办公室接待工作概述优质课件专业知识讲座.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,本文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。,主要内容,什么是接待工作,如何做好接待工作,接待礼仪及注意事项,常见座次安排,什么是接待工作,接待工作的定义,接待工作的原则,接待工作的分类,接待工作的定义,接待，是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活动，是社会组织间人员相互交往的方式。接待是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工作。接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平。,接待工作的原则,热情,礼貌,。,秘书是客人最先见到的单位成员，秘书的形象直接影响着客人对单位形象的判断。因此，秘书在接待,来访者时，不论是谁，都要做到热情礼貌，周到大方，平等对待，主动为来宾提供各种必要的服务,。,细致,周到。,不论在哪个接待环节，都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客人到来，秘书要主动迎上去，微笑问候，仔细询问对方来意。对于初次来访的客人，应主动引路，在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品，在计划性接待工作中，秘书要拟写出详细的接待方桉，直至实施的每个具体环节上，分清部门职责，明确个人任务，在安排布置时，也要检查督促,。,接待工作的原则,勤俭节约。,接待,工作是办公室的常规工作，每年都有各种各样的接待任务，秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时，也要注意接待经费的控制。要从简节约，精打细算，避免铺张浪费，要学会做好接待经费预算，节约成本。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时，尽量减少不必要的开支，缩短接待时间，控制参与人员，提高接待工作效率,。,严守,机密。,严守机密是指秘书在接待过程中，要注意各方面的保密工作。既要体现热情友好的合作态度，又要注意的信息透露的度，做到该说的一字不少，不该说的一字不多。要按照单位规定，协调行动，统一对外口径，特别在涉外接待中要谨言慎行，严格按单位的保密制度办事，严防泄密,。,接待工作的原则,尊重,个人。,接待工作也要注重以人为本，尊重个人的医院和隐私。例如，秘书在接待工作中会主动帮客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉强，有的可能是客人的私人贵重物品；在如喝酒，中国人习惯认为向他人敬酒是礼貌客气热情的表现，因此不管对方酒量大小，都要一而再，再而三地向对方频频举杯，以致最后双方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人时，对于个人疾病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。尊重个人，就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私,。,如何做好接待工作,做好接待工作的意义,接待的一般程序,客人抵达前的准备,客人,抵达后的接待服务,客人离去（后）的有关,工作,常用接待形式及注意事项,会见、会谈,会议,宴请,参观和娱乐,做好接待工作的意义,接待工作意义重大，主要体现在,三个有利于：,第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和同志们开展工作提供方便。,第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展。,第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其他单位的好的经验。,接待的一般程序,客人,抵达前的,准备,客人,抵达后的接待服务,客人离去（后）的有关,工作,客人抵达前的准备,1.对来访客人要有所了解，做到“四个知道”：,知道客人的基本情况,知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具,知道客人的活动日程、意见和要求,知道我方的接待指导思想和接待规格,客人,抵达前的准备,2.,制定接待方案是接待准备工作最核心的环节，在接待工作中起到规划指导的作用，要做到“九个明确”：,迎送安排要明确,住地安排要明确,就餐安排要明确,活动和日程安排要明确,车辆安排要明确,宴请安排要明确,费用支持要明确,新闻报道要明确,分级接待要明确,客人抵达后的接待,服务,客人,抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等。,在,接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。,在,迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开的时间、确定迎送规格。,客人离去（后）的有关,工作,核实,客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机（火车）停靠的情况。,按照,接待方针和接待方案，设计和实施欢送,礼仪，视情况赠送礼物。,如有需要，,参加,接待的,人员在客人住地列队欢送,。欢送,人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回,。,做好新闻报道工作。,常用接待形式及注意事项,会见、会谈,会议,宴请,参观,会见、会谈,会见会谈的程序,我方人员应先到会客室；,工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎；,如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座；,记者来访一般安排在正式会谈前；,会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。,注意,事项,了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见会谈的目的和性质。,通知有关人员和部门做好准备。,安排好会见（谈）程序。,安排好座次,。,会议,会议的主要程序,制发会议通知,选定会场,确定会标、回头标和宣传标语,排列会场座次,组织发奖等,会场,布置（大中型会场布置中的要求）,会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成,会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心,标语：醒目，一般不超过,13,个字,旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂,花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶,植物,宴请,宴请的三个环节,排好,菜单,定好,形式,排好座次,宴请,安排,的注意事项,预先,把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导,。,掌握,宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。,要求,餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。,提前到达宴会厅,，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。,严格,按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排,做好,引导和服务,。,参观,参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。,注意事项：,精心,选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。,明确,领导和随行陪同人员。,做好,宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。,协助,接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。,安排,好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。,接待礼仪及注意事项,怎样称呼,怎样介绍,怎样握手,怎样致意,怎样递送名片,怎样引导,怎样保持良好的仪表形象,怎样称呼,称呼的方式,泛尊称：女士、先生、小姐,职务称：主任、书记、阁下,职称称：高工、教授,职业称：老师、律师、医生,称呼用语要求,举止文雅,表达恰当,言简意赅,表情自然,声音优美,注意口腔卫生,怎样介绍,介绍分为：自我介绍和相互介绍，介绍顺序采用尊者居后的原则，如：,将,客人介绍给主人,将,地位低者介绍给地位高者,将,资历浅的介绍给资历深的,先,将年轻者介绍给年长者,将,非官方人士介绍给官方人士,将,男士介绍给女士,将,公司同事介绍给客人,把,迟到者介绍给早到,者,介绍时动作：,手心向上，介绍时一般应站立。,怎样握手,伸手次序,由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。,握手动作,双目注视对方，面带微笑。对方伸手后，我方应迅速迎上去，身体稍前倾，伸出右手，手掌与地面平行，四指并拢，拇指张开，用大约,2,公斤的力，持续,3-6,秒，初次见面一般,3,秒以内。避免上下过分地摇动。,握手的注意事项,1.,必须用右手，与异性握手不可用双手。,2.,伸出的手是洁净的。,3.,握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套。女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。,4.,握手时眼睛注视对方，不要做其他事情或与他人交谈。,5.,不宜交叉握手。,6.,不宜坐着与人握手。,7.,不在握手时长篇大论，或点头哈腰过分热情。,8.,涉外场合需要照相时，握着的手则不要很快松开。,怎样致意,致意是向他人表示敬意的一种礼仪形式，在很多场合都适用，主要表现形式是：微笑、点头、招手、欠身、鞠躬、脱帽等。,基本规范：,1.,男士首先向女士致意,2.,年轻者先向年长者致意,3.,下级应当首先向上级致意,4.,当年轻的女士遇到比自己年岁大的多的男士的时候，应首先向男士致意。,怎样递送名片,动作要求,1.,递名片时要起身站立，双手拿出自己的名片齐胸递出，将名片的正面朝上，印有自己的姓名的一方朝向客人。,2.,递送顺序按职务的先高后低和与自己距离的先近后远进行递送。,注意事项,1.,不要一只手去接别人递过来的名片，也不看一眼就把它塞进衣袋。这是非常不礼貌的。,2.,不要无意识的玩弄对方的名片。,3.,不要当场在对方的名片上写备忘事情。,4.,不要先于你的领导向对方递交名片。,5.,收取名片的一方如果备有名片，也应迅速递上自己的名片，若没有，则应该道歉。,6.,名片应放入专用的名片夹内，而不应该随便的放入钱夹或衣袋，这也代表了尊重之意。,7.,会客前检查和确认名片夹内是否有足够的名片。,怎样引导,怎样引导：,引导时，接待人员走在前面，应走在客人左前方约,1.5,米处，并用手势示意。如领导并排行进时，引领者走在外侧。单行行进时，引导者应走在前。出入房门时，引领者主动开门、关门。,引导的规范手势手臂自然伸出，腕关节伸直，手心向上，四指并拢，手与前臂形成直线，以肘关节为轴，弯曲,140,度左右为宜，手掌与地面基本上形成,45,度角。,怎样保持良好的仪表形象,良好的仪表形象是做好接待工作的基础和开始，在接待工作中要始终坚持做到以下几点：,注意事项,精神饱满自然，态度和蔼端庄。,仪表着装要干净整洁。,说话客气，注意身份。,公共场所要安静有序。,与人交往要礼貌守约。,尊重个人隐私。,与人交往“五不问”,不问年龄,不问婚否,不问去向,不问收入,不问住址。,26,常见座次安排,会见,会谈,签约,小型会议,大型会议,宴请,合影,乘车,观看节目,会见,1.,与外宾会谈,2.,与上级领导座谈,注：A,为主方，,B,为客方 注：,A,为上级领导，,B,为主方领导,1.,外事活动时，通常将外宾安排在主方人员的右侧，译员、记录员在主方人员和主宾的后面，其他人员按次序在俩侧就座。,2.,与上级领导会见时，一般将上级领导安排在主方人员的左侧。,会谈,长条桌 沙发室,注：,A,为上级领导，,B,为主方席,1.,宾主一般相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中，译员在主谈人右侧，记录员在主谈人后面。,2.,如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。,签约,签约的注意事项,签约时双方签字人的座位，按主左客右进行排列。如是与外方签字，桌子中间分别悬挂签字国的国旗。,签约场次图,客方人员,主方人员,客方助签人,主方助签人,客方主签人,主方主签人,文本,文本,吸墨水器,吸墨水器,小国旗,笔,笔,小型会议,小型会议分两种就座形式：,1.,自由就座；,2.,面门设座,座次排定：,以面门为上，居中为上，以左为上,31,大型会议,大型会议主席团排座（双数）,8 6 5 7,主席团,群众席,4 2 1 3,大型会议发言席位置（主席台右前方）,发言席,主席团,群众席,大型会议发言席位置（主席团正前方）,发言席,主席团,群众席,大型会议主席团排座（单数）,10 8 6 7 9,主席团,群众席,5 3 1 2 4,大型会议主席台的排列按：中央高于两侧，左侧高于右侧，前排高于后排的次序排列。,当主席台人数较多时（如职代会），主席台可设多排，领导分排就座。以面向台下来看，,当主席台人数为单数时，如图一：,1,号人员居中，,2,号人员在,1,号人员左手位置，,3,号人员在,1,号人员右手位置，以此类推。,当主席台人数为双数时，如图二：,1,号人员在中心点偏右的位置，,2,号人员在中心点偏左的位置。注意：大型会议，如准备“发言席”，发言席一般在主席台的正前方和右前方。,主人,2,1,3,4,5,6,7,第一主人,2,6,7,3,1,5,8,4,第二主人,4,8,第一,主人,1,2,3,5,6,7,第二,主人,宴请,桌次排列：,主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。,（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌,10,人）。,座次排列：,只有一位主人时，,1,号来宾坐在主人右侧，,2,号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。,当有两位主人时，,1,号来宾坐第一主人的右侧，,2,号来宾坐第一主人的左侧，,3,号来宾坐第二主人右侧，,4,号来宾坐在第二主人左侧，其他来宾依次就座。,合影,合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上,1.,来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同,.,2.,与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，合影时，两端均由主方人员把边。,3.,如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保证主要领导居中，通常排单数就座，,2,号人员在领导左侧，,3,号人员在领导右侧，以此类推。,摄影师,主,5,宾,4,主,3,宾,2,主,1,宾,1,主,2,宾,3,主,4,合影座次图,乘车,乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。,如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座。,乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。,观看节目,1.,观看文艺节目时，一般以第七、八排座位居中为最佳。,2.,观看电影则是第十五排前后居中为最佳。,3.,这两个最佳位置也就是我们说的贵宾席，,VIP,区域。专场演出时，要把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。,谢谢！,youxiang,