秘书管理与实务项目十六.pptx

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015-5-13,#,单击此处编辑母版标题样式,提升秘书理论素养,项目十六,目录,任务一,回眸秘书职业发展,任务二,演绎与归纳秘书工作原理,任务三,探索中外秘书异同,提升秘书理论素养,项目十六,知识目标,了解秘书职业发展的历程和特征。,了解秘书工作原理。,能比较中外秘书工作要求的异同。,提升秘书理论素养,项目十六,能力目标,能关注秘书职业发展的趋势，与时俱进，提高秘书的全面素养。,能根据秘书工作原理正确处理秘书事务。,能上网查阅并列表分析比较中外秘书异同。,回眸秘书职业发展,任务一,一、理论知识,(,一,),我国秘书工作的起源和发展1,我国古代秘书工作,2,民国时期我国秘书工作,3,新中国成立以来的秘书工作,回眸秘书职业发展,任务一,一、理论知识,(,二,),国外秘书工作的起源和发展,1,欧美国家秘书工作的起源和发展,2,国外秘书职业的发展趋势,回眸秘书职业发展,任务一,一、理论知识,(,三,),秘书职业的特征,1,服务性,2,年轻化,3,年轻化,4,女性化,回眸秘书职业发展,任务一,二、任务描述,小高是某电力设备集团总经理办公室的秘书。在秘书岗位上工作了五年，小高已经锻炼成长为一名出色的秘书。他对秘书工作也从懵懵懂懂变得很专业很熟练，他发自内心地热爱秘书工作。他工作努力、任劳任怨、机敏灵活，得到集团领导的肯定。随着原办公室主任到集团某部门担任负责人，小高被提拔为集团总经理办公室主任。最近，集团在省内各地市设立了分公司，为了使分公司的办公室工作更加规范，集团领导要求小高组织一次分公司秘书培训，培训对象为各分公司新入职的办公室秘书。目的是帮助新秘书了解秘书职业，正确认识秘书职业，以便更好地做好秘书工作。领导希望小高作为主讲人。小高接到任务后，认真地思考起,:,自己做了这么多的秘书，有很多体会与经验，但现在让他来上课，他想有必要对前五年的秘书工作作一次总结，将这些经验上升到理论的层面。,回眸秘书职业发展,任务一,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务一,:,介绍秘书工作的起源和发展。,回眸秘书职业发展,任务一,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务二,:,“我对秘书职业的理解”主题演讲。,回眸秘书职业发展,任务一,四、相关链接,(,一,),秘书职业发展新趋势,1,职业化,2,专业化,3,科技化,回眸秘书职业发展,任务一,四、相关链接,(,二,),案例,选择做私人秘书,小林是某重点大学文秘专业的学生。她学习好，每年都获得奖学金；工作能力强，是学生会组织部部长；爱好广泛，摄影、唱歌、跳舞都不错。毕业时同学们各显神通，为自己谋求一份好的职业。同学们最希望能考取公务员进去国家机关做秘书或者是到大型企事业单位做秘书。同学们认为以小林的条件，应该不愁找不到好工作。出乎大家意外的是，小林最终选择做某知名学者的私人秘书，负责处理学者日常工作事务。尽管同学们不理解，小林却不后悔自己的选择，她觉得学者待人宽厚，自己待遇不错，在学者身边受到良好的熏陶，经常跟随出访和讲学，开阔了自己的眼界。,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,一、理论知识,(,一,),秘书工作规律,1,秘书工作的一般规律,2,秘书工作的特殊规律,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,一、理论知识,(,二,),秘书工作原理,1,辅助决策,2,综合服务,3,实事求是,4,追求工作效率,5,注意安全保密,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,二、任务描述,材料一：肖明是南方某大型国企集团总部办公室的一名精干的秘书。他工作积极主动，手腿勤快。该集团每年,12,月份要召开一次员工代表大会，代表来自在全国各地的分公司，人数比较多，食宿安排难度大。肖明不等领导指示，提前着手会议准备工作，事先到有关宾馆调查摸底、综合分析，提供了,3,个会议方案呈报领导决策参考。等领导一批准，他就一一实施落实。在接待工作中，逐项落实到人，环环相扣，使会议获得圆满成功，得到了代表的夸奖，领导的表扬。在平时的工作中，肖明还养成了一个习惯，空闲时爱上网查找和浏览与本集团业务相关的资讯，有价值的就存储下来，分类收藏。一旦领导需要哪方面的参考资料，他总能很快提供给领导决策参考。因此，总经理很赏识他，外出参加一些重要的活动总爱带上他。一次，总经理要到北京参加一个重要的国际合作洽谈会，需要去一周的时间，要求肖明一起去。尽管肖明心里很为难，因为他的妻子正怀着八个月的身孕，母亲又患病住院，急需他照顾，但他最终还是以工作为主，请来亲戚帮忙，自己陪同总经理出差一周。总经理事后知道了他的家庭情况，也很感动。,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,二、任务描述,材料二：秘书肖明一天的工作很忙，这是他某一天的工作情况：上午他提前,15,分钟到达公司，先打开总经理办公室的窗户通风，把空调调到适宜的温度和湿度，把地面打扫干净。接着，开始整理总经理的书桌（已得到总经理的同意），依据领导的习惯整理、摆放好文件，擦拭好桌面。然后回到自己的办公室，快速清理好自己的办公室，开始一天的工作。上班时间一到，总经理走了进来，肖明赶紧起身问候。接着走进茶水间沏好一杯总经理爱喝的红茶，放到总经理的办公桌上。然后回到自己的办公室拿来一天工作安排表，呈送给总经理，并把当天的主要活动说了一下。总经理交给肖明一封信让他当天上午寄出，并交代他把一份商业合同打印出来。一会儿，总经理叫肖明将全国同行业中十大公司最近五年内每年的销售额、利润额等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。上午九点半，总经理询问肖明下午接待加拿大,A,公司高层代表团来访工作都准备好了没有。肖明告知都准备好了，并做了简要汇报。十一点四十分，肖明告诉总经理，午宴准备就绪，可以开餐。上午十点到十一点半，公司召开新的促销方案讨论会，肖明要做会议记录。下午两点到四点，,A,公司高层代表团来访，由各部门经理陪同参观考察。肖明安排、落实欢迎晚宴的各项准备工作。五点肖明把总经理已经审核过的欢迎晚宴上发言稿打印出来。晚六点半到八点半，欢迎晚宴。欢迎晚宴后肖明和司机一起把总经理送回家再回到自己家里，结束了一天的工作。,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,二、任务描述,材料三：叶娟是环宇外贸公司的秘书。有一天，国外,M,公司的代表在到公司参观之余，走进他的办公室。外商一眼看到了他办公桌上放着的一份客户资料，外商问：“这是一个什么样的客户？是你们产品的加工客户吗？”。叶娟赶紧把客户资料放进抽屉，说“先生，对不起，这个我不能说。”外商说：“你不说我可以理解。我的公司和你的公司正在谈一个合作项目，我们将会是很好的合作伙伴。”外商又随口问“小叶，你们王总住在哪里？”叶娟回答：“这个我也不知道”。外商很快就走了。叶娟开始准备与,M,公司的合同。公司和,M,公司已经达成了合作意向，基本确定了合作条款。这时，大学宿友吴萍打来电话。吴萍在另一家外贸公司工作，两家公司还是同行。在一阵寒暄后，吴萍说他最近很郁闷，工作不顺心。叶娟听后，有点得意地说，自己做得还行，最近协助王总与国外,M,公司的一家公司谈成了一笔大生意，可以为公司盈利数百万元。马上就要签合同了。,三天后，当叶娟和王总兴冲冲地前往,M,公司中国办事处签订合同时，却被告知,M,公司已经和吴萍所在的公司签订了合同，价位低于环宇公司。,M,公司眼看到手的机会就这样消失了，叶娟后悔死了。,演绎与归纳秘书工作原理,任务二,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务,:,透过现象找出秘书工作规律。,探索中外秘书异同,任务三,一、理论知识,(,一,),中外秘书的相同之处,1,秘书工作的性质相同,2,秘书工作的内容具有相似性,3,中外秘书对秘书的工作能力素质的要求相似,4,中外秘书对秘书的人际协调能力都有较高的要求,5,秘书工作的发展趋势相同,6,秘书工作改革的方向相同,探索中外秘书异同,任务三,一、理论知识,(,二,),中外秘书的差异之处,1,秘书社会角色认知的差异,2,秘书具体的工作方式不同,3,秘书职业思想文化背景的差异,4,秘书工作的制度建设不同,5,对秘书的能力要求不同,6,秘书协调地位的不同,探索中外秘书异同,任务三,二、任务描述,材料一：陈颖是个青春靓丽、聪明能干的女孩，大学学的是涉外文秘专业。大学毕业后，应聘进入了一家知名的大型私企工作，担任前台接待员。凭着扎实的专业基础和勤奋努力、团结协作的工作态度，几年时间，她的工作职位先后变为办公室文员总经理秘书。她的工作能力得到了领导赞赏和同事的认可。尽管工作得心应手、体面风光，但她心里却有些不快和担忧。一是，每次参加公司应酬，客人一听说她是总经理的秘书，总是称赞她是“一道靓丽的风景”，似乎她就是一个“花瓶”。实际上公司里比她漂亮的女孩很多，总经理完全是看中她的聪明能干。她的个人问题也因秘书职业受到影响，相了几次亲都不成功，对方都比较介意她是总经理秘书。,探索中外秘书异同,任务三,二、任务描述,二是，大家都认为秘书是吃青春饭的职业，她年近三十了，不知道是否要放弃自己喜爱的秘书职业。正在犹豫时，公司拟拓展海外市场，决定在美国成立北美地区办事处。由于陈颖精通英语，被派往美国，担任办事处办公室主任。在美国工作，陈颖需要和很多企业、部门打交道。当对方知道她是秘书，都很尊敬她，言辞中充满了敬佩。在她打交道的美国的大公司里，她也很难看到年轻的女秘书，越是级别高的部门，秘书的年龄就越大，多是四十多岁、有教养、有经验的职业女性。因此，尽管工作比国内更加繁忙，但她心里感到特别的轻松，也更加热爱秘书工作，并对秘书职业充满信心。不久，她也在美国找到了情投意合的男朋友。,探索中外秘书异同,任务三,二、任务描述,材料二：欧阳倩是上海某德资纺织机械设备公司的老总瑞特的秘书，她在这个管理很严的公司中，工作一直兢兢业业，协助老总成功做了一些不小的业务后，得到了老总的嘉奖，提了工资，老总也很信任她。一次，温州一家纺织企业和他们公司签订了合同并付了定金，欲购买一套价值,200,万元的德国生产的新型流水线设备。按照客户要求，要在六天内把设备的散件准备妥当，运到温州安装。老总把任务交给欧阳倩，让她带着一个德国专家、四个中国技术员到温州。所有设备如期运到温州进入车间，开始了安装工作。德国专家和技术员一连三天工作到下午三点就收工，慢悠悠的。温州厂方急等设备投入使用，便催欧阳倩让他们早日完工。并提出愿意支付提前调试的额外佣金。欧阳倩把客户的要求转告德国专家，德国专家却无动于衷，说安装进度是公司规定的，绝不能擅自更改。仍按原计划工作，又过去了五天。,探索中外秘书异同,任务三,二、任务描述,听着客户焦虑的催促和哀求，看着德国专家的悠闲样，欧阳倩生气地要求德国专家“讲点工作效率”，专家解释说他是对客户负责。几经摩擦和催促，德国专家无奈表示“会把工作时间缩短一个星期，不过万一瑞特先生发起火来，你要负全部责任。”经过多日奋战，设备终于安装完毕，提前了一周。调试那天，检查过设备安装后，德国专家推上了大功率手柄，就在这时，只听一声巨响，数台电动机冒出了黑眼烟。由于安装时的一个小疏忽，致使,6,台电动机被烧毁，那一刻，所有人都傻眼了。事故后，公司派技术总监来进行了重装，但公司损失了,12,万元。瑞特了解了事情的经过后，对专家和技工都进行了一番怒斥和扣薪惩罚，并要开除欧阳倩，说欧阳倩辜负了他的信任。欧阳倩才明白原来安装的程序和时间都是经过精确计算的，精密安装要留时间给技工思考和调整。她流着泪向瑞特道歉。在很多同事的帮忙求情下，她保住了饭碗，但工资被降了级。,探索中外秘书异同,任务三,三、实训,(,一,),实训目的,(,二,),实训成果,(,三,),实训指导,(,四,),反思与总结,实训任务,:,网上查阅比较中英、中美秘书的异同。,