财务软件的系统管理.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会计电算化系统应用操作(第三版),教 案,1,第1页,财务软件系统管理是对用友ERP-U8普及版V2.0系统进行统一操作管理和数据维护。,系统管理使用者为企业信息管理人员：系统管理员Admin和账套主管SYSTEM。,第二章 财务软件系统管理,2,第2页,第一节 财务软件系统安装,用友ERP-U8普及版V2.0使用步骤为：,安装大型数据库Microsoft SQL Server SP4开发版；,安装用友ERP-U8普及版V2.0；,利用系统管理，设置操作员、建立账套、设置操作员权限等；,启用系统；,初始化设置和日常账务处理。,3,第3页,卸载用友ERP-U8普及版V2.0步骤为：,卸载用友ERP-U8普及版V2.0；,卸载数据库Microsoft SQL Server SP4。,为了确保系统安装成功和正常运行，安装前请注意以下事项,一是计算机名不能带“-”字符，不能是汉字字符,二是安装前关闭全部杀毒软件，不然有些文件无法写入。,4,第4页,单机版安装步骤：,第一步：安装数据库Microsoft SQL Server SP4开发版 P34,第二步：安装用友ERP-U8普及版V2.0 P38,5,第5页,第二节 运行环境和系统管理员注册,在运行ERP-U8软件之前，应先以系统管理员Admin身份注册登录系统，首先应设置操作员，然后建立核实单位（账套），并依据权责分工标准，分配各操作员权限。,6,第6页,一、财务软件运行环境,要使ERP-U8能正常运行，首先要检验运行环境。,7,第7页,二、会计电算化试验室设置,用户在使用本教材时可按照单机模式或局域网试验室模式进行。,1单机模式,2局域网试验室模式,8,第8页,三、系统管理员注册,9,第9页,第三节 用户管理,系统管理员和账套主管经过对系统操作分工和权限管理。,可经过“角色管理”和“用户管理”功效中设置账套角色和操作员。,10,第10页,一、角色管理,角色是指在企业管理中拥有某一类职能组织，这个角色组织能够是实际部门，能够是由拥有同一类职能人组成虚拟组织。,11,第11页,二、用户管理,1、增加用户,2、修改用户,3、删除或注销用户,12,第12页,请用户在各自账套中，设置中山工厂正当操作员，见表2-1。,表2-1,中山工厂用户一览表,用户ID,用户全名,部 门,状 态,口 令,01,张三,财会部主要操作员),有效,01,02,李四,财会部(审核员),有效,02,03,王五,财会部(出纳员),有效,03,SYSTEM,SYSTEM,财会部(账套主管),有效,SYSTEM,13,第13页,第四节 账套管理,核实单位是会计主体，是会计工作为之服务对象，在财务软件系统中称之为账套。,在运行系统之前，首先要创建本单位账套，输入账套信息、核实单位信息、核实类型、基础信息、分类编码方案和数据精度定义等信息内容。,14,第14页,中山工厂账套基本情况(账套信息),行业性质：中型工业企业（建账时不按行业性质预置会计科目）；所属行业：制造业；账套号：003；账套名称：中山工厂（简称：中山工厂）；账套启用日期：年12月01日；会计期间设置：01月01日至12月31日；地址：广东梅州市梅松路；法人代表：何明生；邮政编码：514015；联络电话：21865358；传真：21865358；电子邮件：mzhrs；纳税登记号：441402196810238888；开户银行：中国工商银行东区支行，户名：中山工厂，账号：2309；记账本位币名称：人民币（代码：RMB）。进行业务处理时，不需要对存货、客户、供给商进行分类。科目编码级次：42222，分五级位长共12位；部门编码级次：22；地域分类编码级次：234；结算方式编码级次：12；货位编码级次：234；收发类别编码级次：111；客户分类编码级次：234供给商分类编码级次：234；存货分类编码级次：22223；存货数量和存货单价小数位均为5位，开票单价、件数、换算率和税率小数位均为2位；无外币核实业务。,15,第15页,一、建立账套,第一步骤：输入账套信息,16,第16页,第二步骤：输入单位信息,17,第17页,第三步骤：输入核实类型,18,第18页,第四步骤：输入基础信息,19,第19页,第五步骤：输入分类编码方案,20,第20页,第六步骤：设置数据精度,21,第21页,二、修改账套,用户（只有账套主管才能修改账套信息）经过修改账套功效，查看某个账套基本信息，也能够修改这个账套信息。,修改账套方法与建立账套过程基本相同.,22,第22页,第五节 用户权限管理,操作员权限设置功效，只能由系统管理员Admin和由系统管理员所指定账套主管来操作，其中，以系统管理员身份进行操作时，还能够指定或取消账套主管。,用友ERP-U8提供集中权限管理，经过三个层次权限管理,一是功效级权限。,该权限将提供划分更为细致功效级权限管理功效。包含各功效模块相关业务查看和分配权限。,二是数据级权限,该权限能够经过字段级权限控制和统计级权限控制两个方面进行权控制。,三是金额级权限,该权限主要用于完善内部金额控制，实现对详细金额数量划分级别，对不一样岗位和职位操作员进行金额级别控制，限制他们制单时能够使用金额数量，不包括内部系统控制不在管理范围内。,23,第23页,以系统管理员或账套主管身份登录后，在图2-25“系统管理”窗口中，单击“权限”功效下拉菜单中“权限”项，系统将弹出“操作员权限”设置界面,24,第24页,1、设定账套主管,在建立账套过程中，要求设置账套主管。系统一次只能对一个账套某一个年度账进行分配，一个账套能够有多个账套主管。只有以系统管理员(Admin)身份才能进行账套主管权限分配。假如以账套主管身份注册，只能分配子系统权限。,系统默认账套主管自动拥有已安装各子系统下全部权限，故对账套主管来讲，就没有必要进行增加和删除权限操作。,25,第25页,2、增加操作权限设置,26,第26页,表2-2,中山工厂操作员权限一览表,用户ID,用户全名,部 门,状 态,口 令,权限名称,ID号,01,张三,财会部(主要操作员),有效,01,公共或应用服务(全部),总账系统(除审核凭证和出纳签字外),UFO报表(全部),AS,GL,MR,02,李四,财会部(审核员),有效,02,审核凭证,GL0204,03,王五,财会部(出纳员),有效,03,出纳签字,GL0203,SYSTEM,SYSTEM,财会部(账套主管),有效,SYSTEM,账套主管,admin,27,第27页,第六节 数据备份与恢,财务软件系统中财务数据，对企业而言是非常主要业务数据，所以确保数据安全和完整是实现会计电算化以后一项主要工作。,28,第28页,一、备份计划设置,设置备份计划作用是自动定时对设置好账套进行备份。设置备份计划优势在于设置定时备份账套功效和多个账套同时输出功效，在很大程度上减轻了系统管理员工作量，同时能够更加好对系统进行管理。,29,第29页,二、系统外数据备份（输出账套数据）,数据备份功效主要是将计算机硬磁盘上财务软件系统数据，经过一定压缩格式后，备份到软盘或其它储存介质上给予保留，待以后财务软件系统数据出现损坏或其它非正常情况时，用备份磁盘上数据得以恢复，可确保财务软件系统数据安全和完整。,也可经过数据备份，在集团企业内部经过数据恢复功效，实现将集团企业内部各个企业财务数据进行分析、汇总和合并等工作。,30,第30页,系统管理员在图2-25“系统管理”窗口中，单击“账套”/“输出”菜单项,31,第31页,三、系统外数据恢复（引入账套数据）,数据恢复是经过引入账套数据来实现。引入账套功效是将系统外某个账套数据引入至本系统中。,本功效有利于集团企业操作，子企业账套数据能够定时被引入母企业系统中，方便进行相关账套数据分析、汇总和合并等工作。,32,第32页,33,第33页,第七节 年度账管理,账套是年度账上一级，账套是由年度账组成。先有账套才有年度账，一个账套能够拥有多个年度年度账。,年度账建立是在已经有上年度账套基础上，经过年度账建立，自动将上个年度账基本档案信息结转到新年度账中,34,第34页,一、建立年度账,在ERP-U8系统中，用户不但能够建立多个账套，且每一个账套中能够存放不一样年度财务数据。,对不一样账套、不一样时期数据操作只需经过设置对应系统路径目录即可进行，而且因为系统自动保留了不一样会计年度历史数据，对利用历史数据查询和比较分析也显得尤其方便。,只有系统管理员才能建立年度账，账套主管理对年度账有修改权限。,35,第35页,二、清空年度数据,有时，用户会发觉某年度账中错误太多，或不希望将上年度余额或其它信息全部转到下一年度，这时候，便可使用“清空年度账”功效。,“清空”并不是指将年度账数据全部清空，系统将依然保留如基础信息、系统预置科目、报表等信息。保留这些信息主要目标是为了方便用户使用清空功效后，可使年度账重新做账。,36,第36页,三、引入年度数据,“年度账”下“引入”操作是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功效增加将有利于集团企业操作，子企业年度账套数据能够定时被引入母企业系统中，方便进行相关账套数据分析和合并工作。,“年度账”下“引入”操作与“账套”下“引入”含义是基本一致，所不一样是“年度账”下“引入”不是针对某个账套，而是针对账套中某一年度年度账进行。,“年度账”下“引入”操作与“账套”下“引入”操作基本一致。,37,第37页,四、输出年度数据,“年度账”下“输出”操作与“账套”下“输出”含义是基本一致，所不一样是“年度账”下“输出”不是针对某个账套，而是针对账套中某一年度年度账。,操作步骤也基本一致。,38,第38页,五、结转上年数据,普通情况下,企业是连续经营，所以企业会计工作是一个连续性工作。,每到年末，启用新年度账时，需要将上年度相关账户余额及其它信息结转到新年度账中。,39,第39页,第八节 系统启用,系统启用是指对已安装系统（或模块）启用，并统计启用日期和启用人。要使用一个模块必须先进行启用操作。只有系统管理员和账套主管才有系统启用仅限。,启用形式有两种：一是当用户创建一个新账套后，系统自动进入启用界面，用户能够一气呵成地完成创建账套和系统启用；二是在“开始”/“程序”/“用友ERP-U8”/“企业门户”/“设置”/“基础信息”/“基本信息”/“系统启用窗口中完成系统启用设置。,40,第40页,41,第41页,系统启用约束条件,假如用户安装了财务系统和供给链系统，则应符合以下约束条件：,在采购、销售、存货和库存四个模块：假如其中有一个模块后启用，其启用期间必须大于等于其它模块最大未结账月。,应付模块先启，后启采购模块：采购模块启用月必须大于等于应付模块未结账月。,应收模块先启，后启销售模块：销售模块启用月必须大于等于应收模块未结账月，而且，必须应收模块未录入当月（销售模块启用月）发票。或者将录入发票删除。,42,第42页,销售模块先启，应收模块后启：假如销售模块已经有结账月，应收模块启用月应大于等于销售模块未结账月，假如销售模块无结账月，应收模块启用月应大于等于销售模块启用月。,在启用库存模块前用户必须先审核库存模块启用日期之前未审发货单。,库存模块启用时库存模块启用日期之前发货单有对应库存模块启用日期之后出库单，必须将这类出库单删除，并在库存模块启用日期之前生成这些出库单，然后在启用库存模块。,库存模块启用时用户必须先审核库存模块启用日期之前先开票、未审发票，不然，库存模块不能启用。,采购模块先启用，库存模块后启用：假如库存模块启用月份已经有依据采购订单生成采购入库单，则库存模块不能启用。,总账模块与其它模块启用：各系统启用日期必须大于或等于总账模式账套启用日期。要启用网上银行必须先启用总账模块。,43,第43页,第九节 数据锁定解除,在使用网络版财务软件时，通常会碰到数据锁定故障。本节指出数据锁定现象，并对其原因进行分析，提出一些处理方法。,44,第44页,一、数据锁定现象,数据锁定是在财务软件在运行过程中，相关数据库输入被锁定，造成其对应操作功效中数据无法录入或修改。这种现象常见于网络版总账系统中。,在工作站上运行财务工作总账模块过程中，使用“期初余额”录入余额时，经常会出现以下两种现象：,一是在录入明细科目尤其是对一些客户往来类和供给商往来类明细科目标期初余额时，系统会出现操作锁定提醒窗口,二是在进入“期初余额”功效时，系统提醒为浏览和只读状态，所以无法再次录入和修改期初余额。,45,第45页,二、数据锁定原因,造成数据锁定原因各种多样，对网络版财务软件产生数据锁定主要原因为：,一是网络系统发生内部冲突，系统将某个工作站点全部数据（表现为对科目余额仅为浏览和只读状态）或部分数据（表现为对一些科目标数据不能录入）进行锁定；,二是用户非法操作；,三是电脑非正常关机；,四是网络故障等。,46,第46页,三、数据锁定处理方法,数据锁定处理方法主要有以下两种：,一是在出现锁定提醒工作站上，退出数据锁定某个操作窗口至总账系统一级菜单界面，按Ctrl+F6组合键,47,第47页,二是在服务器上，点击“系统管理”/“视图/去除单据锁定”功效，系统弹出“删除工作站全部锁定”窗口，选择被锁定工作站和账套后单击“确定”按钮，然后运行“视图/去除异常任务”功效，最终运行“视图/刷新”功效。,48,第48页,第十节 数据复制,在实际工作中，新建第二个账套会计科目和各种档案等资料与第一个账套相近时，能够将第一个账套数据进行复制，然后在第二个账套进行适当修改。这么能够省去不少时间和精力完成第二个账套数据处理工作。,步骤:,选择数据源,选择目标数据,复制数据,49,第49页,