秘书文档管理课件项目六.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,项目六 归档文件的整理,项目目标,任务导向,技能训练,项目目标,1,知识点,归档文件整理的原则,归档文件的分类,归档文件的排列,2,技能要求,初步掌握归档文件整理的要领,任务导向,一、,归档文件整理的意义,二、,归档文件整理的原则,三、归,档文件整理的组织工作,四、,归档文件的整理,一、归档文件整理的定义,归档文件整理，是“将立档单位在其职能活动,中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存,的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、,分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过,程”。,二、归档文件整理的原则,一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,（二）区分不同价值,（三）便于保管利用,三、,归档文件整理的组织工作,（一）确定整理环节,1,集中式,2,分散式,3,集中与分散结合式,（二）重视归档文件的平时积累,1,严格收发文登记,2,及时收集,3,严格检查,4,随办随归,5,妥善管理,（三）建立相关制度,（四）加强整理工作的指导、监督与检查。,四、归档文件的整理,（一）整理单位,就是以“件”的整理单位，进行文件级整理。一,般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一,件，原件与原制件为一件，转发文与被转发,文为一件，报表、名册、图册（本）为一,件，来文与复文为一件。,（二）文件修整,文件修整一般包括对破损文件进行修校，对,字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文,件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折,叠等。,（三）文件装订,文件装订前首先必须对它们进行排序。装订前应将“件”内的,各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用,左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将,左、下侧对齐。,装订方式：一是线装。线装无疑是最好的选择。二是包角式。,是一种比较方便的做法，三是粘接。采用浆糊及胶水粘贴的,方法。四是使用变形材料装订。如采用不锈钢夹、燕尾夹、,不锈钢订书钉进行装订。五是短期中可采用普通订书钉装订,（保持收发文原样）。但进馆单位不能采用不锈钢夹、燕尾,夹、订书钉等金属制品装订。,（四）归档文件的分类,1,年度分类法,年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进,行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法。,（,1,）文件有多个时间特征，以签发日期（落款日期）为准。,（,2,）跨年度形成的文件，分类时也归入办结年度。,（,3,）几份文件作为一件时，统一以排在前的文件的日期为准,（,4,）文件没有标注日期要想办法推准文件日期，不能不写日期。,2,机构分类法,机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单,位对归档文件分类。采用机构分类法时，机构名称就是类名。,机构的排列顺序，一般是领导机构、综合性机构排在最前,面，再依次排列各业务部门。,采用机构分类法，要注意：发文是以哪个机构名义发的文就,归入哪个机构中；发文是由几个机构共同办理的，应归入主,办机构；以机关名义发的文，但这个文纯属于业务部门的文,件，应归入业务部门类中。,3,问题分类法,问题分类法就是按照文件内容所说明的问题,对归档文件分类。采用问题分类法，可以避,免或减少同类问题文件分散的现象，便于按,专题查找和利用档案。,4,保管期限分类法,保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进,行分类。,档案保管期限分为两种，即永久和定期。凡是反映本机关主,要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本,机关、国家建设、历史研究有长远利用价值的文件材料，划,为永久保管。凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内,对本单位工作有查考利用价值的文件材料，划为定期保管。,定期又分,30,年和,10,年。,5,复式分类法,在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类,工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少,见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类,法。,复式分类法不限定年度、保管期限、机构、问题在组合时的,先后顺序，但对,4,种分类方法的可选择性作出了规定。其,中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具,备，也就是说任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管,期限进行。机构、问题作为选择项。,（五）归档文件的排列,归档文件的排列是指归档文件以件为单位，在分类方案的最,低一级类目内、按照事由结合时间、重要程度排列。,归档文件的排列方法：同一事由的归档文件，按文件形成时,间的先后顺序排列；不同事由的归档文件，按不同事由形成,时间的先后顺序排列；根据实际需要，也可按责任者或承办,部门分别集中，或按不同问题分别集中排列；会议文件、统,计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料,等要分别集中排列；对于未能按规定时间归档，且具有保存,价值的文件材料,应排列在相应类别的最后。,（六）归档文件的编号,归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位,置标识为符号，并以归档章的形式在归档文,件上注明。编号是编目工作的起点和基础，,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的,成果。,（七）归档文件的编目,归档文件在编好件号以后就应按照件号顺序编制归档文件目,录。归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、,文号、题名、日期、页数、备注等项目。,1,件号,件号包括室编号和馆编号两种。在机关档案部门整理归档文,件时编制的目录中，件号是指编件号，应填写室编件号以求,与档案室整理体系相吻合。档案进馆前经过鉴定、整理后，,如果整理体系变动不大，则此时的件号成为馆编件号；如果,变动较大，则应另行编制件号，成为馆编件号。,2,责任者,责任者是指文件的组织或个人，即文件的发文机关。,3,文号,文号即发文字号，是由发文机关按发文次序编制的,顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。,4,题名,题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主,题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。,5,日期,日期即文件的形成时间。填写日期应以,8,位阿拉伯数字标注,年月日。,6,页数,页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。来文与复,文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各,文件页数相加作为该件的页数。如请示,4,页，批复,1,页，作为,一件时，该件应为,5,页。,7,备注,备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、,缺损、修改、补充、移出、销毁等等。,（八）归档文件的装盒,装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、,填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等,工作内容。不是同一保管期限的不能装在一,个盒里。档案盒只是归档文件的装具，不具,备保管单位的作用。,技能训练,P69,页,