秘书文档管理课件项目五.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,项目五 发文办理程序,项目目标,任务导向,技能训练,项目目标,1,知识点,发文处理程序各环节的内容及其工作要求,2,技能要求,能够准确无误地按照发文处理程序办理发文,任务导向,一、草拟,二、发文审核,三、签发,四、复核,五、编号,六、缮印,七、用印或签署,八、发文登记,九、分发,一、草拟,（一）草拟的含义,（二）草拟的程序,（一）草拟的含义,草拟即有关人员根据领导的授意或者工作的需要起草撰写公文的初稿，是整个发文办理过程的第一个环节。,（二）草拟的程序,1,交拟,2,起草,1,交拟,交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。这些任务包括本机关、单位（含会议的组织者）的主动发文和作为收文承办的被动发文。交拟的重点是行文目的、依据、对象、指导思想和具体要求。,2起草,根据,办法,规定，起草文稿应当做到：,第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定。,第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨。,第三，正确确定公文的文种。,第四，紧急公文应当说明原因，并根据实际需要确定紧急程度。,第五，人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,第六，正确使用结构层次序数。,第七，应当使用国家法定计量单位。,第八，文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,第九，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,二、发文审核,（一）发文审核的含义,（二）发文审核的主体,（三）发文审核的要求,（四）审核意见的标注,（一）发文审核的含义,发文审核又称核稿，是指在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定,。,（二）发文审核的主体,机关、单位的所有文稿在领导签发之前均应由文秘部门进行严格的审核把关。,一般来说，文稿的审核工作由文秘部门负责人负责，一般文件也可以指定经验丰富、各方面素质都较高又有较高文字水平的秘书人员来负责把关。,（三）发文审核的要求,发文审核主要是把好“三关”：,第一，把好内容关。要查文稿的基本精神是否符合党和国家的方针、政策和有关的法律、法规以及上级的有关指示；查政策界限是否明确，提法是否同已发布的公文相衔接；查文稿中提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；查涉及其他部门的措施、办法是否经过协商、会签等。,第二，把好文字关，要查文字语言的表述是否概念准确、条理清楚、语法规范、简明扼要；查有否错别字，标点符号的使用是否得当等。,第三、把好体式关。要查文种使用是否恰当，公文格式是否正确，秘密等级、缓急时限、发文范围是否合理，查发文机关和收文机关的关系处理是否恰当，抄送机关中是否有滥抄、滥送、漏抄、漏送的现象等。,（四）审核意见的标注,审核完毕，审核人应在发文稿纸的审核部门意见栏内填写审核意见，并签注姓名与日期。经审核后，修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发。,三、签发,（一）签发的含义,（二）签发的原则,（三）签发的方法,（一）签发的含义,签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸的签发意见栏中签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。,签发是发文处理过程中最重要的一个程序。文稿一经签发即成定稿，办理人员无权改动。,（二）签发的原则,第一，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发，并在眉首部分标注签发人姓名；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,第二，由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领导人核签或加签，或者报请领导人签发。,第三，经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或者办公厅（室）主任签发。,第四，与其他机关单位联合发文，应与有关机关单位会签。党政联合发文，凡属政府主管的工作事项，先由政府领导人签发，再送党委按规定审核后发文。,（,三）签发的方法,签发时应在发文稿纸的签发栏内写明意见，如“发”、“印发”、“抄发”、“急发”等，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明“代签”字样。,四、复核,即发文办理过程中的第二次审核，它是在文件正式印制前由文秘部门对发文的复查审核。,办法,第二十九条规定了复核的重点是：“审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等”。,五、,编号,经复核后的定稿应由秘书部门统一编排发文字号和份数序号等。,办法,第十条规定：联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。此外，文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。,六、缮印,（一）缮印的含义,（二）缮印的程序,（一）缮印的含义,缮印，是根据发文定稿制成文件正本的过程。“缮”指缮写誊清，即制出文件的清样；“印”指印制，有打印、铅印、胶印、复印等方式。,（,二）缮印的程序,缮印包括了印制校样、校对、批量印刷等三个具体环节，应注意以下问题：,第一，必须忠实于经过审核签发的定稿，不允许随意改动原稿的文字、标点符号、格式，也不允许调换原稿的段落。,第二，仔细校对。一是初校与复校相结合。二是校改标志准确醒目。,第三，版面设计要美观大方。,第四，缮印过程中应注意做好保密工作，不得让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件。,第五，建立相应的缮印程序登记制度。,第六，缮印程序结束后，公文的签发稿要与存本（用于存档备查的公文正式文本）一起整理归档。,七、,用印或签署,（一）用印,（二）签署,（,一）用印,用印，是指在印制出来的文件上盖上发文机关的印章。用印是文件生效的标志。一般情况下，用印需注意以下几点：,第一，用印必须经有关负责人批准，并由掌管机关印章的专门人员经手进行。,第二，用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定稿相符，否则不得用印。,第三，用印时，印面要端正清晰，用印的位置要正确，要严格按照,国家行政机关公文格式,的规定用印。,第四，要根据发文的印数核实用印的份数，超过印数的不能用印；要防止将印章错盖在漏印的空白纸上。,第五，送印刷厂印制的文件，如需套印机关印章时，应派专人送取。,第六，通过报刊等发布文件时，签发稿上应加盖印章。,（二）签署,签署，是指在印制出来的文件上由领导人亲笔书写自己的姓名或者由秘书人员加盖领导人手书体签名章。,签署的效力和用印是一样的，凡是根据,办法,的规定经过签署的公文，如命令、议案、一部分函件等，就不需要再加盖公章。,八、发文登记,（一）发文登记的含义,发文登记，是指在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。,（二）发文登记的形式,发文登记的形式主要是簿册式，其常见样式如下：,顺序号,发文,日期,发文字号,密级,文件标题,发往,单位,份数,归档,情况,备注,九、分发,（一）分发的含义,分发，是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。,（二）分发的工作内容,分发环节的工作内容有书写封面、装入文件、封口和发送。,（三）分发的具体要求,1.,确认份数无误。要确认总共需要发出的文件份数和现有的文件份数是否一致。,2.,文件封套的封面书写必须清楚、明白、正确。,3.,文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。,4.,文件发送要按照文件自身的情况选择不同的渠道。,技能训练,P54,页,