采购部管理制度与工作流程.docx

采购管理制度与工作流程
一、目的：
为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。
二、适用范围：
适用于本公司采购管理。
三、内容：
1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、米购基本流程
采购需求-采购计划一--寻找供货商询价、比价、议价 采购洽谈合同的
签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）交货验收（仓管）一--质检（不合格退货）
入库计划对账 财务结算
采购流程图如下图所示:
1）采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划.
2）供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分.
3）询价、比价、议价。
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算
3、申请商品米购流程图

1）销售部提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批;
3）审批通过后，由采购主管下单。
4、申请付款流程图
根据供应商帐期限

1) 采购商品入仓后,做应付款计划
2) 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因，调整成本金
额直至与付款金额一致后做应付款；
3) 采购部审批到期应付款
4) 总经理批准付款
5、商品到货验收流程

1) 仓库根据供应商送货单验收产品
2) 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复
6、促销流程

1)每周例会上确定促销计划

2) 确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间
3) 报总经理申请促销采购资金
4) 落实采购订单和促销执行方式
5) 反馈促销结果在下周例会上通报7、退货流程

1) 门店填写退货申请单，写明原因
2) 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请
3) 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单
4) 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%四、采购管理制度:
1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
2）建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
3）每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人
5）所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6）验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1. 制定并完善采购制度和采购流程：
（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2. 制定并实施采购计划：
（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
（2审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制米购预算和米购计划；
（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3. 采购成本预算和控制：
（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4. 选择并管理供应商：
（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;
（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
采购部主管职责
1、直配供应商引进及维护
2、采购部日常管理，主要包括：
（1）部门工作安排（日、周、月）
（2）供应商谈判，
（3）相关流程制定和调整
（4）突发事件的处理
3、订单的审核，参考安全库存
4、应付款的管控
5、库存金额的管控以及消耗
6、审核并调整周月采购需求和计划
6、与其他部门的协调
7、库配需求的统计和采购计划的制定
8、日常订单的制定和跟进
9、退货处理
10、库配供应商的谈判、引进和维护
11、库配商品促销计划的制定和落实
12、批发毛利率与毛利额周、月报表
7、货品残损率周、月报表；
8、不动销商品率月报表（30天不动销品）9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；
采购主管职责（分管系统和直配）
1、系统信息更新
2、仓库库存的掌控
3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策）
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商促销政策的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档