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行政处维修采购管理办法

1.目的
为规范行政处工程维修及物料采购的过程和费用管理，确保各项工作有理有据、有规可循的同时各项费用良性支出，特制定本管理规定。
2.适用范围
本规定适用于中国XX公司综合管理部行政处工程施工、中国电工大厦日常维修及翠微路单身宿舍维修类费用支出和物料采购类费用支出。
3.职责
3.1行政处工程组负责主管工程维修及物料采购的申请，以及审批后的相关手续具体办理。
3.2行政处综合组负责需对采购物料的申请单内容进行确认。
3.3行政处处长负责工程维修项目的复审。
3.4行政处处长负责工程维修及物料采购申请的审批。
3.5行政处工程组负责对采购价格的比对
3.6行政处工程组需对所需要工程施工的项目进行全程监管（内容包括前期准备、施工申请、物料采购、项目招标、监理单位介入、施工周期把控、竣工验收等。）
3.7行政处计划组负责对施工预算进行实时跟踪把控。
3.8行政处后勤组主要负责采购物品的市场价格调研。
4.方法与过程控制
4.1费用划分
根据不同工程维修费用的金额，在此分为四个级别，分别为1千元2千元（不含）以内、2千元（含）~1万元（不含）、1万元（含）10万元（不含）、10万元（含）及以上的工程维修项目。
4.2工程维修类管控措施
4.2.1单次费用在1千元2千元（不含）以内的工程维修项目，行政处工程组、后勤组、综合组及大厦维修组可直接填写《行政处维修申请表》并上报行政处处长批准后自行安排施工，待施工完毕经项目负责人对施工验收合格、并通过行政处处长签字确认后方可提报结算。
4.2.2单次费用在2千元（含）~1万元（不含）之间的工程维修项目，施工前必须先报请行政处处长审批（内容包括工程维修项目名称、事由、费用预算、三方及以上比价结果等），经审批同意后方可进入施工前期准备，在与施工方确定合同内容后，需填写《合同评审表》分别报送公司经营管理部、资产财务部、法律事务部及综合管理部总经理进行内容审核，批准后方可进行施工，施工完毕经项目负责人对施工验收合格、并通过行政处处长签字确认后方可提报结算。
4.2.3单次费用在1万元（含）10万元（不含）之间的工程维修项目，施工前需先在行政处内部召开专题会议进行统一讨论，最终由行政处处长上报综合管理部总经理进行审批（内容包括工程维修项目名称、事由、费用预算、详细内容等），经审批同意后，可根据审批结果及建议与施工方制定施工维修计划和方案，编写施工合同，并填写《合同评审表》分别报送公司经营管理部、资产财务部、法律事务部及综合管理部总经理进行内容审核，批准后方可进行施工，施工完毕经项目负责人对施工验收合格、并通过行政处处长签字确认后方可提报结算。
4.2.4单次费用在10万元（含）及以上的工程维修项目，施工前需先在行政处内部召开专题会议进行统一讨论，最终由行政处处长上报综合管理部总经理进行审批（内容包括工程维修项目名称、事由、费用预算、详细内容等），经审批同意后，行政处可进行项目的招标或邀标并填写《综合管理部维修工程投标报价评审表》，同时与监理公司积极对接，充分说明工程内容及需求，招标过程全程参与，工程师参与评标，最终定标后和中标单位积极对接，编制好施工合同后填写《合同评审表》分别报送公司经营管理部、资产财务部、法律事务部及综合管理部总经理进行内容审核，批准后方可进行施工，施工完毕经项目负责人对施工验收合格、并通过行政处处长签字确认后方可提报结算。
4.2.5除重大维修工程外，若遇突发事件需紧急维修项目，可事先电话与行政处处长请示，经批准同意后立即实施，施工完毕后需将施工内容及施工单位详细报价提报公司内部进行审核，待公司经营管理部、资产财务部、法律事务部及综合管理部总经理对该项目《合同评审表》审批通过后，方可办理结算。
4.2.6若工程施工内容出现特种设备、设施技术含量较高或监管范围较大的情况，必须有监理单位参与施工监管及过程管理。
4.2.7若工程施工内容涉及方案设计，需请示我司设计院对其设计方案进行复审。审核通过后方可采纳。
4.3物料采购类管控措施
4.3.1若施工过程中需要自行采购物料，行政处将采用集中统一采购的方式，由行政处工程组负责物料采购（包括五金电器材料、工程维修材料等），后将物料采购需求申请提报行政处处长同意后，方可予以采购。
4.3.2采购严格遵守“货比三家”的原则，坚持一种物品采购分别至少找三家进行价格对比，并按照同类物品质量最优，同类物品价格最低，同类物品的供应商服务最好的三原则进行选购。最终按照行政处采购要求填写《综合管理部设备采购投标报价评审表》或《综合管理部零星采购商品评审表》。
4.3.3；所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。
5.工程维修合作单位的管控措施
51自行延续
对常年与我司合作的维修施工单位，行政处将每年年末对其进行集中统一全年工作评审，并填写《施工合作单位年度评审表》内容包括施工质量，后勤保障，服务水平，管理水平等。评审结果优良的合作单位可在次年自动延续与我司的合作，而对评审结果不合格的合作单位我司将在次年停止与其合作。
5.2中国电工维修管理手册
所有与我司合作的维修施工单位需严格按照此手册内容要求进行管理并提供相应服务。并于每年年初将盖好公章的《中国电工维修管理手册》上交行政处存档。
6.附件
6.1《行政处维修申请表》
6.2《合同评审表》
6.3《综合管理部维修工程投标报价评审表》
6.4《综合管理部设备采购投标报价评审表》
6.5《综合管理部零星采购商品评审表》
6.6《施工合作单位年度评审表》