,/,效益分析法,成本,.,.,.,.,.,.,好處,.,.,.,.,.,.,克服,2.,思維習慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它,.,養成速戰速決的習慣,將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務,完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完,80%,一般,陷阱三,:,事必親躬,韓非子,.,八經,下君,盡已之能,中君,盡人之力,上君,盡人之智,諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死,.,為何事必親躬,?,因為怕部屬取代,不放心部屬不信任部屬,要求標準過高,陷阱四,:,有求必應,會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要,不好意思拒絕請託的原因,接納請託比拒絕請託容易,擔心觸怒請託者,想要做廣受愛戴之好人,不知如何拒絕他人之請託,每個人都有一個好朋友,叫,“,施小惠,”,可以適當地拒絕,.,1.,捨得,2.,勇於拒絕,3.,交待,1.,怡情養性,2.,輕鬆一下,Conclusions:,時間管理架構,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,決勝於廟堂,之上,2.,灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.,了解自己每天工作時段的特性,善用之,.,2.,以,PDCA,分佈週一到週五的工作性質,.,3.,保持良好的體力,;,養成運動的習慣,4.,身心均衡地發展,;,培養良好的嗜好,1.,工作時段分配法則,早上,中午,13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,適合散心,放鬆,(Check),冷靜,溝通,(Action,Plan),Relax,人文,Thinking,1.,發球,:,EMail,2.,電話敲定事情,/,做事情,3.,給,Leader,方向,/,畫架構,4.,執行進行中專案,1.,面對面,Follow Up,2.Go Around,3.,溝通與協調,1.,思考問題,2.,寫計劃,/Update Follow up,進度,(1hr),3.Update/Modify,進行中專案,1.,花,1,小時寫作,2.,每週工作性質分配法則,禮拜一二,禮拜三四五,禮拜六日,備註,活力充沛,衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓,放鬆,溝通,(Check),冷靜,思考,(Action,Plan),1.,大型專案丟球,2.,組內專案丟球,3.,給予組員做事方向,/,做事重點,4.,創造議題,1.Follow Up,一二所丟的球,2.,調整,Update,計劃,3.,議題收尾,4.,傾聽溝通,1.,想想目的是什麼,?,意義何在,?,2.,有沒有辦法提昇自己的價值,?,3.,計劃,/,規劃,先問自己以下這幾個問題,1.,你一天花多少時間在看,Email?,2.,你進,Email,會不會看小品,?,3.,你看,Email,的時間是連續的,還是片斷的,?,4.,你的,Email,有沒有做分類,?,5.,你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信,?,6.,你進,Email,信箱,是先看信還是先發信,?,如何提高,Email,的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作,養成習慣,一天只有三個時段看,Email,除了急件以外,集中時段回信,看,Email,的時段分配,時段,信箱,回信,備註,09:10,公司,V,13:00,公司,X,16:30,公司,V,22:00私人,V,Email,資料夾的分類,Reply:Private,公務,Follow Up:Urgent,Boss,重要,向下,Private,Project,進度,有空再看,1.,捨得,2.,勇於拒絕,3.,交待,1.,怡情養性,2.,輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,決勝於廟堂,之上,2.,灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重,要的事,P,A,D,C,不,好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,8.80/20,法則,1/2,the Vital Few&the Trivial Many,柏拉圖法則,花最少的力氣,獲得最多的效益,你所完成的工作裡,80%,的成果,來自於,20%,的時間,=,也就是說,80%,的努力是與成果無關的,80/20,原理意示圖,80%,時間,20%,時間,80%,成效,20%,成效,重要的,少數事物,瑣碎的,多數事物,目標金字塔,長程目標,年目標,季目標,月目標,週目標,日目標,如何列管重要計劃,將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益,.(,如下一頁所示,),在同一個時間點進行這三個主軸的前,3,個專案,(,專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊,),有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補,每個計劃如何給予評分,先將所有計劃列出來,分成短中長期,(,自行定義,),分成三個項目,(,也可依自己的價值觀調整,),依照,:,重要性,急迫性及成功機會來給分數,.,最好給,5,分,最不好給,1,分,將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃,範例,:,專案評分的範例,以,Notes,信箱管理計劃的分類,執行力,:To-Do,記錄,Routine(,最重要的部份,下一章節再講,),自我成長,:Pareto,前,3,個計劃,生活,:Pareto,前,3,個計劃,工作,:Pareto,前,3,個計劃,備,忘,錄,時間管理的利器,:to-do List,備,忘,錄,緊急的事情,1.,老闆今天交待,2.,臨時狀況,重要的事情,1.,工作計劃,2.,人生規劃,3.,家庭,健康,財富,Schedule List,1.Meeting,2.,行事曆,3.,紀念日,Routine Work,1.,日常工作,2.,定期約會,範例,:,備忘錄的範例,範例,:,週計劃的範例,善用,Notes,BookMark,的功能,連結書籤,(,BookMark,),的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結,在,Notes,裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並,Update,按,Ctrl+V,之後就,會出現黃色書籤,善用,Notes,顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份,藍色斜體字體為已完成的部份,黑色字體為應執行事項,綠色字體為,Routine Schedule,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決,養成做備忘錄的習慣,可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成,每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時,“執行”的寫照,Just Do It,奉備忘錄的,To Do-Check List,如聖旨,行動才是企劃的開始,把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的,20%,執行能力鋒利如倚天劍,.,劍鋒到處,刀折劍斷,執行不是一成不變的,合理性,Reasonable,表示用心,試探一下是不損傷毫髮的,平時基本觀念,(Sense),的建立,在臨場應用時最能顯現效果,執行的速度,:,兵貴速戰速決,養兵千日,用在一時,(,資源珍貴,),時機稍縱即逝,將變數降至最低,生米已煮成熟飯型,(,老公,來不及了,),自廢武功型,(,成績已經貼出去了,),客戶的感受,加速度,勢如破竹,.,兵貴速戰速決的時機,並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決,#1,是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作,(,丟球,),#2,重要事件的關鍵任務,.,通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的,20%.,#3,時機稍縱即逝的機會,.,有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已,.,Hand Carry!,讓程序進行最迅速的方法,當然需要先了解程序及關鍵點,見面三分情,親自與關鍵人物,(,經理,),面對面溝通,執行的技巧,:,Key Success Factor,靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走,(,游刃有餘,).,分解完畢牛尚不自知已經被解體,由計劃階段時即被簡單勾勒,出來,做對的事情,並不會耗費太大的力氣,.,反而做不對的事情,才需花時間東補西補,.,Buffer,緩衝區,並不是每件事情都那麼的急,如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的,所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情,完成事情的定義,完整的,相關的,善後的,記錄的文件,通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情,時間管理結語,