1、工程资料管理系统
工程资料的管理
领导重视、全员参加是前提。
长期以来，内业资料的管理一直是施工单位管理中的一个软肋，给施工规范化管理和成本控制带来了很大的影响。要做到未雨绸缪，在项目开工之初就应编写一套完整的《完工文件材料立卷归档管理实施细则》，下发各个部门与施工队伍，指定专门的资料管理人员，并对其进行培训，为强化内业资料管理提供了强有力的确保。定期组织内业资料讨论、研究、探讨项目内业资料管理办法，提升全员对内业资料管理的熟悉，做到"横向到边、纵向到底'。
健全机构、明确使命是保证。
为强化内业资料管理工作，项目部应成立以项目总工为组长、项目专职资料
2、员、质管科长、试验室主任、工区技术负责人为组员的内业资料管理领导小组，健全项目部、工区、作业队三级资料管理体系，逐层对工区技术负责人、工区专职资料员、作业队专职资料员进行管理、指导、检查，并且对各岗位人员进行了使命明确与划分。各尽其能、各尽其责，确保资料管理的及时性、完整性、系统性。
培训学习、规范运行是基础。
在施工工程中，项目部专职资料员应及时与工区、作业队资料员〔沟通〕，了解内业管理工作中的状况，强化与现场施工人员的交流。并与监理工程师进行磋商、探讨，及时解决施工原始资料填写中存在的一系列问题，准确、及时的填报施工原始记录;将资料整理中的不解或不确定的问题汇总，
3、通过 或及时到指挥部有关部门咨询，做到不放过资料中的每一字每一数的思想。
内业资料的整理与归档，只有少数人了解、熟悉是不够的。为了把强化内业管理精神落实到作业队，项目部应将《实施细则》、《工程用表》填写式样等文件资料及时复印下发到各工区、各施工队作业队手中，进行学习、理解，落实实施。施工过程中要常常与监理单位沟通，请监理工程师到项目部进行指导与培训，提升资料记录人员的应用技能，统一思想，明确程序，规范填写要求，确保第一手填报资料的规范、真实、准确性，减少返工，提升工作效率与内业资料管理工作的积极性。
工程建设资料有效管理的措施
我国工程建设资料管理存在众多问题的原因
4、与工程建设主管单位重视程度不够、工程建设资料管理缺乏相关规定、施工单位资料管理技术不够、相关人员素养良莠不齐等有关。要有效的管理工程建设资料，可从以下几个方面着手进行。
强化工程建设资料管理意识，改变轻视档案管理的观念
由于施工过程十分繁忙，工程建设人员的大部分精力都集中在工地上，再加上工程建设资料的整理十分繁琐，而且没有直接的经济效益，使我国各行各业的工程建设中，一直存在"重建设轻档案'的现象，工程建设主管单位领导档案管理意施薄弱，施工单位对档案管理重视程度不够，必须要相关资料时只是应付性整理，甚至很多施工单位是在工程结束完工时才忙着整理资料，给工程档案管理带来极大的难度。
5、这种档案管理意识薄弱的现象，是造成我国目前工程档案管理混乱、大量资料缺失的根本原因。
要改变这种现象，必须强化对《档案法》及相关法律法规的宣扬力度，强化建筑行业档案管理工作的法治教育工作，加强建设单位、施工单位以及各主管部门的档案管理意识，切实提升对工程建设档案管理工作的重视程度，为工程建设资料的收集和整理创造优良的主观环境。
建立和健全工程建设档案管理制度，提升工程建设档案管理的规范化
工程建设资料是对工程相关活动的记录，是对工程建设项目整个过程的真实写照，也是工程项目交工验收、质量评定、改建维护的主要参照依据。随着社会的发展，工程资料已经不再只包括施工合同
6、制定图纸、审批文件、自检审核等书面材料，还包括相关照片、录影、光盘软盘等资料。由于工程建设项目参建单位众多，施工人员、技术人员素养良莠不齐，没有统一的标准，没有规范的格式，是工程建设项目档案管理工作质量不高的一个重要因素。
要提升工程建设档案管理质量，就必须强化档安材料的编制工作，制定出统一的标准，建立完善的档案管理制度，强化对工程建设档案资料的有序管理。只有按照了统一的标准编制工程资料，才干保证归档材料的准确、完备、规范，才干避免归档材料出现五花八门、混乱不堪的现象。
工程资料集成式管理的优点
确保资料的完整性和真实性
资料集成式管理可以减少由于资料的分散而
7、导致工程资料缺失、资料重复等一系列问题，同时，资料的及时收集也避免因缺乏及时的监督，在后期存在后补资料、做假资料的状况，确保了工程资料的完整和真实性。
减少"信息孤岛'的产生，便于资料共享
集成式管理是将各过程中资料先通过资料管理人员登记、编号等工作，然后依据必须要进行分发或归档，这样就减少了由于工程资料分散在各专业人员手中导致的"信息孤岛'现象。同时，由于集成式管理可以集成收集相关资料，便于对其加工分析，及时向有关人员传递信息，其他相关人员资料查阅能有具体的目标，便于资料共享。
责任明确，便于资料的收集与管理
集成式管理确定了工程资料员的具体使命，对各涉及到工程资料的工作人员其工作界限有了明确的界定，这有利于强化工程资料管理人员责任心，避免因责任界定不明而忽视工程资料的管理，为以后的工程资料的使用提供依据。
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