时间管理培训PPT.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,时 间 管 理,在开始之前,如果您的,余,生只剩下三天,您会,做,哪,三件事情,?,请闭,目一分,钟,思考,这个问题,时间,管理是,什么,?,时间,本身不是,问题,.,因为每个,人每天所,拥,有的,时间,都是,一样的,多,所以,时间,管理的,问题,本身不在,于时间,而是在,于,自己如何善用及分配你自己的,时间,时间,管理,是,什么,?,时间,管理就是自我管理,自我管理即是,改变习惯,以令自己更富,效率,更富效能,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很快又很,对,地做完,叫做效能,时间,管理就是事前的,规划,或,长,期的,计划,课程目标,这个课程给大家最重要的讯息是。,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休。,我的问题有哪些？,我要如何处理这些问题,?,我要什么时候开始,?,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,人最容易掉进的时间陷阱,认识时间障碍,时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错,我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势,我有使用计事本和行事历，这还不够吗？,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,无形的（不自觉）,有形（自觉的）,接听电话,打电话,会议,打扰,官僚作风,沟通不足,办公室政治,资源不足,阅读文件及邮件,交通堵塞,欠缺周详计划,不懂分辨轻重缓急,过分注重细节,犹豫不决,不懂得说不,拖延,善忘,不懂授权,欠缺组织,健康欠佳,工作欠目标，优先次序不明确,危机管理能力薄弱,多项工作须同时进行,自我组织问题,外界骚扰,无力拒绝要求,拖延工作,会议,人最容易掉进的时间陷阱,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,如何运用时间,管理自己,订立目标,妥善计划,权衡轻重,权利下放,自我约束,要管理好自己吗,?,要懂得管理自己，首先要认识自己。,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯,为什么需要目标？,目标是行动的导航灯,!,成功就等于目标，,其他的一切都是这句话的注解。,美国潜能大师伯恩,崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的,25,年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：,27%,的人没有目标,60,目标模糊,10,有清晰但较短期的目标,3,有清晰且长期的目标,成为社会各界的顶尖人士,成为各行业的专业人士,社会的中下层面安稳地生活与工作,社会的最底层，抱怨整个世界,3,有清晰且长期的目标,10,有清晰但较短期的目标,60%,目标模糊,27%,没有目标,25,年后调查发现：,计划目标,B,E,C,D,A,Specific-,明确的,Measurable-,可以量度,Achievable-,可以达成,Time Bound-,有时间性,Realistic-,实际可行,短期目标,分解目标,鱼骨图法,长期目标,个人目标：健康、休闲和营养方面的目标,事业目标：自我职业规划,项目计划（例如推行,新系统）,日常运作计划（编写每月生产报告）,每周的行事安排,每日需要完成的工作,短期的目标应该是现实的！,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,订立计划以掌握时间,以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块,积木为基础,想好一天的计划,搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作,时间,勾勒出,“,理想工作时间表,”,根据目标的轻重,安排优先次序,订好长期目标,以及短期目标,运用企划的概念,-,拟定计划,分解目标,长期目标,TO DO LIST-,执行事项清单,每天做,每天同一时间做,将优先次序写下,由最重要的事情开始,分解目标,长期目标,TO DO LIST-,执行事项清单,分解目标,长期目标,看看你的工作日志,然后问自己,:,几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去),你最有效率和最没有效率是什么时候?,你将当天的主要目标完成到什么程度?,你会照着优先次序的书面计划做事吗?,你在适当的时间做适当的事吗?,你在怎么处理不应该做的事?,手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?,你花的时间与你的优先次序是否相称?,请记着,:,巴雷德“,80/20”,定理,分解目标,长期目标,以行动配合计划,将目标写下来,-,是什么目标?要达致什么的成果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做/,哪些,为,后?订下完成 日期及排列优先次序,时间估计,每项的行动需要多长时间?,灵活性,有没有预留时间给不可估计的突发事情,时间表,甚么时候处理甚么事项？,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划甘特图二、月计划执行事项清单史蒂芬,柯维博士“与时间有约”,权衡轻重,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要,The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,长期目标,区分优先工作,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧急,改进产能,建立人际关系,发新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要的问题,受欢迎的活动,自我约束,行为科学研究表明：一个人一天的行为只有,5,是属于非习惯性的，而,95,的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移,!,罗曼,罗兰名言：性情即命运,!,时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,1,、改变你的习惯,2,、修正你的态度,3,、提高你的生产力,1.,你的办公桌,你的工作环境是怎么样,?,有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率,?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开,将你每天必须用的文具放在上面,(,电话,时间表,笔记本,日历,笔座,.),将你要用的器材放在容易找到的地方,把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃,利用文件夹来将不同的文件归档,2.,归档,一些你需要今天马上完成的事情,-DO NOW,一些你需要这个星期完成的工作,-FILE,一些你需要归档的文件,-FILE,有空才阅读的书本,-READ,需要传阅的文件,-PASS ON,一些文件需要等待资料完成,-PROGRESS,马上处理,只作参考,归档,所有的文件和书信应分三类,3.,如何处理电话,/,电邮,如果找不到要通话的对方,-,切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电,打电话之前,要把事情重点写下来,要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间,备有有关文件,自设时限,4.,处理会议,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点,:,我是否一定要出席这个会议,会议之前应派发议程,说明开会的目的,如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题,最好设定一个时限,以方便各人安排工作,5.,要懂得说不,说,”,不,”,应该是有礼貌,要给对方清晰的解释,给对方另外的选择和建议,6.,处理拖延心态,为什么我们会拖延？,不,知道如何或从何入手,不知道为什么要做？,不喜欢去处理,个人情绪及健康问题,缺乏奖励,没有迫切性,找借口,过分忧虑,忙碌过后,7.,改善拖延方法,行动：每次只处理一项工作,及时去做,委托别人去做,/,寻求帮助,把工作分成若干部分,订出工作时间,问题、文件洗牌,着手工作时间,改善拖延方法,建立自信,-,跟,自己,说“,我,一定可以做到,”,设立目标,找出与自己相关的方法,-,对,自己,的,好处,储蓄时间全力再战,自我奖励,设立完工期限,时刻提醒自己事情的重要性,有充分的准备，才会把事情做好,时间就是金钱,我们可以怎样赢得每一分秒,?,利用交通时间,与运动同行,避开繁忙时间,车上观察构思,车上看书,出差外游,收集情报,计划构想,寓工作于娱乐,目 录,认识时间障碍,如何运用时间,总结,希望你能够,:,看到自己的问题在那里,要改变生活的习惯和工作方式,在自己所能控制的情况下,把握每分钟,订立目标,策略,行动去应付每一个挑战,在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低,总结,有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么,分辨事情的先后次序,知道自己是否朝着目标前进,选择做对的事,而不是说只念着把事情做对,讲求效率,以最少的资源追求最大的成效,计划每天,每周,每年要做的事情,估计需要完成时间,并编排时间表行事,懂得在适当时候说,“,不,”,建立一套方法和技巧减少打扰,缩短必须要做的事所花的时间,抗拒拖延,求取生活和工作平衡,总结,Thank you!,