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谈谈上行文的审核把关

[文摘] 本文分析了加强上行文审核把关的必要性，对文秘部门在上行文审核把关中应把握的重点进行了剖析，并提出了做好审核把关的具体措施。
[关键词] 公文 审核 把关
一、什么是上行文，上行文的用途
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也能够是向有业务指导关系的上级部门行文，例如市级政府向具有领导关系的省级政府行文，省级政府工作部门向具有业务指导关系的国务院工作部门行文差不多上上行文。
上行文的文种有３类：“请示”、“报告”、“意见”。 “请示”，适用于向上级机关要求指示、批准。“报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情形，答复上级机关的询问。 “意见”是２０００年公布的《国家行政机关公文处理方法》（以下简称《方法》）新增加的文种，作为上行文，适用于对重要问题提出见解和处理方法，供上级机关决策参考，也能够报请上级机关要求批准或批转。
二、对上行文审核把关的必要性
第一，省局领导同志对公文处理工作专门重视，多次作出重要批示，2003年3月14日，袁崇仁局长在一份文件上批示“请办公室下决心抓一下公文的规范，幸免显现差错”。4月23日，袁局长又批示“请办公室注意规范这方面的工作，要严格要求，经常指导”。7月30日，袁局长批示“在这方面要专门好的把关，凡是不符行文规范的坚决退回”。省局领导在如此短的时刻内3次对公文工作作出批示，足见对这项工作的重视。我们要认真学习领会，把领导的要求贯彻到公文审核把关工作中去。
其次，从公文的定义来看，公文是行政机关在行政治理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务治理的重要工具。那个定义至少表达了公文2个鲜亮的特点：一是具有法定效力，公文印发后，各级机关要认真学习并遵照执行。二是具有规范体式，包括纸张的规格，数字的写法、标点符点的用法都有严格的规定，必须正确使用。文稿审核是公文处理的一个重要环节，假如没有人来审核和把关，公文的质量是专门难保证的。再者，向上级机关报送公文，更是一件专门严肃的工作。假如一份上行文陈述不清，请示事项不明确、具体，往往会给上级机关批准、答复带来一定难度。假如该用请示的用了报告，或者格式不规范，被上级机关作退文处理，既耽搁了时刻，更有可能误事，给工作带来一定程度上的被动。
再次，从各单位上报省局的文件看，还存在许多问题。比如有的文件不符合行文规则，有的文件不够规范，请示报告不分，报告中夹带请示事项，上报文件没标签发人等。有个别文件印制、装订不符合要求，甚至还有未加盖公章就报出的文件。综上所述，对上行文加强审核把关十分必要。
三、上行文审核把关中应注意的问题
《方法》第四章第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本方法的规定等。”
1、是否确需行文
向上级机关行文，一样有以下几种情形:一是工作中不能自行决定重大问题，需要上级机关批准的，如要求将河口模型建在东营市的请示；二是审批权限在上级机关需要上级机关审批的，如防洪工程建设初步设计、详细设计的批准，国有资产“非转经”手续等，都需要要求上级批准；三是例行的工作总结报告或领导安排上报的,前者如每年需要向上级报告防汛、防凌工作情形，后者如局领导研究决定上报的黄河三角洲考察报告、汶河流域考察报告等；四是上级有明确要求上报的，如2003年全河工作会议上黄委李国英主任要求委属各单位上报创新体系意见五是对工作中的重大问题提出见解和意见，供上级机关决策参考，对南水北调东线工程利用东平湖作调蓄水库的意见等。
不管何种情形的上行文，都要认真审核其有无必要行文，也确实是说向上级行文的理由是否充分，不能来文即核，核后即报。凡上级有明确的规定不承诺的，就没有必要再行文请示。比如，关于单位购置配备工作用车问题，什么级别的单位、领导配备什么标准的车辆，上级规定的比较明确具体，如超标准购置车辆，就不要行文请示了；再如省局有规定局领导一样不参加局属单位召开的专业性会议，那么市局召开有关会议也必要行文请省局领导参加。假如确需行文，还要考虑是书面行文依旧采取其他方式，能用口头、 、 等解决问题的可不再行文。在这一点上审核人员要敢于负责，严格把住行文关。
2、行文方式是否妥当
（1）行文名义是否准确。一样情形下，关于一些全局性的重大问题，需以本单位的名义向上级机关行文，如向上级党委部门报送公文，需以本单位党组织的名义行文。关于请示上级机关主管部门职权范畴内的具体问题，能够本单位部门的名义用便函直截了当报主管部门处理，但切不可用便函的形式直截了当向上级机关请示。
（2）文件形式是否妥当。一样上行文要用有红头、有发文字号和签发人、格式规范、齐全的正式文件。但在实际工作中往往有的单位不用正式文件，如向领导同志报告其交办事项用“呈阅件”、“参阅件”等，这种形式上级主管部门已多次要求禁用，应改用正式文件的形式。
3、是否符合行文规则
（1）不越级行文，不横向请示。上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直截了当上级机关。虽是上级机关但不是直截了当隶属关系的不应直截了当请示、报告，否则即成为越级行文，上级机关对越级行文原则上不予受理。要求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范畴内的事项，不应使用请示，正确的方法是使用“函”。例如黄河部门建设防汛指挥中心，其规划就需要地点规划部门批准，因河务部门与规划部门是不相隶属关系，应行函申请批准。
（2）不多头主送，不送领导同志个人。上行文主送机关一样只有一个，那确实是制发机关的直截了当上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文，应分开报送较妥。如内容涉及的其他单位，通常采纳抄送的形式。除专门情形上行文一样不应直截了当送领导同志个人，更不能向有关领导多头分送。因为重要的情况领导们都要集体研究决定，送给领导同志个人，领导依旧得交给秘书部门办理，如此就为领导增加了不必要的苦恼。另外领导同志工作比较忙，情况比较多，文件送给个人，有时难免顾不看，如此岂不是“欲速而不达”。
（3）“请示”应当一文一事，假如一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门，既增加办理的难度，也阻碍办理的效率。请示一文一事，能够使公文内容集中，篇幅简短，便于公文办理，有利于提高效率。如同时请示多件事，必须是同一个问题紧密相关的几个方面，也必须是上级机关能一次给予批复和解决的；否则，有几个问题就要写几个请示。
4、是否符合拟制公文的有关要求
（1）选择和使用正确的文种，不可生造文种。但有的单位上报文件缺乏严肃认确实态度，不明白《方法》规定了什么文种，不了解上行文该用什么文种，而是像日常写应用文一样，难道上报《关于解决燃油锅炉资金的申请》、《关于基建资金使用情形的说明》等，说明其上报文件没有文种的概念，生编硬造文种。
（2）文种不可混用，该用请示的不能用报告，报告中不可夹代请示事项，也不可夹代建议事项，报告作为阅件，夹代请示事项往往得不到及时答复，容易误事；报告夹代建议事项不符合新《方法》的规定，向上级提出建议和意见要用“意见”那个文种。意见也不能与请示相混，意见是建议上级办什么、如何办，并提出具体方案，供上级决策参考或批转；请示要求上级给什么，并说明理由，陈述用途，要求上级批准或答复。
（3）请示的事项要明确具体。请示的的语言要简捷、明了、准确、具体，提出的要求要合情合理，有依有据，以便上级机关作出科学合理的决策。比如请示上级开展某项工程建设，就要简明扼要地将现状、存在的问题及进行建设的必要性和紧迫性说清晰，并详细提出明确具体的建设打算。如要求关心解决所需资金，分项列出后要运算出总金额，给上级一个整体的概念。对请示的问题，如有不同的解决意见，要客观分析各自优缺点，提出明确的倾向性意见，便于领导决策参考。转报下级的请示，也要明确本单位的意见，不能将问题不负责任地上交。
（4）行文语气要得当。向上级机关汇报工作、报告情形，文风要平实，反映情形要客观，不可过多地堆砌修饰性用语。汇报工作不能只讲成绩，不说问题，有的尽管讲到了问题，然而蜻蜓点水，对问题有什么表现、程度如何、如何解决，没有深刻的分析。殊不知领导机关对工作中取得的体会、对全局有指导意义的典型专门重视，但关于存在的问题专门是一些带有普遍性的问题、苗头性问题更加重视。因为只有发觉问题、解决问题才能促进工作的开展。