Excel：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门PPT.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Excel,：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门,1,前言：版本之争,1,上篇：数据筛选、排序与制表规范,2,下篇：公式与函数,3,后记：上网求助,4,2,版本之争,Excel 2003,：手动挡轿车,Excel 2007,、,2010,：自动挡轿车,3,版本之争,Excel 2003,的现状：,用户依然占大多数,2007,版或,2010,版的某些功能的确强过,2003,版，但基础功能却大同小异，甚至没有变化。,本报告立足基础，示例用,Excel 2003,版，但尽量不涉及版本功能。,4,数据筛选、排序与制表规范,5,引例,下表是,来访,表的一部分，有问题吗,？,6,第一宗罪,日期录入不规范,日期该如何录入？格式统一就行吗？,7,日期常见的,错误,录入方式,“点”型,以“,.”,为分隔符录入的日期。,比如：,2011.1.10,；,13.05.08,。,“空格”型,以“”为分隔符录入的日期。,比如：,2011 1 10,；,13 05 08,。,8,日期常见的,正确,录入方式,“减号”型,以“,-”,为分隔符录入的日期。,比如：,2011-1-10,；,2013-5-8,。,“正斜杠”型,以“,/”,为分隔符录入的日期。,比如：,2011/1/10,；,2013/5/8,。,示例,9,检验日期是否正确,方法：将单元格格式设置为“常规”，如果日期变为一组数字，就正确。,10,日期的本质,Excel,默认的起始日期为,1900-1-1,，代表第一天，用数字,1,表示。之后每增加一天，数字就增加,1,。,2011-1-10,距离,1900-1-1,有,40552,天，,40552+1=40553,，因此,40553,就代表了,2011-1-10,。,两个日期可以做减法，相减的结果为它们相隔的天数。,示例,11,小技巧,快捷键输入当前日期,示例,12,整改方案,日期按正确的方式录入。,整改过程,整改结果,示例,13,第二宗罪,合并单元格严重破坏了数据结构,合并单元格很工整，有什么问题吗？,往,2,行表头的危害,14,问题,1,：无法使用的排序,合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。所以排序时，会提示错误。,示例,15,问题,2,：筛选会出错,示例,16,为什么会出错,是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。,如右图，看起来,F5,：,F6,的数据内容是“*”。但其实只有,F5,有数据，,F6,对于,Excel,来说，值为空。所以，筛选所有售价为空白的数据明细，能得到三条记录。,17,小技巧,“,合并及居中”何时使用？,主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。,18,整改方案,取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。,整改过程,整改结果,示例,19,第三宗罪,数据残缺有空白,单元格没数据就不填写，不行吗？,20,真空白,VS,假空白,单元格有真空白和假空白之分。,真空白是这个单元格“真没有”数据：,该单元格从未被填写过,曾经填写的数据已经被完全删除,真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。,21,真空白,VS,假空白,假空白是这个单元格“可以有”数据。,假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据，内容为,=“”,（英文的双引号）。,这是一种空文本的概念。,示例,22,空文本与,0,值,空文本在,Excel,看来也是数据。,而在我们眼中，它是空白。,这和,0,值一样。,当单元格数值为,0,时，,Excel,也认可该单元格里有数据，只不过数值为,0,罢了。,即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。,23,最严谨的数据记录方式,在数值部分的空白单元格里,填写,0,值,在文本部分的空白单元格里,填写,相应的文本数据，“无”或“空”等,24,整改方案,空白单元格都是文本性质，均填写“无”。,方案一：,逐个单元格录入,方案二：,成片的复制、粘贴,方案三：,单元格一键批量录入,整改过程,示例,整改结果,25,小技巧,单元格一键批量录入,目的：在已经选定的多个单元格中录入相同的数据。,方法：,Ctrl+Enter,。,原理：,Ctrl,键有复制的功能；,Enter,代表单元格录入完毕。把它们组合起来，即：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。,26,小技巧,单元格一键批量录入,操作很简单，仅需三步。,第一步：选定多个单元格。,27,小技巧,单元格一键批量录入,第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容。,28,小技巧,单元格一键批量录入,第三步：压住,Ctrl,同时按,Enter,，神奇效果马上显现！,回整改方案,29,整改结果,整改结果,30,第四宗罪,多余的表头,该表头占了,2,行，有什么问题吗？,31,2,行表头的实质,第,2,行（表头第一行）只有两项内容：“性别”与“询问重点”,它们对,Excel,识别某列数据的属性没有任何帮助,实际上仅仅是文字说明！而其他部分，则用了,合并单元格,32,2,行表头的危害,奇葩的筛选！,示例,33,整改方案,取消所有的合并单元格。如果文字说明必须保留，同时为了美观，可设置“,跨列居中,”。,整改过程,示例,整改结果,34,小技巧,单元格格式之跨列居中,方法：在首个单元格输入标题，然后选中区域，调出单元格格式设置，再切换到“对齐”标签，将“水平对齐”设置为“跨列居中”。,35,小技巧,单元格格式之跨列居中,示例,回整改方案,36,整改结果,整改结果,37,制表规范,正确的数据表应满足以下条件：,一个标题行；,无合并单元格；,数据录入统一、规范；,数据区域中无空白单元格。,38,数据筛选,要求：筛选出,A,置业顾问的所有来访客户。,示例,39,数据排序,要求：按能承受的总价，由高到低对来访客户排序。,示例,40,数据排序,要求：按能承受的总价，由高到低对来访客户排序。,41,公式与函数,42,公式的概念和原则,公式：指对工作表中的数值执行计算和操作的等式。,公式必须遵循以下原则：,以等号“,=”,作为开始。,等号“,=”,之后紧接运算数和运算符。,公式由一系列数据和运算符组成。,43,公式运算数,运算数即参加运算的参数，可以是数值常量、单元格引用或函数等。,常量：直接输入的数字或文本，是不用计算的值，如,89.5,，”,#,楼”等。,单元格引用：引用某一单元格或单元格区域中的数据。,函数：包括函数及它们的参数。,44,单元格引用,分为两种：引用某个单元格,A1,；引用由一组单元格组成的数据区域,A1:B5,。,A1:B5,是指以,A1,为左上角，,B5,为右下角的单元格集合,去往文本连接运算符,45,表格的智慧,你是否遇到过，无论删除行或列还是插入行或列，,Excel,都能准确无误的计算，似乎表格的变动早在它的意料之中。,这归功于单元格引用的相对性。,46,相对引用和绝对引用,根据单元格引用的相对性，可分为相对引用,(A1),、行绝对引用,(A$1),、列绝对引用,($A1),和绝对引用,($A$1),四种情况。,它们之间的差别在于是否有“,$”,符号，以及“,$”,符号在哪里。,47符号的意义,可以理解为“锁定”，即在公式复制的过程中，不允许引用随公式所在位置的变化而变化。,48,小技巧,一键切换引用类型,示例,49,相对引用,复制或填充公式时，根据目标位置自动调节公式中的相对地址。,向右向,下复制,示例,50,绝对引用,复制或填充公式时，不改变公式中的绝对地址。,向右向,下复制,示例,51,行绝对引用,复制或填充公式时，只改变公式中的列地址，不改变行地址。,向右向,下复制,示例,52,列绝对引用,复制或填充公式时，只改变公式中的行地址，不改变列地址。,向右向,下复制,示例,53,公式运算符,是连接公式中的基本元素并完成特定计算的符号。,例如：,=,A1,+,A2,*,10000,运算符分为四类：,算术运算符,比较运算符,引用运算符,文本连接运算符,54,算术运算符,用于简单的数学计算。,常用：,+,加法,-,减法,*,乘法,/,除法,不常用：,几次方,%,百分比,-,负数,注意：,=A1+A2,，,A1,、,A2,分别指的是,A1,、,A2,单元格中的数据。,示例,55,比较运算符,用于比较两个数值的大小，并产生逻辑值,TRUE(,真,),或,FALSE(,假,),。,例如：,=,A1,A2,比较运算符包括,等于“,=”,、大于“,”,、小于“,=”,、小于等于“,0,SUM,(B1:BG),0),函数结构,嵌套函数,函数名称,参数,函数中的括号与逗号都应该是半角符号，即英文输入法下的括号与逗号。,61,函数的输入,对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,62,函数的输入,对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,63,函数的输入,对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,示例,64,函数的输入,手工输入,方法二：直接在单元格中依次输入。,正在编辑的参数会加粗显示,65,函数的输入,手工输入,方法二：直接在单元格中依次输入。,示例,66,函数示例,按指定数位四舍五入,使用,ROUND,函数按指定位数对数值进行四舍五入。,语法为：,ROUND(number,num_digits),参数,number,是需要进行四舍五入的数字；,num_digits,为指定的位数。如果参数,num_digits,大于,0,，则四舍五入到指定的小数位；如果等于,0,，则四舍五入到最接近的整数；如果小于,0,，则四舍五入到小数点左侧指定位数。,去往尾页,67,函数示例,按指定数位四舍五入,例如对数值,12.13,、,3.75,、,-3.75,、,-12.13,四舍五入。,示例,应用,房款,=,房屋单价*建筑面积。房款在合同中是需要四舍五入取整的。,示例,68,上网求助,69,上网求助,网络时代的好处：遇到疑难问题，可以在网上搜索到各种答案。,上网求助的关键在于能提出合适的问题，以及甄别有效的信息。,提问的时候，多用关键字，避免写很长的描述，关键字之间要用空格隔开。,70,上网求助示例,问题：想知道使用什么函数能实现四舍五入的功能。,解决方法：在搜索网站输入查找信息“,excel,四舍五入 函数”，就会得到许多相关的答案。然后从众多答案中找到自己觉得最靠谱的，并加以实验。,71,上网求助示例,72,上网求助示例,去函数示例,73,