PMC部门跟单管理程序-配合相关工作-规范订单的运作.doc

跟单管理程序
    目的
为规范订单的运作，使到各项作业有章可依，有据可循，并达到预期效果；同时也使其它部门能了解业务部门的运作特点，以便配合相关工作，从而更好地开拓市场，服务顾客，特制定此文件。

2.0 范围
本程序适用于公司在内地工厂业务部的一切运作。

   相关文件
《样板制作程序》CFOP-T06 《业务运作程序》CFOP-T07
   术语
1〕  订单评审：由市场部主导，组织PMC/生产/采购/QC/研发等部门主管或相关人员参加的针对具体订单的检察会议。
2〕  白样：未达到做货标准的样板
5.0 权责
1〕内地市场部：负责反馈工厂信息给香港市场部，并对香港市场部传达的客户要求做出相应处理。
2〕香港市场部：负责与客户联系，传递信息，并权衡工厂实际，公司利益与客户要求等，把握市场业务，指导内地市场部的运作。
3〕样板房：依据内地市场部提供的指令和规格，进行样板制作。
4〕采购部：采买新物料后，必需通过“样板物料采购单〞一并向市场部提供采购物料的单价，回馈关联信息。
5〕产品开发部：负责搜寻顾客必需要的新物料并提供信息。
6〕研发部：负责“工程单〞的编制，并将客户的明示要求和隐性要求转换成适用于本工厂运作的产品制作方式。
7〕样板管理室：在品质部的管理下，负责有效报关所有产前的生产板。
6.0 作业程序
6.1 业务管理
1〕客户联系
香港市场部人员负责与客户联系，并将客户信息通过电邮的方式共享给内地市场部，内地市场部担当人员据此编制“客户信息档案〞，仅限在市场部内部储存并参照。
2〕  样板制作
市场部接到客人的样板制作要求后，检察规格，开具“造板通知单〞给样板房。
假设样板涉及新物料，则开“样板物料采购单〞给采购部或者产品开发人员以采买新物料。
样板完成后，由市场部跟单人员做最终确认，确认ok后寄给客户。
3〕  询价
市场部接到客户询价信息后，转给市场部估价员进行估价，使用表格为“估价表〞。
估价时，估价员以采购部提供的新物料价格及生产部提供的制作工时作参照准确估价。
估价完成后，由市场部经理确认此价钱，并由相关市场部人员报价给客户。
6.2 订单处理
1〕订单检察
市场部收到客人订单后，对型号/品名/数量/单价/货期/规格等进行检察，确认无误后，开具“生产单〞，分发至各部门，“生产单〞元件由市场部保管，同时将客户PO和本单有关的其它资料一并集中储存，并提供白样交研发部参照，由研发部开具“工程单〞，假设是新产品，市场部必需召集PMC/生产部/采购部/QC/研发部进行订单评审，一致确认新产品规格/品质要求/注意事项等，假设无特别状况，订单评审工作于每周星期五下午三点定期进行。
2〕  打稿
关于新产品，客户会提供资料，市场部收到资料后，对资料进行审核，确认无误后开具“菲林打稿外发单〞给打稿公司，进行输出打稿处理，并于打稿完成后，进行核对，再寄稿纸给客户确认，客户确认之后，将菲林/打稿转交外发部一安排印刷等事宜，每个月月初，由市场部对上个月所有输出打稿单据进行汇总，分不同供应商，制作总表给财务部，同时一并递交所有单据。
3〕  产前样板制作在生产之前，市场部安排板房用打稿或大货物料做产前板，制作数量最少留三套。
此样板必需是完整板，跟大货的生产规格/用料完全一样，样板完成后，贴好“样板标签〞，经市场部主管批准后，转交样板管理房。
4〕  订单变更事项管理
当客户对订单有变更时，市场部必需先同其它部门确认变更是否会对现有进度有影响。
假设有影响，则由市场部同客户沟通，关于客户执意要变更的，必需同客户确定由此产生的影响及其费用，并分担责任。
假设无影响，则由市场部修改“生产单〞，必要时通知研发部修改“工程单〞，并分发至各关联部门，由各部门自行处理变更的关联内容。
6.3 确认交期
参加进行订单评审，依据工厂生产能力，物料采购周期，生产周期，客户品质要求等确定产品的实际交期，提出评审建议或看法记录到“订单评审报告〞中，对完成评审的订单建立：订单主排期表“，便于后续跟进和编制。
6.4 确认生产计划
依据“订单主排期表“，产能，未出货的生产订单交期和各种物料货期到厂日期，制定“主工序生产计划〞，完成后交总经理及其助理批准并公布执行该计划每周更新一次，更新日为每个星期五，执行开始日为星期一。
6.5 物料控制
1〕依据工程单，结合仓库库存状况确定物料净必需求量，依据经济定购和生产计划，确定物料的定购数量和交货期限，编制“物料必需求计划〞。
2〕依据生产进展状况和市场部的要求，协调采购部门和生产部门出现的问题，决定生产进度提前或推迟，并跟进订单变更而出现的物料问题。
3〕物料经检验入仓后，计划处开具“物料发放单〞，生产部门据单到仓领料。
4〕欠料和追料: 依周生产计划，制作“周欠料表〞，并依据采购部答复的交货数量和期限进行监督，采购部假设不能按期交货，必需同计划部协商，因影响交期而不能达成一致看法时，必需召开协调会议或报告给上级〔总经理及其指定人员〕寻求解决方法。
5〕退料和补料：关于剩余物料和不良品，生产部必需开具退仓单进行退仓作业，仓库必需明确退料性质，认真确认退仓单和实物。当生产必需补料时，必需开具错误报告单经上级〔总经理及其指定人员〕确认批准后生效。
6.6 半成品控制
关于因故停产的各种半成品，须手机汇总生产实际状况数据资料，并以星期为周期实施定期跟进.
6.7 成品控制
依据生产计划，核实仓库发送的每日成品入仓报告，协调处理生产进度，当生产部完成一张订单后，汇总关联的“成品入仓单〞，确认整个订单完成的结果。
6.8 生产跟进
1)订单生产追踪
“生产单〞及“工程单〞派发给各部门之后 ，市场部必需要即使跟进物料/生产进度，了解品质状况，直至产品安全出货。
2〕  产品变更事项管理
在非生产过程中，客户对产品有修改要求时，先有市场部以电邮或开会形式告知其他部门，同时对样板管理房的留办做好标签并由市场部做好“产品变更记录〞，此记录储存于市场部，市场部人员必需定期〔每星期一次〕检查此记录，以便确保相关变更事项能及时付诸行动，并应付诸行动的变更事项做上OK标记。
存量管理
依据“安全库存量〞标准，监督各类物料的存量状况，对欠缺物料及时采购，确保生产的正常运作，关于库存的成品，须收集汇总库存建议，并以每月为周期实施定期跟进
7.0 出货管理
1〕PMC每周星期二依据生产计划和物料状况出具当周的“出货计划表〞，联系香港业务部，合理安排装柜时间，并监督装柜，及时处理装柜过程中发生的问题。
2〕当发生客户退货是，PMC要会同生产，品质和市场部门对退货原因进行分析，评估造成的损失，提出相应的解决措施并要求责任部门实施，必需要补货时，提出补货申请，经总经理批准后，按新订单形式发单，安全生产。

7.1 相关表格
表单名称
表单编号
客户信息档案
QR-T001
造板通知单
QR-T002
样板物料采购单
QR-T003
估价表
QR-T004
生产单
QR-T005
菲林打稿外发单
QR-T006
产品变更记录
QR-T007
订单主排期表
QR-S301
主工序生产计划
QR-S302
出货计划表
QR-S303
出货通知单
QR-S304
物料必需求计划
QR-S305
物料发放单
QR-S306
物料申购表
QR-S307
委外加工单
QR-S308
入仓单
QR-S309
领料单
QR-S310
退仓单
QR-S311
发料单
QR-S312