财务系统管理实务.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,系统管理,本章主要内容,1、用户操作流程,2、开启系统管理与设置操作员,3、建立新账套,4、财务分工,5、修改账套,6、设置基础分类档案,7、会计数据备份与恢复,财务系统管理实务,第1页,第一节 用户操作流程,1、新用户操作流程,假如您是第一次使用本系统，请按下列图所表示步骤执行操作。,安装,开启系统管理模块,设置操作员,新建账套,设置操作员权限,开启其它系统,财务系统管理实务,第2页,2、老用户操作流程,假如您已经使用了本系统；而且需要进行年末结转，方便进入下一年度处理，请按图所表示流程执行操作。,开启系统管理,建立下年度账,结转上年数据,开启其它系统,进行新年度操作,财务系统管理实务,第3页,第二节 开启与注册,提醒：,1、系统允许用户以系统管理员 admin 身份，也能够账套主管身份注册进入系统管理；,2、第一次运行系统时，应由系统默认管理员 admin 进行登录，原有,口令为空,。,财务系统管理实务,第4页,第三节 建立新账套,建立账套，即采取财务软件为本企业建立一套账簿文件。,首次使用总账系统时，应依据企业详细情况进行账套参数设置。,主要包含：,核实单位名称、所属行业、启用时间、编码规则,等基础参数。,账套参数决定了系统数据输入、处理、输出内容和形式。,财务系统管理实务,第5页,1核实单位,通用总账系统普通允许同时为多个核实单位记账，每个核实单位都有一套独立完整账簿体系。,核实单位（用户）一套独立完整账簿体系称为,账套,。,每个账套用一个代码表示，称为“,账套代码,”。账套代码不能重复，每一个代码与核实单位名称是相互对应。,财务系统管理实务,第6页,2启用日期,启用日期,是指由原会计信息处理系统到新会计信息处理系统交接日期，即新设置账套被启用时间。,要求启用日期是为了便于确定电算化方式下账务处理起点，确保证、账、表数据连续性。,财务系统管理实务,第7页,3编码方案,编码方案,是指设置编码级次方案，这里采取群码方案，是一个分段组合编码，每一段有固定位数。,编码规则,是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层段数称为级次，每级（或每段）编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。,可分级设置内容有：,会计科目、地域分类、客户分类、供给商分类、存货分类、部门、成本对象、收发类别和结算方式,等。,财务系统管理实务,第8页,“设置账套信息”实例:,创建888账套：,单位名称：北京阳光信息技术有限企业；,启用会计期：年01月；,会计期间设置：1月1日至12月31日。,单位名称：北京阳光信息技术有限企业,单位简称：阳光企业。,财务系统管理实务,第9页,“确定编码方案”实例：,该企业分类方案是：,存货分类编码级次：1223。,客户和供给商分类编码级次：223。,部门编码级次：122。,科目编码级次：42222。,其余采取系统默认值。,财务系统管理实务,第10页,第四节 财务分工,财务分工,，即财务权限设置是指对允许使用财务软件操作员要求操作权限。,在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，由系统管理员确定账套主管、进行操作员授权或撤消权限设置。,财务系统管理实务,第11页,系统管理员和账套主管权限区分,系统管理员和账套主管都可进入【系统管理】，但他们进入系统后所含有权限是不一样，主要区分是：,第一，“账套”主要是由“系统管理员”指定，系统管理员负责整个系统安全和维护工作，而账套主管只负责所管账套维护工作。,第二，以“系统管理员”身份注册进入系统，可进行账套管理（包含账套建立、引入和输出）和操作员及其权限设置。以“账套主管”身份注册登录，可进行所选账套修改和所选年度内账套管理（包含账套创建、清空、引入、输出和年末结转，所选账套数据备份），以及该账套操作员权限设置。,第三，只有“系统管理员”才有权限进行“账套主管”设定与放弃操作，假如以“账套主管”身份登录，则对话框中账套主管不能进行任何操作。,第四，系统默认账套主管自动拥有全部权限，所以无须对账套主管进行增加和删除权限操作。假如您以账套主管身份注册登录，则“操作员权限设置”窗口中，只显示非账套主管操作员。,财务系统管理实务,第12页,实例,1、假设该企业账套主管为陈明。,系统默认账套主管自动拥有全部权限。,提示：,如果以“账套主管”身份登录，则不能进行指定新账套主管操作。,一个账套中只能设一个系统管理员，但账套主管可认为多个。,2、假设该企业准备对操作员王晶进行赋权：具有制单、出纳签字、记账、明细账、现金、银行账管理、支票登记以及银行对账等权限。,提示：,所设置操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。,财务系统管理实务,第13页,第五节 修改账套,经过运行一段时间，您假如需要更改或补充账套信息，那么能够经过【修改账套】功效来完成。此功效能够帮助您查看某个账套账套信息，也能够修改这些账套信息。,步骤：,1、注册,2、修改账套,财务系统管理实务,第14页,第六节 设置基础分类档案,这里主要以部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供给商分类、供给商档案、结算方式、开户银行等设定为例，其它基础信息设置将在相关模块中进行介绍。,本节案例：Word见文档,财务系统管理实务,第15页,一、开启基础设置,基础信息设置,（即公共基础设置）是初始化中非常主要一项工作，其中很多项目标设置直接关系到软件功效能否正确、充分地被使用。,【系统控制台】功效就是用于控制整个账套基础设置。,实例：,账套主管陈明1月1日注册进入系统控制台，进行基础信息设置。,财务系统管理实务,第16页,二、部门档案,在会计核实中，往往需要按部门进行分类和汇总，下一级将自动向有隶属关系上一级进行汇总。,说明：,部门编号应符合编码级次标准。部门编号及名称必须唯一。,提醒：,在进行部门档案设置时，责任人先不要输入。部门被其它对象引用后就不能修改和删除。,练习：,请您继续完成前面提供888账套部门档案资料。,财务系统管理实务,第17页,三、职员档案,假如您需要管理个人信息资料，就需要设置职员档案。,实例：,请您输入888账套第一个职员档案：（101）肖剑；所属部门：总经理办公室；职员属性：总经理。,财务系统管理实务,第18页,提醒：,输入职员档案完成后，请返回【部门档案】中，经过【修改】功效补充设置责任人资料。,职员被其它对象引用后就不能进行修改。,练习：,请您继续完成前面提供888账套职员档案资料。,财务系统管理实务,第19页,四、客户分类,当往来客户较多时，能够对客户进行分类，方便对客户进行分类统计和汇总，便于进行分类管理。,实例：,假设888账套客户分类方案是：编码：01，分类名称：长久客户。,财务系统管理实务,第20页,说明：,客户分类编码必须唯一；,客户分类分类编码必须与【编码标准】中设定编码级次结构相符。,练习：,请您继续完成前面提供888账套客户分类资料。,财务系统管理实务,第21页,五、客户档案,假如需要进行往来管理，那么必须将企业中客户详细信息录入客户档案中。,建立客户档案直接关系到对客户数据统计、汇总和查询等分类处理。,财务系统管理实务,第22页,1、选择客户类别,对每一个需要进行客户往来核实会计科目，都要建立对应客户档案，将每一客户详细信息输入档案中。,提醒：,客户档案必须在最末级客户分类下增加。,若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类。,财务系统管理实务,第23页,2、输入客户基本信息,实例：,假设888账套某一客户档案基本资料是：编号：001；名称：北京世纪学校；简称：世纪学校；所属分类码：02；所属行业：事业单位；开户银行：工商行；银行账号：7777。,说明：,您可依据实际情况输入相关项目，其中客户编码、名称和简称必须输入，其余可输可不输。,财务系统管理实务,第24页,3、输入客户联络信息,客户档案联络信息包含：地址、邮政编码、EMAIL地址、电话、传真、呼机等。,实例：,假设888账套客户档案（世纪学校）联络信息是：,地址：北京；邮政编码：100077；电话：66666666。,财务系统管理实务,第25页,4、输入客户信用信息,客户档案信用信息包含：,1应收余额、扣率。,2信用等级、信用额度、信用期限、付款条件。,3最终交易日期、最终交易金额、最早欠款日期、最终收款金额。,财务系统管理实务,第26页,5、输入客户其它信息,客户档案其它信息包含：分管部门、专营业务员、发展日期、停用日期、使用频度。,实例：,假设888账套客户（世纪学校）其它信息是：分管部门：市场部；业务员：宋佳；发展日期：19982。,财务系统管理实务,第27页,提醒：,输入各项目后，假如不单击【保留】按钮，即表示放弃此次增加。,参见：,关于设置客户档案四个页签详细内容您想知道更多，请参见软件中帮助。,练习：,请您继续完成前面提供888账套客户档案资料。,财务系统管理实务,第28页,六、供给商分类,当供给商较多时，能够对供给商进行分类，方便对供给商进行分类统计和汇总，便于进行分类管理。,参见：客户分类设置操作步骤。,练习：,请您继续完成前面提供888账套供给商分类资料。,财务系统管理实务,第29页,七、供给商档案,若需要进行往来管理，则需将企业中供给商详细信息录入供给商档案中。建立供给商档案直接关系到对供给商数据统计、汇总和查询等分类处理。,说明：,供给商档案卡片也有四个页签：基本信息、联络信息、信用信息。其它信息。,这些信息最好录入详细一些，方便查询或系统调用。,财务系统管理实务,第30页,参见：客户档案设置操作步骤。,详细内容请查看软件中帮助。,练习：,请您完成前面提供888账套供给商档案资料。,财务系统管理实务,第31页,八、外币种类,假如您有外币核算业务，需要进行汇率管理，则应先定义【外币种类】。其作用是：一方面降低录入汇率次数和差错；其次可以防止在汇率发生变化时出现错误。,说明：,【外币种类】功能仅提供录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用是固定汇率还是浮动汇率，需要在总账系统【账簿选项】中【汇率方式】加以设置。,财务系统管理实务,第32页,九、结算方式,为便于管理和提升银行自动对账效率，系统提供了设置与银行资金结算方式功效，用来建立在经营活动中所包括到结算方式。,实例：,假设888账套某一结算方式编码：1；名称：支票；票据管理标志：。,说明：,支票管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票据管理而设置功效，类似于手工系统中支票登记簿管理方式。若您需实施票据管理，则单击该单项选择按钮，作对勾标识。,财务系统管理实务,第33页,十、开户银行,开户银行功效用于维护及查询您开户银行信息。系统能支持多个开户行及账号情况。,实例：,假设888账套开户银行为：（001）中国工行北京分行中关村分理处。,提醒：,开户银行一旦引用，不能修改和删除。,财务系统管理实务,第34页,第七节 会计数据备份与恢复,因为计算机在运行时经常会受到来自各方面原因干扰，如人原因、硬件原因、软件或计算机病毒等原因，有时会造成会计数据被破坏。所以【系统管理】中为您提供了【账套输出】功效和【账套引入】功效。,财务系统管理实务,第35页,会计数据备份,（即账套输出）就是将财务软件所产生数据备份到硬盘、软盘或可写光盘保留起来。其目标是：长久保留；防范意外事故造成硬盘数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以确保业务正常进行。,输出账套时，还能够进行账套删除，不过请慎用，因为删除后将不能恢复。,会计数据恢复,（即账套引入）是指把软盘上或硬盘上数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复到最近状态。进行数据恢复（或引人）目标是：当硬盘数据被破坏时，用软盘上最新备份数据恢复到硬盘；当硬盘上某年数据（账、证）已被删除，但又需要查询时，用往年数据恢复到硬盘；将系统外某账套数据引入本系统中；有利于集团企业操作，比如子企业账套数据能够定时被引人母企业系统中，方便进行相关账套数据分析和合并工作。,需要注意是：对于有定时将子企业账套数据引入到总企业系统中用户，可在建立账套时就进行规划，使各企业账套号不一致，这么在引入子企业数据时就不会出现覆盖其它企业账套数据情况。,财务系统管理实务,第36页,1、会计数据备份,会计数据备份工作可经常进行，在以下情况下，必须做数据备份：每个月结账前和业务处理结束后；更新软件版本前；硬盘需要进行格式化；会计年度终了进行结账时（此时，软盘备份普通由系统强制进行）。,实例：,输出888账套数据。,提醒：,只有系统管理员才有权限输出账套。在删除账套时，必须关闭全部系统模块。,财务系统管理实务,第37页,2、会计数据恢复,实例：恢复888账套。,提醒：,恢复备份数据会将硬盘中现有数据覆盖，轻易造成错把硬盘上最新数据变成软盘上旧数据，所以假如没有发觉数据损坏，普通不用进行数据恢复。假如需要恢复往年数据时，必须先将硬盘数据备份，保留最新数据，再恢复往年数据。,财务系统管理实务,第38页,