应付账款管理系统.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,第四章,平顶山学院 经管系,第四章,平顶山学院 经管系,8 应付账款管理系统,学习关键点：,1了解应付管理系统特点、任务、基本功效和业务流程。,2了解应付系统初始化设置内容。,3掌握应付系统日常业务处理。,4掌握应付系统期末处理，,8.1 应付账款管理系统概述,第1页,应付款管理系统主要用于核实和管理供给商往来款项，它基于传统往来处理，对往来款核实与管理能够深入到各产品、各地域、各部门和各业务员，可随心所欲地从各种角度对往来款项进行分析、决议，使购销业务系统和财务系统有机地联络起来。本系统适合用于各级各类有应付款核实工商企业。,8.1 应付账款管理系统概述,第2页,8.1 应付账款管理系统概述,一、应付款主要功效,应付款管理系统，经过发票、其它应付单、付款单等单据录入，对企业往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供给商往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助您合理地进行资金调配，提升资金利用效率。,依据对供给商往来款项核实和管理程度不一样，系统提供了在应付款“详细核实”和“简单模型”和两种应用方案。,第3页,8.1 应付账款管理系统概述,应付管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其它处理等功效。,设置,：,提供系统参数定义，用户结合企业管理要求进行参数设置，是整个系统运行基础。,提供单据类型设置、账龄区间设置，为各种应付款业务日常处理及统计分析作准备。,提供期初余额录入，确保数据完整性与连续性。,日常处理,：,提供给付单据、付款单据录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。,第4页,8.1 应付账款管理系统概述,单据查询,：,提供您查阅各类单据功效。各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容查询。,账表管理,：,提供总账表、余额表、明细账等各种账表查询功效。,提供给付账龄分析、付款账龄分析、欠款分析等丰富统计分析功效。,其它处理,：,其它处理提供用户进行远程数据传递功效。,提供用户对核销、转账等处理进行恢复功效，方便您进行修改。,提供您进行月末结账等处理。,第5页,8.1 应付账款管理系统概述,二、数据接口,采购管理：在采购管理系统录入发票可以在应付款管理系统中进行审核记应付账款、付款、核销，已经现付采购发票可以在应付系统中进行记账、制单；应付款管理系统可以查询采购系统中已经入库还没有结算实际应付信息。,总账：全部凭证都传递到总账系统中；结算方式为票据管理付款单可登记到总账系统支票登记簿中。,应收款管理：应收款、应付款之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。,第6页,8.1 应付账款管理系统概述,财务分析：应付款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据。,UFO：应付款管理系统向UFO系统提供各种应用函数。,网上银行：网上银行系统可向应付款管理系统导出已经有确认支付标识但未制单付款单；应付款管理系统也可向网上银行系统导出未审核付款单。全部相关单据全部由应付系统生成凭证到总账。,存货核实：存货核实系统中对采购结算单制单时需要将凭证信息回填到所包括采购发票和付款单上，应付款管理系统对于这些单据不需要进行重复制单，但能查询出科目账；若应付款管理系统先对这些单据制单了，存货核实系统一样不能进行重复制单。,第7页,应付账款管理系统初始化,系统基础信息设置,控制参数设置,8.2 应付账款管理系统初始化,第8页,一、控制参数设置,1.选择应付账款核销方式,本系统提供两种应付款核销方式，即按按单据、按产品两种方式：,按单据核销：系统将满足条件未结算单据全部列出，由您选择要结算单据，依据您所选择单据进行核销。,按产品核销：系统将满足条件未结算单据按产品列出，由您选择要结算产品，依据您所选择产品进行核销。,8.2 应付账款管理系统初始化,第9页,2.选择单据审核日期依据,系统提供两种确认单据审核日期依据，即单据日期和业务日期。,假如选择单据日期，则在单据处理功效中进行单据审核时，自动将单据审核日期（即入账日期）记为该单据单据日期。,假如您选择业务日期，则在单据处理功效中进行单据审核时，自动将单据审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。,8.2 应付账款管理系统初始化,第10页,3.汇兑损益方式,系统为您提供两种汇兑损益方式，即外币余额结清时计算和月末计算两种方式。,外币余额结清时计算 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为 0 外币单据。,月末计算 即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示全部外币余额不为0或者本币余额不为0 外币单据。,在账套使用过程中您能够修改该参数。,8.2 应付账款管理系统初始化,第11页,4.应付账款核实模型,系统提供两种应收系统应用模型，用户能够选择：简单核实、详细核实用户必须选择其中一个方式，系统缺省选择详细核实方式。,选择简单核实：应付只是完成将采购传递过来发票生成凭证传递给总账这么模式。（在总账中以凭证为依据进行往来业务查询）假如您采购业务以及应付账款业务不复杂，或者现结业务很多，则您能够选择此方案。,选择详细核实：应付能够对往来进行详细核实、控制、查询、分析。假如您采购业务以及应付款核实与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务应付款、付款等情况；或者您需要将应付款核实到产品一级；那么您需要选择详细核实。,8.2 应付账款管理系统初始化,第12页,5.是否进行远程应用,假如您选择了进行远程应用，则系统在后续处理中提供远程传输收付款单功效。但必须在此填上远程标识号，远程标识号必须为两位01-99。,假如您选择了不进行远程应用，则系统在后续处理中将不提供远程传输收付款单功效，且也不需要填上远程标识号,。,8.2 应付账款管理系统初始化,第13页,6.选择是否显示现金折扣,选择自动计算现金折扣和不自动计算现金折扣两种方式。,假如供给商为您提供了在信用期间内提前付款能够优惠政策，您能够选择自动计算现金折扣,系统会在“核销处理”中显示“可享受折扣”和“此次折扣”，并为您计算可享受折扣。,假如您选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。,8.2 应付账款管理系统初始化,第14页,7.是否登记支票,是否登记支票是系统提供给用户自动登记支票登记簿功效。,选择登记支票，则系统自动将含有票据管理结算方式付款单登记支票登记簿。,若不选择登记支票登记簿，则用户也能够经过付款单上登记按钮，进行手工填置支票登记簿。,需要在总账系统选项中选择进行支票控制。,该选项能够随时修改。,8.2 应付账款管理系统初始化,第15页,8.权限与预警定义,8.2 应付账款管理系统初始化,是否启用供给商权限,选择启用：则在全部处理、查询中均需要依据该用户相关供给商数据权限进行限制。,选择不启用：则在全部处理、查询中均不需要依据该用户相关供给商数据权限进行限制。,系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项能够随时修改。,启用供给商数据权限，且在应付款管理系统中查询包含对应客户数据时能够不考虑该用户是否对对应客户是否有权限，即只要该用户对供给商有权限就能够查询包含其对应客户数据。,第16页,8.权限与预警定义,8.2 应付账款管理系统初始化,是否启用部门权限,只有在账套参数设置对部门进行统计集数据权限控制时该选项才可设置，账套参数中对部门统计集权限不进行控制时应付系统中不对部门进行数据权限控制。,选择启用：则在全部处理、查询中均需要依据该用户相关部门数据权限进行限制。,选择不启用：则在全部处理、查询中均不需要依据该用户相关部门数据权限进行限制。,系统缺省不需要进行数据权限控制，该选项能够随时修改。,第17页,8.权限与预警定义,8.2 应付账款管理系统初始化,是否依据单据自动报警,假如选择了依据信用期自动报警，则还需要设置报警提前天数。每次登录本系统时，系统自动将单据到期日-提前天数=当前注册日期已经审核单据显示出来，以提醒哪些款项应该付款了。,假如选择了依据折扣期自动报警，则还需要设置报警提前天数。每次登录本系统时，系统自动将单据最大折扣日期-提前天数0 时即进行预警。,若登录用户没有信用额度报警单查看权限时就算设置了自动报警也不显示该报警单信息。,选择自动预警其它条件：供给商全部、已经审核过全部单据、截止日期为登录日期、币种为全部。,不选择需要自动预警时，任何用户登录时均不显示按信用额度进行预警信息。,第19页,第20页,二、基础信息设置,假如企业应付业务类型较固定，生成凭,证类型也较固定，所以为了简化凭证生成操作，可,以在此处将各业务类型凭证中惯用科目预先设置,好。依据整理会计资料进行初始设置为例介绍其,操作方法与步骤。,8.2 应付账款管理系统初始化,第21页,1.基本科目设置,用户能够在此定义应付系统凭证制单所需要基,本科目。应付科目、预付科目、采购科目、税金科目,等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与,产品科目设置中没有明细科目标设置，则系统制单依,据制单规则取基本科目设置中科目设置。,8.2 应付账款管理系统初始化,第22页,2.控制科目设置,假如在核实对供给商赊购欠款时，针对不一样,供给商（供给商分类、地域分类）分别设置了不一样,应付账款科目和预付账款科目，能够先在账套参数,中选择设置依据（即选择是针对不一样供给商设,置，还是针对不一样供给商分类设置，或者是不一样,地域分类设置），然后在此处进行设置。,8.2 应付账款管理系统初始化,第23页,3.结算方式科目设置,结算方式：能够输入结算方式编号，也能够输入结算方式名称，还能够经过参考输入。,币种：能够输入币种名称，还能够经过下拉框选择输入。,科目：能够输入科目编号，也能够输入科目名称，还能够经过参考输入。,8.2 应付账款管理系统初始化,第24页,4.账龄区间设置,序号：序号由系统生成，从01开始，不能修改。序号为01区间由系统自动生成，不能修改、删除。,总天数：直接输入该区间截止天数。,起始天数截止天数：系统会依据输入天数自动生成对应区间。,8.2 应付账款管理系统初始化,第25页,5.报警级别设置,序号：序号由系统生成，从01开始。序号为01区间由系统自动生成，您不能修改、删除。,级别名称：直接输入级别名称，能够采取编号或者您喜欢任何形式，注意名称最好能够上下对应。,比率：直接输入该区间比率。,起止比率：系统会依据输入比率自动生成对应区间。,8.2 应付账款管理系统初始化,第26页,6.单据类型设置,单据类型设置指用户将自已往来业务与单据类型建立对应关系工作，到达快速处理业务以及进行分类汇总、查询、分析效果。,系统提供了发票和应付单两大类型单据。,假如同时使用采购系统，则发票类型包含采购专用发票、普通发票、运费发票和废旧物资收购凭证等。假如单独使用应付系统，则发票类型只包含前两种。发票是系统默认类型，不能修改删除。,应付单统计采购业务之外应付款情况。能够将应付单划分为不一样类型，以区分应付货款之外其它应付款。比如，能够将应付单分为应付费用款、应付利息款、应付罚款、其它应付款等。,第27页,第28页,7.期初余额录入,经过期初余额功效，用户可将正式启用账套前全部应付业务数据录入到系统中，作为期初建账数据，系统即可对其进行管理，这么既确保了数据连续性，又确保了数据完整性。,首次使用本系统时，要将上期未处理完全单据都录入到本系统，方便于以后处理。进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全单据转成为下一年度期初余额。在下一年度第一个会计期间里，能够进行期初余额调整。,8.2 应付账款管理系统初始化,第29页,第30页,日常业务处理,应付处理,票据处理,核销处理,制单,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第31页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,一、应付处理,1.单据处理,应付单据处理主要是对应付单据,（采购发票、应付单）,进行管理，包含应付单据录入、审核。依据业务模型不一样，能够处理单据类型也不一样：,假如同时使用应付款管理系统和采购系统，则发票由采购系统录入，在本系统能够对这些单据进行审核、弃审查询、核销、制单等功效。此时，在本系统需要录入单据仅限于应付单。,假如没有使用采购系统，则各类发票和应付单均应在本系统录入。,第32页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第33页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第34页,2.核销处理,指用户日常进行付款核销应付款工作。单据,核销作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付,款核销统计，监督应付款及时核销，加强往来款项,管理。,手工核销，用户手工确定系统内付款与应付款对应关系，选择进行核销。经过本功效能够依据查询条件选择需要核销单据，然后手工核销，加强了往来款项核销灵活性。,自动核销，系统自动确定系统内付款与应付款对应关系，选择进行核销经过本功效能够依据查询条件选择需要核销单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销效率性。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第35页,第36页,3.转账处理,在日常处理中，往来业务会发生，一笔预付款冲,抵一笔应付款情况，也可能该客户即是供给商又,可能是销售客户，发生应收款和应付款相抵销情,况，及红字发票与兰字发票对冲情况,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第37页,（1）应付冲应付,指将一家供给商应付款转到另一家供给商中。经过应付冲应付功效将应付账款在供给商之间进行转入、转出，实现应付业务调整，处理应付款业务在不一样供给商间入错户或合并户问题。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第38页,第39页,（2）预付冲应付,每一笔应付款转账金额不能大于其余额。,应付款转账金额累计应该等于预付款转账金额累计。,也能够使用分摊按钮对当前各单据转账金额依据输入转账总金额进行分摊和取消分摊处理。,不论是手工输入单据转账金额还是自动分摊添入转账金额，均不能大于该单据余额。,最终确认转账金额以单据上输入转账金额为准。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第40页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第41页,（3）应付冲应收,用某客户应收账款，冲抵某供给商应付款项。系统经过应收冲应付功效将应付款业务在客户和供给商之间进行转账，实现应付业务调整，进行应收债权与应付债务冲抵。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第42页,第43页,二、票,据管理,一个企业普通情况下都有应付票据，本系统含有,强大票据管理功效。能够在此对银行承兑汇票和商,业承兑进行管理，统计票据详细信息、统计票据处,理，包含票据贴现、背书、计息、结算、转出等情,况。不过注意假如要实现在本系统进行票据登记簿管,理，必须将应付票据科目设置为有供给商往来辅助核,算科目。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第44页,第45页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,三、制 单,1.制单,在前述各功能操作后，有许多地方系统都会询问是否立即制单，可以选择立即制单，也可认为了快速地、成批地生成凭证，使用制单功能进行批处理制单，以生成凭证向账务系统传递，由账务系统登记会计总账与明细账。（制单之前必须先审核）,第46页,第47页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,注意:,能够点击全选按钮，选择全部单据，这时，全部单据序号是从1开始次序排列，点击合并按钮，则全部单据序号相同。,假如同时使用了总账系统，所输入制单日期应该满足总账制单日期要求:即大于同月同凭证类别日期。,一张原始单据制单并保留后，将不能再次制单。假如事先没有定义控制科目，则不能生成凭证。假如在退出凭证界面时，还有未生成凭证，则系统会提醒是否放弃对这些凭证操作。假如选择是，则系统会取消本此对这些业务制革操作。,第48页,2.业务账表查询,业务账表查询可以进行总账、明细账和对账单查询，并能实现总账。,经过总账及明细账查询查看供给商、供给商分类、地区分类、部门、业务员、存货、存货分类在一定时间研发生应付账款余额及明细情况。,如果没有选择按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项，也不能明细到产品。对账单可以获得一定时间内各客户、部门、业务员对账单，并生成对应催款单。其中函证信息是指在打印对账单时，需要说明信息。可认为空。,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,第49页,第50页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,3.统计分析,经过统计分析，能够按用户定义账龄区间，进行一定时间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析，了解各个应付款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应付款、付款及往来情况、能及时发觉问题，加强对往来款项动态监督管理。,应付账龄分析,：分析一定时期内各个账龄区间应付款情况。,付款账款分析,：分析一定时期内各个账龄区间付款情况。,付款预测,：您能够在此预测一下未来某一段日期范围内，供给商、部门或业务员等对象付款情况，而且提供比较全方面预测对象、显示格式。,欠款分析,：您能够在此分析截止到某一日期，供给商、部门或业务员欠款金额，以及欠款组成情况。,第51页,第52页,7.3 应付账款管理系统日常业务处理,4.科目账表查询,科目账表查询包含科目余额表查询和科目明细表查询，而且能够经过“总账”和“明细”两个功效键进行联查。实现总账明细账凭证查询。以余额查询为例，余额查询用于查询供给商往来科目各个客户期初余额、本期借方发生额累计、本期贷方发生额累计、期末余额。它包含科目余额表、客户余额表、三栏式余额表、业务员余额表、客户分类余额表、部门余额表、项目余额表，地域分类余额表等查询方式。,第53页,第54页,应付账款系统月末处理,汇兑损益,结账,7.4 应付账款管理系统月末处理,第55页,7.4 应付账款管理系统月末处理,一、汇兑损益,假如供给商往来有外币核实，且在总账中“账簿选项“选取供给商往来由应付系统核实，则应在此计算外币单据汇兑损益。系统提供两种汇兑损益处理方法:月末计算汇兑损益;单据结请时计算汇兑损益。在使用本功效之前，应首先在系统选项中选择汇兑损益处理方法。,第56页,第57页,7.4 应付账款管理系统月末处理,二、结账,在进行了上述全部处理后，假如已经确认本月各项处理已经结束，能够选择执行月末结账功效，当执行了月末结账功效后，该月将不能再进行任何处理。假如启用了采购系统，采购系统结账后，应付系统才能结账。,第58页,第59页,7.4 应付账款管理系统月末处理,注意：,应付款管理系统与采购管理系统集成使用，应在采购管理系统结账后，才能对应付款系统进行结账处理。,当选项中设置审核日期为单据日期时，本月单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核。,当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样能够进行月结处理。,假如本月结算单还有未审核，不能结账。,当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检验当月有未制单统计时不能进行月结处理。,第60页,7.4 应付账款管理系统月末处理,当选项中设置月结时不用检验是否全部制单，则不论当月有没有未制单统计，均能够进行月结处理。,假如是本年度最终一个期间结账，提议将本年度进行全部核销、转账等处理全部制单。,假如是本年度最终一个期间结账，提议本年度外币余额为0单据本币余额结转为0。,假如这个月前一个月没有结账，则本月不能结账。,一次只能选择一个月进行结账。,第61页,