会议流程及规范.ppt

Contents,会议流程及规范,目录,会议四大要素,2,会议流程,1,会议组织工作内容,3,会前准备工作,4,会中工作,5,会后工作,6,会议组织注意事项,7,2,会议流程,确定会议主题及参会人员,发布会议通知,做好会议记录,撰写会议纪要,议定事项的贯彻执行,收集信息，进行反馈,3,会议四大要素,形式要素,名称,时间,地点,参会人员,会议方式,内容要素,指导思想,议题,目的,任务,作用,财务要素,会议经费用会议设备,程序要素,会议准备,会议开始,会议进行,会议结束,会议觉得的落实,4,会议组织工作内容,1,、根据议题安排议程、日程；,2,、发会议通知，负责会议报到；,3,、对与会人员进行编组；,4,、布置会场，安排座次；,5,、印发会议证件,(,出席证、列席证、工作证等,),；,6,、负责会议签到；,7,、会中组织和协调；,8,、会场其他组织和管理；,9,、会外的联络和协调,(,负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织,),。,10,、会议的结束收尾工作。,5,会前准备工作,1,、确定会议主题与议题,2,、确定会议名称,3,、确定会议规模与规格,会议的规模有大型、中型、小型。,4,、确定会议时间、会期,5,、确定会议所需用品和设备,必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。,6,、确定与会人员名单,7,、确定会议地点,8,、安排会议议程与日程,6,会前准备工作,9,、制定及发布会议通知,会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、议题及要求等。,会议通知的方式有,OA,留言、电话。,10,、准备会议文件资料,主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。,11,、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。,12,、准备录音笔,7,会中工作,1,、组织签到,2,、做好会议记录,（,1,）会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。,（,2,）记录主体：参会者的发言、议定事项。,（,3,）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；,（,4,）会议已议决的或议而未决的事项,（,5,）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。,8,会后工作,1,、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。,2,、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。,3,、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。,9,会议组织注意事项,会议通知,1,、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。,2,、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如,OA,系统，如有必要可另行电话通知参会人员。,会议议程安排,如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是,否安排餐宿问题。,会场布置,需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场,的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。,注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。,现场安排（人员入场时）,会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。,会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作,其他注意事项,1,、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。,2,、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。,10,完毕，谢谢！,