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调研报告：从意识形态角度谈高校公文处理信息化

高校的行政公文对意识形态公文信息化处理工作的重视，但也存在对意识形态工作重要性认识不足、责任制落实不到位、引导不到位、重点专项工作实效性不强等问题。新形势下加强和改进意识形态工作，高校必须进一步加强教育培训，强化责任意识；完善公文信息化处理的工作机制，注重高校公文信息化处理工作的责任落实；注重积极正向的意识形态引导，提高信息安全的防控能力；聚焦高校重点教学工作项目，加强校内各部门的协调联动，提高高校信息化公文处理的工作效率。
一、意识形态与高校公文处理信息化的必要性
公文处理信息化是高校办公室事务的日常工作，也是高校办公室工作的重要内容之一。公文信息化处理对于高校未来发展的影响意义深远。在高校进行日常教研资料等相关文件进行存储和整理的过程中，通过信息化办公软件及时地总结和归纳，并通过数据分析的功能，不断探寻有助于高校提高教学水平的措施，同时也能节约文件管理人员的时间和精力，降低高校的行政成本，从而提高文件管理的质量和高校办公室的工作效率。
意识形态是一种观念，受到现代经济环境和社会发展大环境的影响，互联网大数据信息化管理的办公模式已经逐步替代了传统的办公模式。公文处理是高校办公室综合事务中的一项日常工作，公文信息化管理是当下数字信息时代的必然发展趋势。无论是档案管理还是信息的存储，信息化管理的便捷性远高于传统的纸质办公模式。因此，高校应该重视互联网信息化时代下发展的大趋势，积极的转变思想，积极推动高校公文信息化处理的应用办法全面落实，以适应高校与时俱进的发展要求。受传统的意识形态影响，高校的行政工作主要以人为主，将繁琐的记录和存储工作责任落实在个人身上，一旦由于文件存储不当或是公文信息整理不规范，就会导致高校历年的重要文件丢失和损坏，会给高校的文件管理造成严重的损失。结合当前意识形态和高校办公的实际工作情况，应正确认识公文信息化处理在高校行政工作未来发展的必要性和重要意义，有助于增强高校行政工作的时效性，提高高校教职员工的责任意识。强化教职员工和行政管理人员的主观能动性，自觉规范的将公文信息进行高质量的整理和录入，在实践的工作中不断总结文件信息化处理的技巧，对提高教学质量，提高高校办公室办公效率起到了积极地促进作用。
二、意识形态视角下高校公文处理信息化的发展优势
意识形态视角下要注重提高高校教职员工思想精神的力量，善于运用科学的理论武装行政人员的责任意识，用正确的舆论引导教职员工积极的转变固有思想，用崇高的意识形态塑造人的思想，充分发挥高校思想工作对教职员工的正向引导。充分调动每一个高校内成员的工作积极性。新形势下，要坚持和利用好思想政治教育工作的正确引导，高度重视思想政治工作在动员群众中的重要价值。
使用公文信息化处理系统还可以克服公文纸质文件传递所带来的时间和信息的滞后问题，为提高信息传输的速度，增强高校教学管理信息的安全性，以节约高校行政成本和集中式部署管理，高校只需要配置几台连接互联网的办公电脑，并配置相应的办公软件即可对收发公文和信息存储、数据管理等工作进行高效处理。高校电子公文处理必须遵循标准化、规范化、高效运行的基本原则，才能适应现代化社会的和谐发展。一方面以高校公文格式为标准，规范了公文收发流程、具体的文件格式、文字内容等；另一方面，以低碳无纸为的节能减排的理念为基础，尽量少使用打印的文件，广泛地使用电子版的文件形式，通过电子版文件的传输和保存系统，以局域网为平台进行无障碍流通。在有限的人力物力条件下，能够尽快完成文件收发的所有流程，保证文件的快速高效流通。
在信息化数字校园发展的形势下，高校信息化公文处理系统平台的建设目前还尚不完善，在全国高校的行政管理工作中还没有全面普及，系统平台的功能开发也不完善。如何提升区域内高校教育资源的共享、校园信息电子公告将其与高校办公OA系统相结合，是数字校园建设过程中必须探讨的问题。受意识形态的影响，反映出社会经济形态和政治制度的思想体系。对于高校行政工作的意识形态受到传统办公室工作氛围的影响，要积极的转变高校公文管理的模式，通过社会意识形态的独立特性，对高校行政工作的转变具有积极的促进作用。
三、意识形态与高校公文处理信息化的现状及问题
高校行政管理的公文管理信息化的转型，需要专业的技术人员做服务支撑。高校公文信息化的管理需要建立一个具备专业电子信息技术的服务团队，随时为高校公文信息化处理的过程中所出现的各种问题，提供专业的、高效的维修服务。
但是，由于目前高校一部分教师和教授对信息技术和手机软件的操作不熟悉，在日常教研活动或接收高校行政公文的时候不能通过电脑和手机软件进行查看，例如，如何使用微信的线上编辑软件功能编辑*ls*工作表格信息，部分教职员工不善于使用手机软件，对软件功能操作不熟练，不能及时有效的对高校行政管理相关的信息做出及时的反馈。且一部分教职员工对信息化软件有抵触情绪，也就是因为他们的意识形态还停留在传统的纸质办公模式，对信息化技术嗤之以鼻，且不愿意与时俱进地学习新的技能，严重影响了高校行政管理工作向智能化、信息化办公模式的转型。因此，高校教职员工应该积极转变传统的意识形态，通过互联网信息技术使得高校行政办公的工作形式不再受办公环境的限制，高校各级领导和教职员工可以随时通过手机端进行远程办公，因此，全校教职员工应该定期的安排专业的网络信息化办公技术培训，让全校教职员工都能够熟练地掌握各种信息化计算机办公软件和手机软件的使用方法，不断提高自身的业务能力水平。
四、意识形态视域下高校公文处理信息化转型策略
（一）重视建立高校公文信息化管理制度
在转变高校行政公文信息化工作模式转型的过程中，应重视建立高校公文信息化管理制度，其制度要保障公文信息化处理的严谨性、明确性和高效性，并将责任落实到个人。例如，收发文件的具体流程，需要收集和整理文件、登记文件、传阅文件等。明确高校行政办公室内部具体的工作职责及工作范围，对每一项文件的收发和整理都要有明确的责任说明，每位员工都建立一个工作档案和账号，这样在教职员工登录账号之后，对软件上任何一项操作活动都能体现出操作记录，这样有助于提高工作效率的同时还能够强化工作人员的责任意识。由此可见，提高高校行政工作的公文处理效率，要明确规定公文的处理的工作流程，对于需要加密文件要划分严格的等级权限，分层处理加密文件，还要针对加密文件的安全性设置密保，才能有效保障高校公文的安全性。
（二）建立综合性的公文资源管理平台
目前我们正处于信息高速发展的时代，高校行政公文的信息化管理模式，需要依托互联网信息化管理技术和相关专业管理软件进行管理。通过信息化的管理模式，实现行政公文的总体集成，达成各部门之间的信息共享，建立统一的、高效率的公文信息资源共享平台，用户可以登录账号进行实时访问，这将最大限度地提高高校的行政服务质量。高校公文信息化管理的解决方案涉及文档生命周期管理、信息安全管理、文档查询和统计等全过程管理。高校应积极转变意识形态，探索如何能够有效创新高校公文信息化管理的有效实践措施，以实现高校公文信息化交互和管理全过程的智能化发展模式。高校内部对公文的收发过程要体现出制度性、整体性。高校各专业教师和校领导的应积极转变传统的意识形态，不断督促自己与时俱进，以适应现代高校数字化管理模式的发展趋势。积极的运用各种智能化的处理软件，履行本岗位的职责，还包括对各种公文的内容的做到保密。如人事调动的红头文件、高校党支部的红头文件等。高校公文信息化的管理针对公文的扫描、录入、整理、归档、调取、统计、编辑、研究等文件生命周期管理系统，具备相应的管理和备份的功能，以及公文入库的申请和登记功能，包括原始文件和数字文件的借阅和归还，并能实时统计公文的使用情况、借阅热度等数据。
（三）定期高校公文处理和信息化管理培训
通过定期开展高校公文处理和信息化管理培训，针对教职员工对信息化管理不同的接受程度展开分阶段、分批次的培训，协同办公软件平台提供的公文管理功能，利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模板和流程节点保证公文从拟定到发布的全过程，确保在高校行政工作人员变动的情况下，公文保存和调取等信息能够继续使用。通过节点权限控制公文的审批批示；公文信息化管理的培训还包含对收文管理、发文管理、签报管理、公文督办、公文统计和公文档案等几个部分，实现了高校日常公文信息交换、查询、督办等功能的实现。
由此可见，定期开展公文信息化技术培训，开创高校公文处理和信息化管理工作的新局面，努力为高校改革发展做出积极贡献。
从意识形态角度看高校公文处理信息化管理的发展，应充分发挥意识形态工作引领高校全体教职员工和师生，以正确的舆论引导每一个高校工作人员的工作热情，转变意识形态可以动员高校领导以崇高的精神塑造人，充分发挥意识形态引领和教育高校教职员工中的重要价值。充分传承优良传统的基础上不断创新，在新形势下进一步树立大局意识、导向意识、创新意识和责任意识。

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