时间管理培训[004].ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理,1,时 间 管 理 培 训,2,培 训 目 标,在完成本课程后，参加者将能：,了解时间管理失控的问题,知道时间失控的原因,掌握时间管理的基本技巧,3,培训内容概要,时间的特点,时间管理的含义,时间管理的本质,有效时间管理的好处,个人时间管理方式评估,时间管理的障碍,时间管理不善的征兆和原因（录像）,掌握时间管理的要诀（录像）,时间管理的步骤,时间管理一些值得注意的要点,时间管理理论的发展,时间管理金科玉律,4,时间有什么特点？,宝贵,一寸光阴一寸金，时间就是生命,均等,没有人拥有比你更多,/,更少的时间,不可再生,失不再来,5,时间管理的含义,时间管理是自我管理,时间管理对成功的启示,时间的机会成本,6,时间管理是自我管理,管理自己,改变个人工作习惯,做时间的主人，要么被时间管理,7,成 功 的 启 示,生活现状,生活越来越忙碌,工作压力日甚一日,成功的要求,做得更多更好,使用资源更少更简,加快脚步永往直前,走在他人的前面,8,时间的机会成本,时间,=,金钱,一小时看电视,=,一小时不阅读报纸,一小时与人闲谈,=,少了一小时的工作,机会成本与个人成就,机会成本与机构成效,您的时间值多少钱？,9,时间管理的本质是选择管理,80%,的效益来自于,20%,的工作,掌握关键,“,我没有时间,”其实只是一个藉口,时间管理的本质,10,有效时间管理的好处,提高效率,更高的工作满意度,人际关系的改善,减少紧张与焦虑,11,时间管理的障碍,电话干扰,不能集中工作,别人打扰,要放下重要的工作,工作优先次序不明,重要工作未能按时完成,多项重要工作须同时处理,时间出现冲突,工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度,人手不足,工作不能妥善分配,不妥善处理文件,造成资料遗失,无力拒绝要求,不能兼顾个人工作,拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度,12,时间管理的障碍,(,续）,不能有效授权,时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作,信息不足,/,不正确,/,延误,沟通失误,/,不足,犹豫不决,职权不清,缺乏自律,急于求成,13,时间管理的障碍分类,我能够影响的因素,我能够控制的因素,我不能控制的因素,14,王延亮问题征兆,与,”,美儿,”,电话聊天,30,分钟,与朋友电话聊天,工作信件未完成,同事突然到访闲谈,未能恰当婉拒,会议未做准备,开会时失控,超时工作,办公桌文件十分凌乱,虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话,迟到赴会,15,梁美儿问题征兆,电话聊天,遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间,个人工作未能按时完成,超时工作,没有组织有关部门和下属协助进行工作,迟到赴会,其它征兆,感到较大的工作压力,因工作进展问题，心情烦乱,16,时间失控的原因,缺乏计划,缺乏组织,缺乏分配,缺乏控制,17,掌握时间管理要诀,找出问题的根源,改善管理习惯,开发时间领域,18,掌握时间管理要诀,找出问题的根源,找出时间失控的征兆,客观分析问题的原因,检讨你的工作目标及内容,19,陈经理工作分类,工作项目分类,处理次数,所费时间,(,分钟,),浏览文件,3,23,处理邮件,(,拆阅及答复,),4,40,写会议记录,4,49,聊天（包括电话及同事）,4,28,接听电话,5,23,提点职员祖儿,2,28,个人事项及休息,2,10,20,时间失控的根源,做了根本不需要做的事,做了能够由别人做,/,应该由别人做的事,因考虑不周而耗时过多,不能惯彻，致使重复工作,缺乏计划,/,组织,/,授权,/,控制没有人愿意承认浪费了别人的时间,21,掌握时间管理要诀,改善管理习惯,计划,组织与授权,控制进度,自我约束,22,改善管理习惯,计划,定立目标,确定优先处理顺序,23,定立目标的意义,更有效地实现目标,改进绩效,提高你实现目标的动机,提高你对成就的自豪和满足,提高自信心,消除止步不前和不高兴的想法,更有效地利用时间,24,您是先捡那些有兴趣的事做吗？是 否,您是先做容易的事再做困难的事吗？是 否,您是先做紧急的事再做重要的事吗？是 否,您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？是 否,您是到接近最后期限才真正投入项目吗？是 否,下面哪些做法是对您的描述：,确定优先处理顺序,25,处理优先次序,重要急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,26,处理优先次序,(,续）,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,首先处理,尽量少做 尽可能委派给下属,用大多数时间,最好别做,或有时间再做,27,确定处理优先次序,上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同,-,澄清您的工作目标和您的老板保持一致,工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。,越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要,2025/5/11 周日,28,29,1,、,把每天要做的事情列一份清单,2,、确定优先次序，从最重要的事情,开始做起,3,、每天都这么做,三步药方,通过计划帮您有效利用时间,认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急,30,练 习,日工作计划,31,改善管理习惯,-,组织及授权,充分准备,促进合作,责权清晰,适当人选,32,改善管理习惯,控制进度,定出完成时间,安排跟进,帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，,最终耗尽所有可用时间。,33,改善管理习惯,自我约束,处理电话干扰,应付不速之客,改善拖延的习惯,整理文件,有效地进行会议,34,有效地打电话,像准备会议一样准备你的电话,集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨,按照一定的优先顺序打电话,掌握并主导交谈,简短，节省自己和他人的时间,35,有效地接听电话,让秘书先处理，减少不重要的电话,询问需要多长时间,转给可以处理的人,集中精力，有效聆听,控制接听时间,留言电话,36,结束电话,在我走之前，还有什么需要讨论的吗？,我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？,进一步的问题可以下次再谈,我得去开会了，老板在等我呢,我得走了，同事正招呼我呢,37,如何应付不速之客,?,秘书安排,选择到对方办公室,不要坐下,事先说明,婉拒,“,正在开会，谢绝打扰,”,38,如何改善拖延的习惯,?,工作计划,贯彻完成,定期检讨,化整为零,39,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话机被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,整理文件,-,从清理办公桌开始,40,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,41,处理文件,紧急：立即处理,不紧急：待处理,只摆放目前手头需要处理的文件,每天都清理，扔掉存档已处理文件,42,如何有效进行会议,?,没必要不开会,电话会议,明确目的,必要的人参加、准时,用日程安排，紧扣主题,控制讨论及进程,结论简单明了，措施可行,书面记录、跟进行动,43,掌握时间管理要诀,-,开发时间领域,创造更多的时间,44,开发时间领域,提高阅读能力,加强决策能力,使用工具,训练下属提高工作效率，授权,定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康,增广见闻，拓宽视野,早起晚睡,根据个人的节律安排时间,45,根据个人节律安排时间,记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度,将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期,将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作,将不重要的工作放在精力低谷期,46,要做什么？,-,可以不做？,/,可以授权？,按先后排序轻重缓急？,分配时间,按计划行动自我约束,评估工作及时间效益,时间管理的步骤,47,时间管理一些值得注意的要点,遵循,20/80,法则,记住帕金森定律,（,Parkinsons Law,）,把不太重要的事集中起来办,避免将整块时间拆散,4D,原则,48,4D,原则,Do it now,（亲自做）,：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。,Delegate it,（授权）,：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。,Do it later,（稍后再办）,：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。,Don,t do it,（丢掉不管）,：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管,49,时间管理理论的发展,第一代：利用便条和备忘录,第二代：强调日历与日程表,第三代：讲求优先顺序,第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进,50,注重结果，,而不是注重忙忙碌碌。,（,Concentrate on results,not on being,busy,）,51,行动计划,找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动,52,设立有挑战但可实现的目标,设定所有工作的完成期限,建立固定的日常工作模式,在精力最充沛时做最用脑力的工作,不要推迟你不喜欢但重要的事情,不重要的事迟一点做,分析你在时间管理方面的障碍,确立你不希望被打扰的时间,一次只做一件事,如果你开始做一件事，尽可能做完它,时间管理金科玉律,53,做好电话沟通的计划,在工作效率低时做几次小休的安排,用固定的时间,/,会议与下属讨论日常事宜,有选择，要学会拒绝,在同一地方收集你所有的想法,定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法,如不能确定你会做什么就避免带作业回家,弄清问题才去做,把事情做得足够好，避免过份的完美主义,养成记笔记组织思路的习惯,时间管理金科玉律（续）,54,马上行动！,学以致用,2025/5/11 周日,55,