采购过程控制程序-确保物料申购与采购做到合理有效.doc

东莞市XX光电

编 号
BC-QP-010
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版 次
A/0
生效日期
2011/03/12

采购过程控制程序

核 准
审 查
制 订

东莞市XX光电
编 号
BC-QP-010
页 次
3/8
文件名称
采购过程控制程序

版 次
A/0
生效日期
2011/03/12
1.0 目的
为了规范和完善整个采购作业过程,确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控,特制订本程序.
2.0.范围
合适所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施.
3.0 权责
〔副〕总经理:采购订单、物料请购单的最终核准：
采购员: 负责物料采购经办，进度跟催及供方沟通管理采购作业，使采购产品符合要求.
资材部经理:审核定购单、监督、指导采购工作
原材料仓管:负责物料数量的验收/保管，将不良物料退给供应商：
品保部: 负责物料品质检验判定：
工程部:所有物料图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供;
对采购过程中新开发样板物料进行确认与评估.
PMC:物料的请购申请.
4.0 定义〔无〕
5.0 作业内容
5.1 生产物料由PMC〔物控员〕依据《市场销售猜测计划》/《BOM》及库存物料状况,填写《请购单》向采购提出申购.
生产常用物料/辅助物料/办公用品请购申批
C将《请购单》给资材部主管/经理审核，样品物料请购由必需求部门提出请购申请,请购理由必需具体写明:包括客户名称/规格型号/必需求数量/必需求日期等具体内容 (必要时必需提供BOM/样办/工程图纸等资料)，《请购单》必需经请购部门主管/经理审核，〔副〕总经理核准后交采购，采购主管负责签收、处理。
工/治具、检测设备等非生产物料由必需求部门以《请购单》方式提出申购,经
部门主管/经理审核,再交〔副〕总经理核准.经〔副〕总经理核准的《请购单》统一交到采购部,采购主管负责签收、处理。
关于生产产品必需的 (如:锡条/助焊剂/胶水等)辅助性材料由PMC〔物控员〕
提出请购申请,物控员在依据订单用量以及库存状况提出申请,假设在使用过程中超量使用,导致库存不够之情形,仓库应及时向PMC反馈,反馈方式有(邮件/联系函)等方式反馈,避免口头反馈信息.
5.2.4生产中为了确保产品品质而必需要请购的辅助性材料(如:手指套/手套/防静电服/工作鞋/帽)等由必需求部门直接填写《请购单》经主管/经理审核,再由〔副〕总经理核准,经〔副〕总经理核准后再交人事行政部经理签收,此类材料由行政部指定采购员负责采购.
办公用品的请购由必需求部门以《请购单》方式提出,经部门主管/经理审核,再交〔副〕总经理核准执行,经〔副〕总经理核准后再交人事行政部经理签收,行政部采购员负责对办公用品的采购.
5.3请购申请审核、核准时限:
审核时间规定:假设为紧急采购材料,《采购订单》于4小时内完成审核、核准,其他常规《采购订单》于8小时内完成审核、核准。

采购员对接到的《请购单》进行审核,并结合采购周期、最小定购量、在途量、库存状况信息,然后进行采购交期、用量分析,要求采购员在2天内编制完成《采购订单》。《采购订单》必需经采购主管/经理审核,由总监核准执行.《采购订单》传至供应商前必需再次确认产品名称、型号、尺寸规格、数量、交货日期、图文字唛、技术要求等项目。采购信息应清楚地注明在《采购订单》上或附在后面,无误后方可传至供应商. 供应商必需是经我司评监督考核并列入《合格供应商目录》的供应商.
《采购订单》发出后要求供应商在两日内进行确认并签名回传.假设超过时限,采购员应及时联系供应商了解状况后再做相应调整(如是否必需要改换供应商).
采购订单假设发现有无法达成交期、用量要求时,采购员与供方进行沟通,如仍无法达成要求的,采购员于2小时内将信息反馈给采购部主管/经理和物控员处理，如须更改《请购单》的,在征得PMC主管/经理同意后,方可更改《请购单》〔物控员须在更改处签字、确认〕，假设正常,则按《请购单》要求重新编制《采购订单》传至供应商确认回签.
采购将采购物料信息登入《采购物料跟踪表》并严格按照《采购物料跟踪表》时间督促供应商在规定的期限内完成交货并确保产品质量。
采购部必需将供应商回签的《采购订单》在2天内提供一份给财务做检察对帐.
采购物料打样确认
采购过程中采购员向非合格供应商定购材料或合格供应商未提供过我公司所要定购之材料而向其定购,如我公司有要求供应商制作样品，经我公司确认再进行定购之要求或其它特别状况,则依据《供应商管理控制程序》进行作业.
5.5.2假设是新开发产品之零部件样品,由工程部提供样办及相关资料并填写《请购单》交采购部, 由采购部寻求供应商。打样应优先合计《合格供应商一览表》中的供应商. 采购部收到供应商提供的样品物料时，填写《材料测试/打样报告》连同工程部提供的样品交品保部IQC试验，品保部IQC对该样品进行测试,填写《样品测试报告》送工程部负责人审核签署结果,交〔副〕总经理核准,然后由采购员依确认结果与供应商联系。假设不合格，由采购部回复请购部门并持续跟进，直至合格为止.

所有与我司有供货关系的供应商都必需签定《采购协议》、《质量确保协议书》和《环保协议书》.内容必需具体写明我司以产品质量及环保方面的具体要求和具体的赔偿要求。
每次送往我司的材料都必需提供该批次的《出货品质检验报告》,每款材料在第一次送货时都必需提供此款材料的《SGS检测报告》.假设《SGS检测报告》
超过有效期限1年,采购则要求供应商重新提供最新检测的《SGS检测报告》.
5.7 采购价格管理
询价作业：采购部采购员依据审批的《请购单》，通知《合格供应商一览表》中的供应商或合适之供应商报价，在采购物料时对已使用过的原材料如行情有变时,原则上应以《合格供应商一览表》中的供应商作为优先询价对象发出《询价单》进行询价. 〔特别状况下，如生产急必需或其它原因，必需采购主管及经理批准后方可通知非合格供应商报价〕。供应商的报价单由采购部采购员呈采购主管初审，经理审核、〔副〕总经理核准.
比价作业：采购员进行新的原材料采购作业时，为确保材料供应及时、质量、价格满足要求,并参照市场行情和前期采购资料及厂商提供的资料, 通常每种材料选择多家供应商〔至少两家或以上〕作为采购对象并做比价,挑出‘底价’进行备案，特别是材料用量较大之供应商须经过评鉴考核.
.3 议价作业：关于厂商的报价资料经整理,采购工程师应深入分析后,依据‘底价’进行比价、议价后开出书面的《报价单》，〔如为旧产品重新报价，采购部应在单上注明原价与现价〕交采购主管初审、经理审核、总监核准后，由采购工程师将《报价单》交财务部一份，一份自存采购部和财务部出纳应作好《报价单》的目录及版本标识，储存最新版，在核算账款及供应商对账时，应以审批签名的最新版《报价单》为准。关于大众物料必要时由公司〔副〕总经理与供应商量谈。
采购物料交货及品质验证
采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》,假设为生产急料送货,采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库,以便仓库安排仓管员加班收货.
供方送货到厂后,由仓库仓管员对来料进行数量点收、品保部IQC按《进料检验规范》对来料进行品质验收,判定来料是否合格并做相应标识,并将《进料检验报告》采购联转交采购员，具体参照《进料检验控制程序》规定执行.
采购员必需对仓管员或品管员反馈在收料/检验过程中出现的异常问题进行协调与处理,必要时与供方沟通、处理。
检验合格,仓管员依据电脑系统制作《入库单》,按进仓规定办理进仓手续;判定不合格,则依照《不合格品控制程序》。
5.8.5假设车间退料,品管员判定为来料不合格时,采购员在接到品保部的开出经会签核准的《品质异常联系单》后，于规按时间〔三日内〕处理后续工作,具体依《不合格品管制程序》执行.
采购员及时跟进因物料拒收而作退货处理的后续工作;及时跟进因车间退料、必需再退供方以及短缺补采购等处理工作;向供方反馈不良信息,并要求供方改善及确认退(换)、补货交期.
6.0 相关文件
6.1《不合格品控制程序》；
6.2《进料检验控制程序》；
《仓储管理控制程序》；
《质量记录控制程序》。
7.0 相关表单
7.1 物料必需求计划

材料测试/打样报告
采购订单
采购物料跟踪表
7.5 材料/半成品进仓单
7.6 进料检验报告
7.7询价单

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采购将异常及处理结果反馈厂商并跟踪处理
供应商生产
NG
挑选
特采
退货
MRB会签
异常通知
OK
NG
NG
OK
货仓收货
品质判定并标识
材料入库
OK
NG
选择供应商
NG
OK
OK
NG
供应商确认回签
采购信息发出
审核/核准
采购订单编制
审核
物料申购提出
流程图：