第二部分第四章-商务信函礼仪.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,新编,现代礼仪实用教程,第三部分 政务礼仪,目 录,CONT,ENTS,1,2,3,商务礼仪概述,馈赠与受赠礼仪,拜访与接待礼仪,4,商务信函礼仪,5,商务会议与仪式礼仪,6,推销礼仪,第四章,商务信函礼仪,书 信,01,02,03,请柬和邀请信,聘 书,第四章,贺 卡,04,05,06,商务启事,商务电子邮件,商务信函礼仪,书信,书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。商务活动中使用书信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给收信人以,“,见字如面,“,的亲切感。,一、书信的结构,1,称呼称呼是写信人对收信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都以,“,敬语称谓,”,的形式组成。称呼单独占行，顶格书写，后面加冒号。,书信由笺文和封文两部分构成。完整的书信应该是笺文、封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好后再寄出的。,（一）笺文,笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。笺文是书信内容的主体。就总体来讲，笺文由以下几个部分组成。,书信,一、书信的结构,书信,2,启词,启词是笺文的起首语，可有多种表示法，如问候式的,“,您好,”,等，思怀式的,“,久不通信，甚为怀想,”,等。公务书信的启词还可用兹因、兹悉、兹介绍、兹定于、值此、据了解、据报、据查实等一系列公文用语，以提领全文。启词一般在称呼下面另起一行，前空两格。,3,正文,正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。公务书信应该一文一事，正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸。正文在启词下面，另起一行空两格写。,一、书信的结构,书信,4,酬应过渡,正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡，如,“,我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展,”“,再次表示衷心的感谢,”,等。有时，公务书信也可用结语过渡，如,“,特此说明,”“,特此致歉,”,等。,5,祝颂词,由于写信人与收信人的关系以及书信内容有所不同，祝颂词的写法也多种多样。有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如,“,特此函达，即希函复。,”,祝颂词一般分两行书写，,“,此致,”“,敬祝,”,可紧随正文，也可和正文空开；,“,敬礼,”“,健康,”,则应转行顶格书写。,一、书信的结构,书信,6,签署,书信的签署最好是写信人的全名，如,“,部主任张金水,”,等；不能只签个姓氏或习惯称呼。,现在，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应加上具名语，如,“,谨上、谨呈、敬述,”,等，以表示对收信者的尊重。,7,日期,书信中的日期必须准确，以表现出写信人的态度。写信日期,般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。,书信,（二）封文,封文即写在信封上的文字，包括收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。,一、书信的结构,书信,（一）必要性原则,撰写书信时，首先要考虑写的需要程度。除非写信是达成目标的最佳方式，否则不要轻易送出信件。,（二）信息清晰易懂，简短扼要的原则,即书信必须表达清楚，原则上以一页纸的篇幅为宜。,（三）姓名和职衔准确的原则,需提及对方单位名称、业务头衔或特殊职称时，要使用正确的格式。如信息不明确，可以致电对方核实具体情况；不方便直接致电对方时，可通过其他人员（如助理、秘书）核准。,（四）整洁性原则,即合理安排整体布局结构，并注意字体、间距和留白等问题。,二、撰写书信的原则,书信,如果传达的是严肃的信息，信笺和信封应当使用正规的样式，慎用带有奇特图案、鲜艳印花的信笺。,（五）信笺与信息相配原则,撰写书信时要思路清晰，段落分明，规范使用标点符号。,（六）句法和标点准确的原则,书信中如有提及附加档案或资料，应将这些附件备齐，一同装进信封。,（七）附件齐备原则,二、撰写书信的原则,第四章,商务信函礼仪,普通书信,01,02,03,请柬和邀请信,聘 书,请柬和邀请信,请柬,也称请帖，是为邀请公众参加庆典、宴会、展览、纪念会、重要会议等活动而专门制作的通知书。,请柬属于礼仪类书信中的一种，是出于对客人的敬意而发出的正式邀请书。它在处理人际关系、开展公关活动中具有较为重要的作用。,一、请柬,（一）请柬概述,请柬和邀请信,即,“,请柬,”,二字，一般书写或打印在封面上。,内容包括被邀请人的姓名（含身份），被邀请参加活动的名称，活动举行的时间、地点，相关注意事项等。,标题,正文,请柬主要由标题、正文、结尾、落款四部分组成。,空两格写上,“,此致,”“,敬请,”“,恭候,”,字样，再另起一行顶格写上,“,光临,”“,莅临,”,字样。,位于右下方，由发请柬者署名，并另起一行写明日期。,结尾,落款,一、请柬,（二）请柬的结构,请柬和邀请信,请柬的款式和装饰要美观、精巧，既显庄重大方，又使人感到亲切愉悦，最好是具有一定的保存价值。,请柬的礼仪主要表现在请柬的制作、发送上。其具体内容如下：,1,请柬的书写要规范，即按照请柬的基本格式和内容要求来书写。语言表达要准确、通顺流畅。,2,妥善安排请柬的递送，即适时发出请柬，让客人做好赴约准备。一般来说，应根据活动的内容和日程来确定递送时间，由专人负责。,3,一、请柬,（三）请柬礼仪,请柬和邀请信,邀请信又称邀请书，是一种适用于专题活动的特殊请柬。,邀请信是组织为了举办某种活动而向有关人士（或单位）发出的请求参与的书面材料。与一般的请柬相比，邀请书篇幅较长，内容丰富，包含的信息量较大。,（一）邀请信概述,二、邀请信,请柬和邀请信,标题,表明活动的主题概况。,正文,是邀请信的主体部分，主要说明举办此次活动的原因、意义、设想，以及对被邀请者的要求等。,祝词,是结尾所用的客套话，一般用,“,此致敬礼,”,即可。,落款,位于邀请书的右下方，注明举办活动单位的名称，写明时间，并加盖公章。,称谓,即对被邀请对象的称呼，在标题下一行顶格书写。,邀请信主要包括标题、称谓、正文、祝词、落款,5,个部分。,二、邀请信,（二）邀请信的结构,撰写邀请信时，标题要凝练，称呼要有礼貌，正文语言要根据所反映的内容而体现出不同的语言风格，或朴实恳切，或激昂热情，不可模式化、套路化，同时必须将活动的内容、意义及参加者的任务和注意事项交代清楚。,邀请信在制作上要正规，如果内容、份数较多，最好用打印的方式，既节省时间和人力，又显得美观。,此外，发送邀请信时也要注意选择时间，近距离可派专人送达，远距离则可通过邮局或物流公司投递。,请柬和邀请信,二、邀 请 信,（三）邀请信礼仪,二、邀请信,（三）邀请信礼仪,第四章,商务信函礼仪,普通书信,01,02,03,请柬和邀请信,聘 书,聘 书,聘书也称聘请书或聘任书，是指行政机关、企事业单位或社会组织聘请有关人员担任职务或完成某项任务时所制作的一种特殊的应用性文书。,一、聘书概述,聘 书,即,“,聘书,”,或,“,聘请（任）书,”,字样，一般位于聘书内页正中位置。,即受聘人的姓名，也可加上职务或职称，在标题下一行顶格写。,标题,称谓,聘书主要由标题、称谓、正文、落款,4,个部分组成。,主要写聘请担任何职务或做何工作，任期、权限、待遇如何，以及对聘请对象的期望等内容。,在正文空两行的右侧注明聘请单位名称或组织法人代表的姓名并加盖公章，然后另起一行，在落款的下方写明聘书发出的具体日期。,正文,落款,二、聘书的结构,聘 书,1,3,2,聘书的制作要正规、庄重，能给人增添荣誉感和责任感。,聘书的发送和授予要选择恰当的时间和庄重的场合。,要适当把握聘书的写作格式，如称呼被聘请人时要谦恭；在写作正文时表达要简练，用语要准确。,三、聘书礼仪,第四章,贺 卡,04,05,06商务启事,商务电子邮件,商务信函礼仪,贺 卡,贺卡主要分,贺年卡,（圣诞卡）和,生日卡,两大类，每逢节庆日来临，亲友同事及单位团体之间都可通过贺卡来表达问候及交流感情。另外，贺卡还包括,专门为某一重要活动和仪式设计的卡片,，如为庆贺酒店开业或贸易博览会开幕等而特别设计的卡片。,作为一种特定的礼仪卡片，贺卡本身富有雅致的图案和祝愿节日快乐的深情词句（当然也可自己撰写），因而只需签上名或盖上组织的公章，装入特制的信封，就可以或送或寄给对方。,第四章,贺 卡,04,05,06,商务启事,商务电子邮件,商务信函礼仪,商务启事,商务启事,是公司或其下属部门有重要事情向公众宣布，或请求有关部门、员工给予帮助时所撰写的一种应用性文体，属于广义的广告范畴。,商务启事,一、商务启事的结构,标题,可在文首部分直书,“,启事,”,二字，以此作标题；也可在启事前明确标出内容，如,“,搬迁启事,”,。,正文,要把具体事情交代清楚，言辞要恳切，结束时可用惯用语,“,特此启事,”,作结束，也可自然结束全文。,落款,写明公司名称或个人姓名，如有必要，还应注明联系电话、地址、邮政编码、日期等相关内容。,商务启事在结构上可分为标题、正文、落款,3,个部分。,商务,启事,商务启事,商务启事反映着公司的形象，因此，所用的纸质要好，设计要出色。,设计商务启事应以醒目、大方为主，标题部分可用鲜艳的色彩、新颖的字体来调动阅读者的积极性，正文部分字体大小适中，而电话、地址等相关内容应当特别强调，以吸引读者注意。此外，还应注意商务启事的设计用纸、设计篇幅、内容安排、信封设计等方面的问题。,设计用纸,商务启事的尺寸不应太大，重量不要超过印刷邮资的最低限度，以免增加成本。,设计篇幅,以简洁明了为佳，但一定要讲明意图。,内容安排,信封上的名字和地址可打印也可手写，但不能贴标签。,信封设计,二、商务启事的设计和印刷,第四章,贺 卡,04,05,06,商务启事,商务电子邮件,商务信函礼仪,商务电子邮件,一、恰当地称呼收件者，拿捏尺度,邮件的开头要称呼收件人，既表示礼貌，又明确了收件人。如果对方有职务，应按职务尊称对方；如果不知道或不确定职务，则应按通常的,“,先生,”“,小姐,”,称呼，但注意不要把性别弄错。,二、正文要简明扼要，行文通顺,邮件正文的撰写应简明扼要，如果内容过多，正文可作摘要介绍，另将详细内容作附件处理；正文应多用短句，准确,表达。,电子邮件是指利用计算机所组成的互联网络，向交往对象发出的一种电子信件，它具有方便快捷、费用低、容量大等优点，是现代商务办公的常用方式之一。对于从事经营活动的企业来说，一封专业而礼貌的电子邮件可以给人留下深刻的影响，并可以对业务产生积极影响。,一、撰写的注意事项,商务电子邮件,三、注意论述语气,邮件中应多用,“,请,”“,谢谢,”,之类的用语，还应根据收件人与自己的熟悉程度、亲密关系来选择恰当的语气，以免引起对方不适,。,四、一次邮件交待完整信息,一次邮件完成一件事情，这就要求发件者要深思熟虑，处理问题全面而周详，不要连发,“,补充,”,或者,“,更正,”,之类的邮件，以免给收件人造成困扰。,商务电子邮件,五、尽可能避免拼写错误和错别字,这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，应注意不要出现同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。,六、合理提示重要信息,在邮件中，合理的提示是必要的，如用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，但要注意提示不宜过多，以免对方抓不住重点，影响阅读。,商务电子邮件,七、合理利用图片、表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。此时，可以配合图表加以阐述。,八、注意结束语,英文邮件常以,“,Best Regards,署名,”,结尾，中文邮件常以,“,祝您顺利,”,之类的祝颂词结尾。,商务电子邮件,二、接收与回复的注意事项,应定期查看收件箱是否有新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。,（一）定期查看,应及时回复邮件。一般应在收件当天予以回复，若涉及较难处理的问题，可先发邮件或者打电话告知对方邮件已收到，将择日再予以具体回复。若由于特殊原因未能及时查阅和回复邮件，应迅速补办具体事宜，尽快回复对方，并致以歉意。,（二）及时回复,回复邮件时，必须扣紧对方来信的主题，尽量避免涉及非相关主题的言论。此外，要回复他人信件时，请使用,“,回复,”,功能，不要另起标题而造成对方的混淆。,（三）紧扣主题,谢谢聆听,THANKS FOR YOUR ATTENTION,