秘书文档管理课件项目二.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,项目二 行文制度,项目目标,任务导向,技能训练,技能训练,P16,页,项目目标,1,知识点,行文关系的分类,行文方向的确定,行文方式的选择,行文规则的主要内容,2,技能要求,能够明确本组织与其他社会组织之间的行文关系,能够根据不同的行文关系确定行文方向，选择恰当的行文方式,能够按照行文规则的要求行文,任务导向,四、行文规则,一、行文关系,二、行文方向,三、行文方式,一、行文关系,1.,隶属关系,2.,非隶属关系,（,1,）行政隶属关系,（,1,）平行关系,（,2,）不相隶属关系,（,2,）业务指导关系,二、行文方向,（一）下行文,（二）上行文,（三）平行文,（四）泛行文,（一）下行文,下行文，就是指具有隶属关系的上级领导机关向所属下级机关的行文，通常用于上级机关对下级机关的公务活动进行领导、指导或下达有关工作任务，告知某些事项。,在行政公文中，下行文的文种居绝大多数。如命令、决定、通知、通告、批复等，都属于下行文。,（二）上行文,上行文，就是指具有隶属关系的下级机关对所属上级机关的行文，通常用于下级机关向上级机关请示问题，报告工作情况等。,在行政公文中，上行文的文种数量较少，较常用的主要有请示和报告,。,（三）平行文,平行文，就是指没有隶属关系的社会组织之间的行文，通常用于没有隶属关系的社会组织之间相互联系事情、商洽工作。,在行政公文中，平行文的文种数量也比较少，最常用的就是函。,（四）泛行文,泛行文，就是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定。,在行政公文中，泛行文的文种数量也比较少，如公告等。,三、行文方式,1.,逐级行文,2.,越级行文,3.,多级行文,4.,普发行文,5.,联合行文,6.,横向行文,7.,转发行文,8.,授权行文,1.逐级行文,逐级行文是指上级向直接下级主送文件，下级收文后根据要求再向其直接下级主送文件；或是下级向直接上级主送文件，上级收文后根据需要再向其直接上级主送文件的行文方式，即逐级下达或逐级上传文件逐级行文是最基本的行文方式，无论是向下发布“命令（令）”、传达“通知”，还是向上“请示”、“报告”，正常情况下都必须采用这一方式，它是维系正常的工作秩序，保持政令畅通、信息无阻的基本前提。,2.,越级行文,越级行文只能在某些特定的情况下使用，通常指：,（,6,）领导机关越级了解情况、调查研究，或直接与基层单位联系一般公务,（,1,）突发性的天灾人祸,（,3,）与直接上级有争议,（,4,）对直接上级的举报、揭发,（,5,）不涉及直接上级的职权范围而与间接上级的职能有关的事项,（,2,）直接上级不作为,（,7,）相关单位直接向领导机关汇报情况，答复垂询等,3.多级行文,多级行文是指上级机关将文件同时主送直接下级和间接下级，或是下级机关将文件同时主送直接上级和间接上级的行文方式。,向下多级行文是很常见的，如国务院文件中有些文件是同时发到省、市、县各级人民政府的。需要注意的是主送机关的排列顺序，应将直接下级排在前，间接下级排在后；同级机关之间用“、”分开，不同级机关之间用“，”分开。,向上多级行文不常用。使用时，往往是因为问题重大，需同时报请直接上级和更高领导机关并需得到两级上级的批示时才使用。当然，向上多级行文不同于越级行文，它要将两个上级机关并列主送，但要将直接上级排在前面，间接上级排在后面，中间用“并报”连接，如县政府向省政府行文并报国务院。,4.,普发行文,又称为“直达基层组织和群众的行文”，即将文件直接发向各基层组织或群众的行文方式。这类文件通常是较高级别的党政机关颁发法规制度和宣传教育类文件，发放面大量广，且不属于保密范围，并期望尽快和最大范围地让基层各级组织和群众知晓，所以一般借助媒体或采用宣讲、登报、张贴等形式广为传达，如公告、通告等。这种“经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等的效力”（,办法,第四十七条），因此，凡与文件内容有关的单位和群众均可依据执行。,5.联合行文,联合行文即两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文的行文方式。,6.横向行文,横向行文即同一系统内的同级机关之间或者跨系统的机关之间用平行文种直接收、发文件的行文方式。,凡同级机关或不相隶属的机关之间需要商洽工作、询问或答复问题、请求批准或答复审批事项，均不必考虑各自单位的级别和所属系统，都可跨组织、跨系统、跨地区直接向对方单位发“函”。,7.转发行文,转发行文是指一个机关（单位）转发其他机关（单位）的文件，可分为批转和直转两种情况。,1,批转,批转，是指上级机关批示并转发下级机关的来文，重点在“批”上。通常情况下，上级机关是应下级机关的请求而批转文件。批转行文具有权威性，文件一经批转，就代表批转机关的权威和意见。,2,直转,直转，是指一个机关直接转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的来文，重点在“转”字上。直接转发，可以是应来文机关的要求而转发，也可以由转发机关根据需要而主动转发。,8.,授权行文,授权行文是指通过委托授权，由其他机关或个人代表本机关、本部门对外行文。具体有三种情况：,1,授权新闻机构行文,如我国新华社经我国政府授权向国内外发布公告。,2,授权律师行文,如一些企事业单位授权律师公开发表声明。,3,授权秘书部门行文,如党政机关的办公部门根据授权向下级党政机关行文。,四、行文规则,（一）确有必要，注重效用,（二）一般不能越级,（三）联合行文应级别相同,（四）分清主送和抄送,（五）请示要“一文一事”,（六）,“,报告”不得夹带请示事项,（七）不能直送领导者个人,（八）报刊发布视作正式公文,（一）确有必要，注重效用,这是公文处理基本原则在行文中的具体体现，也是国家行政机关行文的总原则。这一规则要求：制发文件应从实际需要出发，内容已被综合文件包含了的不再制发文件；可以用电话或其他方式解决问题的不发文件；能发短文件解决问题的不发长文件；可发可不发的文件坚决不发；内容相同或相似的文件可适当合并。,（二）一般不能越级,一般情况下，各级机关应按隶属关系和职权范围逐级行文。属于特殊情况需要越级行文时，也应当尽可能地抄送给被越过的直接机关。,（三）联合行文应级别相同,在实际工作中，有许多工作牵涉两个或两个以上机关，需要共同解决，这就需要联合行文。联合行文时，需要特别注意的是，联合行文的机关必须级别相同。四）分清主送和抄送,机关行文都要有一定的行文对象，主要的行文对象就是主送机关，主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关就是抄送机关。,1,主送机关的确定,行文时，应当根据公文内容、行文关系及职权范围确定主送机关。上行文应当坚持一个主送机关的做法，不能多头主送。因为多头主送往往会造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。,2,抄送机关的确定,（,1,）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；,（,2,）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；,（五）请示要“一文一事”,即一篇请示公文所提出的请示事项，必须在性质上是单一的。,“请示”要求一文一事，主要是为了更好更快地解决实际工作中的问题。从文书管理的角度来看，一文多事也不便于机关文书部门按问题特征对公文进行整理归档，往往给日后的档案管理和查考利用带来困难。,（六）“报告”不得夹带请示事项,这是提高工作效率的需要。,报告是“阅件“，不需要批复，而请示是“办件”，需要批复，两者混杂，很容易误事。,（七）不能直送领导者个人,一般情况下，下级机关向上级机关的行文，不能直接送给上级机关的领导者本人。这是因为，代表上级机关行使职权的，往往是一个决策群体，即领导班子，而不是某个领导者个人，把公文直接送给某个领导者本人，往往会因为公文处理程序的错乱而耽误事情。,（八）报刊发布视作正式公文,经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。,