管理文秘-会务工作教学文案.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,管理文秘-会务工作,教学重点与难点,1,、,教学,重点,会议筹备工作；,会议方案的制作；,会见与会谈的操作程序与方法；,案例分析。,2,、教学难点,会议方案的制作；,会场的布置；,案例分析；,技能训练。,案例分析：,请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。,接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知,?,一气之下，都回家去了。,事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。,这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,5.1.1,会议的涵义,会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。,5.1.2,会议的要素,、形式要素：,名称、时间、地点、与会人员、会议方式。,、内容要素：,目的、任务、议题、作用。,、程序要素：,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,、财务要素：,会议经费、会议设备、会议服务设施。,5.1,会议概述,5.1.3,会议的作用及缺陷,1,会议作用,（）交流信息，互通情报,（）发扬民主，科学决策,（）增强友谊，促进团结,（）统一认识，协调行动,2.,会议缺陷,（）造成时间、精力的浪费,（）造成金钱的浪费,（）造成信息的重复、浪费,（）滋长不正之风,5.1.4,会议的种类,1.,按规模分：,特大型（万人以上）、,大型（上千人）、,中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）2.,按时间分：,定期和非定期。,3,、按出席对象分：,联席会、内部会、代表会、群众会,.,4,、按召开方式分：,电话会、电视会、广播会、网络会。,5.1.5,会议成本意识,会议成本,=2ABT,式中,A,与会者平均工资的,3,倍（以小时计）,;,B,参加会议的人数,;,T,会议的时间（以小时为单位）。,5.1.6,会议秘书工作的基本任务,1,、组织的工作,(1),协助领导确定会议议题；,(2),根据议题安排议程、日程；,(3),发会议通知，负责会议报到；,(4),对与会人员进行编组；,(5),布置会场，安排座次；,(6),印发会议证件,(,出席证、列席证、工作证等,),；,(7),负责会议签到；,(8),会中组织和协调；,(9),会场其他组织和管理；,(10),会外的联络和协调,(,负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织,),。,(11),会议的结束收尾工作。,2,文书工作,(1),会议文书的起草；,(2),会议文书编写；,(3),会议文书印发及管理。,3,生活管理工作,(1),与会人员的食宿管理；,(2),会议的财务管理；,(3),会议的交通保障；,(4),会议的文化活动；,(5),与会人员的医疗保健。,4,安全保卫工作,(1),会议的保密工作；,(2),会议的警卫工作；,(3),会场内外的安全保卫工作,。,5.2,会务工作流程图（会前）,确定会议主题与议题,确定会议名称,确定会议时间与会期,明确会议所需设备和工具,选择会议地点,安排会议议程和日程,制发会议通知,确定会议规模与规 格,布置会场,准备会议文件材料,安排食住行,制定会议经费预算方案,制作会议证件,会场检查,明确会议组织机构,确定与会者名单,5.2,会务工作流程图（会中）,做好会议记录,组织签到,做好会议值班保卫工作,报到及接待工作,做好后勤保障工作,编写会议简报或快报,做好会议保密工作,会议信息工作,5.2,会务工作流程图（会后）,撰写会议纪要,催办与反馈工 作,安排与会人员离会,会议总 结,会议文书的立卷归 档,会议的宣传报道,5.3,会务工作的具体内容,5.3.1指导会务工作的原则,1,、准备充分；、组织严密；,、服务周到；、确保安全。,5.3.2,会前准备工作,1,、确定会议主题与议题,确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,2,、确定会议名称,会议名称一般由,“,单位,+,内容,+,类型,”,构成,应根据会议的议题或主题来确定。,3,、确定会议规模与规格,确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时，本着精简效能的原则。,会议的规模有大型、中型、小型。,会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4,、确定会议时间、地点,会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5,、确定会议所需用品和设备,（,1,）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,（,2,）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6,、建立会议组织机构,会务组、宣传组、秘书组、文件组、,接待组、保卫组。,7,、确定与会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,8,、,安排会议议程与日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,某公司销售会议议程表,1,、推选销售部经理的人选。,2,、年度销售活动的总结。,3,、有关销售问题的发言。,4,、下年度销售目标。,5,、销售人员的招聘和重组。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,日期,时间,内容安排,地点,主持,参加人,备 注,3.9,上午,9,：,00,报 到,花园酒店大会议厅,李总,XXXX,9,：,30,会议开始，张董致开幕词,大会议厅,张董,全体股民,9,：,40,李总：年度经营报告,大会议厅,张董,全体股民,11,：,00,年度决算表,大会议厅,总会计师,全体股民,11,：,30,大会结束,9,、制发会议通知,会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。,会议通知的种类有书信式和柬帖式。,会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,10,、制作会议证件,代表证,出席证,会议正式证件 列席证,来宾证,会议证件 旁听证,工作证,会议工作证件 记者证,出入证,会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,11,、准备会议文件资料,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,12,、安排食住行,会议饮食管理本着,“,卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约,”,的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作,.,会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。,安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。,13,、,制定会议预算方案,文件资料费,、,邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费,、,会议办公费,、,宣传交际费,、,食宿费、交通费、其他费用。,14,、布置会场,（,1,）会场的风格特点,庄严、肃穆。轻松、简洁。,喜庆。简单朴素。,（,2,）会场的类型及布局,小型会议室。,椭圆形、回字形、,T,字形、,“,马蹄,”,型、长方形。,中型会议室。,半圆型、课堂型。,大型会议室。,礼堂型、众星拱月型。,（,3,）会场的布置,主席台,主席台的布置一是对称；二是要简化。,主席台的座次一般是职务最高的居第一排正,中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。,场内其他人员的座次安排,横排法。竖排法。左右排列法。,主席台坐次,礼堂型,教室型会场,会场内外的布置：,会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,会标,会徽,15,、检查会场,（,1,）,.,方式,一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。,（,2,）检查的内容,A.,文件的材料准备情况。,B.,会场布置情况。,C.,会议保卫工作情况。,D.,其他内容。,A 领导加强调查,B 侧重困难和问题,C 时间恰当,D 关键重点,5.3.3,拟定会议的应急方案,1,、会议应急方案的内容及突发事件处理方法,（,1,）,人员问题,（,2,）场地问题,（,3,）设备问题,（,4,）资料问题,（,5,）健康与安全问题,（,6,）行为问题,2,、案例分析,XX,单位在市政府礼堂召开表彰大会，因事先未制定会议的应急方案，又未加强安全防火布置，结果当因电线老化出现火灾的时候，会议组织人员措手不及，会场一片混乱，最终导致部分与会人员和仪仗队的不学生丧生。,制定严密的应急方案，对方案的各个环节进行认真的检查，如安全通道是否打开、设备隐患是否检查、消防通道是否畅通、应急的组织和人员是否到位、应急的车辆是否准备停当、指挥沟通系统是否灵敏等等。,5.4,会见与会谈,5.4.1,概念,会见,会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。,会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。,会谈,会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。,会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。,5.4.2,会见、会谈工作程序,（,1,）约定,（,2,）通知对方有关事项,（,3,）了解背景资料,(4),场所的布置及座位安排,A,、,场所的布置,会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。,会谈桌上有时需放置双方标志旗帜,(,如果是涉外谈判，应摆放两国国旗,),，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,B,、,会见与会谈的座次安排,会见的座次安排,会见时应遵循,“,主左客右,”,的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,记录,译员,主客,主人,客方人员,主方人员,译员,主客 主人,客方人员,主方人员,会谈的座次安排,双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图,(,一,),，或进门后的左侧如图,(,二,),，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。,桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。,多边会谈的座位可摆成圆形或方形,。,正门,客方,主方,1,3,5,7,6,4,2,1,2,4,6,7,5,3,译员,主宾,译员,主人,（一）,（二）,（,5,）会见、会谈,（,6,）送别客人,合影图,5,4,4,4,5,5,4,4,4,4,4,5,5,4,4,4,2,1,3,4,4,4,5,6,1-,主人,2-,主宾,3-,第二主宾,4-,客方人员（或主客插排）,5-,主方人员,6-,摄影师,课堂讨论,一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会,。,为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？,技能训练,【,训练目标,】,通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。,一、案例分析,案例,1,：,一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，,小刘应怎样总结教训呢,?,案例,2,：,一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的,“,全家福,中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。,从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？,案例,3,：,某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。,以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题 所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。,二、观察并制作,观察你见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。,三、参考会议组织筹备的预案要求,为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。,问题讨论,1,会议议程与日程的区别。,2,简述拟订会议议程与日程表的方法。,3,选择会议地点应综合考虑哪些因素,?,4,、应如何做好会场的布置工作？,5,、怎样制定会议筹备方案？,6,、怎样发放会议通知？,7,、怎样才能做好会议的食宿工作？,8,、会前检查工作包括哪些内容？,祝学习进步！,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,