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1、档案资料的建立与管理的设立 物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对**市政务服务中心物业的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对服务中心物业档案进行全面的收集和管理。 （1）档案管理的建立及分类 类别 资料内容 基础 管理 工程建筑 产权资料 规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证拆迁安置资料、丈量报告 工程技术 资料 红线图、总平面图 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 工程合同、工程预决算 工程设计变更通知及技术核算单 竣工图：1.单体建筑、结
2、构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图 房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、采暖、弱电、消防及智能化竣工验收证明书 钢材、水泥等主要材料的质量保证书 新材料、构配件的鉴定合格证书 供水、供电、电梯、消防、空调及采暖、智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及采暖、智能化等设备技术资料 砂浆、混凝土块试压报告 绿化工程竣工图 其它技术资料 接管验收资料 接管验收手续 接管验收设备确认凭证 接管验收物业本体确认凭证 管理合同 前期物业管理服务协议 第1页共7页 资料物业管理委托合同 类别 资料内容 管理目标 及方案 争创物
3、业管理“示范本项目”规划物业管理实施方案 基础管理 公众制度资料 业主手册 装饰装修管理规定 管理公约 公众制度 基础管理 员工管理资料 员工个人资料、聘用表 员工业绩考核及奖罚记录 员工培训计划和个人成长记录 员工培训考核记录 员工外出考评及参加演练记录员工住房及内务管理记录 计算机管 理资料 计算机管理软件及使用说明计算机网络管理及记录 行政文件资料 管理处值班及督察记录 政府部门及主管领导部门文件 本公司、业主相关文件 规章制度、通知、通报等文件 接待来访参观记录表 业主、客户资料 业主、客户管理资料、业主公约、装修申请、费用托收 协议
4、 业主、客户档案 业主、客户维修档案 业主反馈资料 服务质量回访记录表 业主意见调查、统计记录 业主投诉及回访处理记录 第2页共7页 类别 资料内容 维修资料 维修申报表 维修服务派工单 维修回访记录表 房屋管理及维修养护 标识、导 示资料 本项目栋号、楼层、房号平面示意图引路方向平面图 本项目房屋安全管理类 禁止违章搭建及装修的规定及处理记录 装修验收记录 房屋安全检查记录 共用设备管理 综合类 设备安全运行规程 各设备运行岗位责任制度 定期巡回检查记录 维护保养记录 运行记录 设备维修档案 设备机房管理规定 相关岗位技术人员资
5、质证书 供电系统 送电、停电通知及记录 临时用电管理措施 停电应急处理措施 弱电系统 智能化设施运行记录 智能化设施定期保养记录 共用设备管理 消防系统 消防24小时值班记录 消防设施设备清单 消防设施设备使用方法消防应急方案、消防疏散图相关消防宣传资料及法规火灾隐患检查记录 第3页共7页 电梯系统 电梯准用证 年检合格证 电梯操作及保养人员资质证书 电梯应急处理措施及记录 类别 资料内容 给排水系统 本项目用水、供水管理制度业主用水、节水计划 给排水设施安全检查记录二次供水卫生许可证水质化验单 操作人员卫生健康许可证限水、停水通知及
6、相关记录供水设备周围环境检查记录应急处理方案及相关记录 空调采暖系统 中央空调运行记录 中央空调故障处理方案及记录 中央空调保养记录 采暖设备保养记录 共用配套 设施资料 共用配套设施统计表 共用配套设施维修养护计划及记录 共用管线 资料 地下管网图 违章架空管线处理记录 照明设施 道路、楼道、大堂公共照明统计表公共照明维修及更换记录 类别 资料内容 环卫设施资料 环卫设备、工具统计表环卫设备、工具更换记录 第4页共7页 环境卫生 管理 清洁卫生管理资料 清洁卫生检查标准及记录 国家环保标准：排烟、排污、噪音 处理污染事件记录 消杀
7、及垃圾清运记录 绿化管理 绿化资料 绿化规划图纸 绿化设施统计表 绿化保养计划及记录 绿化检查标准及记录 精神文明 建设 项目文化资料 活动计划实施方案、总结记录项目文化活动图片及录像记录传媒报导 文化活动场所等设施使用情况 管理效益 经济效益 物业管理费用收缴统计表 有偿经营服务统计表 物业管理整体项目经营统计表 社会效益 本物业管理项目所获取的荣誉称号舆论相关报导 (2 )物业档案资料的管理 1、档案资料由管理处综合部统一管理。 2、明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。 3、采用多种形式的文档储存
8、方式(如电脑磁盘、录像带、录音带、照片、图表等)，并采取相应的储存、保管方法。 4、对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经管理处经理审批。 5、管理处经理负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。 6、注重档案管理信息开发，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。 7、综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。 8、要求全体员工树立档案意识、保密意识、严格执行《档案管理制度》。 9、任何人不准携带档案进入公共场所，档案资料已输入计算机的磁盘，除可上报主管部门外，不得借出使用。 (3) 保密管理制度 1、为保障业主方整体利益和长远利益，确保我司在该项
9、目严格保障业主方的各类信息安全，取得业主方信任与支持，特制定本制度。 2、业主方秘密是指一切关系业主方安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知晓的事项。 3、我司员工都有义务和责任保守业主方秘密。 4、本规定适应于本服务中心各部门的所有员工。 5、保密措施： a) 在进入领导办公室清扫时，不得随意翻阅领导桌上的文件、资料，以及柜内的书籍和文件、档案。 b) 属于业主方秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，在帮助业主方完成文件的编制、打印之后，必须就地销毁，不得随意向其它人员传播和散发；重要文件的打印和复印等，原则上由项目经理安排专人执行。
10、其它工作人员不得翻阅任何业主方的文件档案资料。 c) 如业主方有委托管理处收发、传递，由指定人员担任，并采取必要的安全措施，在设备完善的保险装置中保存。 d) 具有属于业主方秘密内容的会议和其他活动，管理处应采取下列保密措施： (1) 为业主方选择具备保密条件的会议场所。 (2) 现场做好秩序的管控，确保无闲杂人员进入，无非业主方同意的录音笔等设备的启用。 (3) 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (4) 不准在私人交往和通信中泄露业主方秘密，不准通过其他方式传递业主方秘密。 (5) 工作人员发现业主方秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救 措施并及时报告项目经理；当项目经理接到报告时，应立即作出处理。
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