办公室管理制度..docx

租赁中心办公室管理制度
第一章总则
一、为了加强办公室管理，明确租赁中心内部管理职责，使内务管 理
工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于租赁中心所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合租赁中心实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要
求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证租赁中心的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每月有 计
划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受租赁中心经理的领导下开展办公室的各
项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、
资料信息收集编撰等文字工作
三、负责租赁中心员工考勤、文书管理、办公用品管理、清洁卫生管
理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服
务。
五、负责租赁中心对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待
和租赁中心的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据白己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指租赁中心内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一）文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发
文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、租赁中心各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件等。
统一页眉、页脚,
3、制度类文件按照五公司文档统一格式进行编写，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，
做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、租赁中心上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部门一
律不得白行向上、向下发送正式文件。
3、租赁中心对内公开文件由办公室负责起草和审核，经理签发；各 部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后由经理签字，办公室发文。
4、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需租赁中心经理审批，审批批准后方可借阅。
5、公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清
退。
6、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批
件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
7、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报租赁中心 经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件一审查编号一审批、签发一打印文件
-下发文件-文件存档。
2、外部文件管理流程：外部收文一文件整理一文件存档。
3、借阅流程：提出申请，办理手续-批准-借阅-文件归还-文件
存档。
（三）档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，
及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：租赁中心各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整
理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附
件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由租赁中心经理签字，审核通过后方可借阅。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个
人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公 经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作， 权责一致严格要求，无私白挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原
则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选
用，合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政 办公室全权负责。
2、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
3、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
4、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
5、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
6、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
三、清洁卫生管理制度
第一条管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管 理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条制度规范
1、清洁区域包括：办公区域、走廊等区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁。
3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
六、日常事务管理
（一）接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待
工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大
方，以礼相待。按照接待要求，严格白己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
（三）考勤管理
第一条每天按时上下班，并按时打卡。
第二条请假半天须经部门领导同意；请假一天以上须经中
心经理同意并到办公室填写〈〈差假审批单》。正常上班后到办公室及时销假。
第三条租赁中心常驻地办公人员节假日实行轮休制度，
各施工地，搅拌站人员按项目要求集中休假。
第四条出差须经中心经理及部门领导同意，提前一天到
办公室填写〈〈差假审批单》，返回后到办公室及时登记。
（四）公章管理
第一条租赁中心印章由办公室管理，负责印章日常监管。
明确印章专管人员，定期检查印章是否齐全，并妥善保管，不得将印章随意丢弃、摆放。如发现意外情况应立即报告
第二条印章专管人员因事、病、休假、出差等原因不在
岗位时，应指定他人代管，交接好工作，交代用章注意事项。专管人 员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止时 间，交、管印起止日期。
第三条印章专管人员调离或因各种原因离岗时，由租赁
中心经理指定他人管理印章，并及时办理交接工作，填写〈〈印章交接登记表》，交代用印注意事项，并对印章专管人员进行离岗检查。
第四条租赁中心用章实行用印审批登记制度，用章需事先填写〈〈印章使用登记表》，经中心经理批示同意方可用印。第五条印章专管人员必须严格照章用印，不得擅白用印，一经发 现，严肃处理。