公司物料采购供应管理制度.docx

公司物料采购供应管理制度
一、总则
第一条 为保证公司物料生产要素有效组合，规范物流运行，降低成本，提高经济效益，特制定本制度。
第二条物料采购的原则：
（一）适价：采购的物料必须经过几何分析，达到质优价廉。
（二）适时：严格按生产计划的实施进度进料，以保证生产流程的顺利进行。
（三）适质：严格按质量标准采购。
（四）适量：严格按需求计划进料，不得长期积压。
（五）适地：物料采购必须考虑供料源与使用地的远近，尽量减少运输费用。
第三条采购方式：
（一）集中统一采购：所属企业主要物料由公司集中统一订货采购。大宗物品按《采购招标管理办法》进行。
（二）所属企业自行采购：一般物料由各企业按采购程序进行。
（三）国家指定定点采购：按国家有关规定执行。
第四条物料采购的管理部门：
（一）所属企业生产部门负责物料采购，质量管理部门负责采购物料的质量监控。
（二）企业管理中心、负责全集团公司物料采购工作的监督管理，企业管理中心应定期对所属企业的采购情况进行监督检查。
二、物料的采购管理
第五条公司的物料采购实行计划管理，在保证正常生产连续性的条件下，制定最低与最高仓储存量标准。
（一）所属企业根据公司下达的企业年度生产经营计划中的品种、产量，结合各部门对各种物料的使用消耗、库存、定额等资料，于每年第四季度末做好第二年的年度物料采购计划及资金计划。并于12月15日前上报公司企业管理中心，企业管理中心依据物料需量制定具体采购、招标采购或所属企业自行采购的品种。
（二）所属企业根据年度采购计划和季、月生产任务的变化分别编制季度、月份的物料采购供应计划。计划中要说明期初库存量、物料需用量和期末储备量。
第六条 集中采购由企业管理中心组织相关企业物料采购负责人组成集中采购领导组负责。
（一）招标采购：能实行招标采购的，按招标采购办法管理。
（二）集中采购领导组采购：不适于招标采购的，需集中采购的物料，实行集中统一采购。
1. 询价：由集中采购领导组选择3—5家厂商进行询价，内容包括：价格、规格、质量标准、可供货数量、交货期、交货地点、运输方式、结算办法等。
2. 质量审计：该物料使用的所属企业质量管理部门对供货厂商进行质量审计，否决不符合要求的企业。
3. 议价比价：采购领导组成员整理报价资料进行比价、议价，同
质选价廉，同价选质优，同质同价选货源近的厂商或供货单位。
4. 签订购货合同：选择信誉好、产品质优、价格合理的厂商，由所属企业与其签订购货合同。
5. 验收入库：由所属企业质量管理部门对物料进行验收，合格后方可入库。
第七条 所属企业一般物品采购程序：
（一）请购：仓库保管人员按存量基准、生产计划及用料预算，参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，紧急请购物品须注明，请购单位经本部门负责人批准后报所属企业总经理或分管领导批准后交采购人员办理。
（二）询价：采购人员接到经批准的请购单后，两日内选择三家或三家以上的供应商进行询价、议价，并将询价、议价结果记录于请购单上。急购物品经所属企业总经理同意后即可购买。
（三）呈报：询价完成后采购经办人员将询价、议价单报部门负责人，并呈总经理或总经理指定的副总经理批准。
（四）订购：采购经办人员接到已经审批的询议价单后，按规定的日期购买或和供方签订购货合同。
（五）交货验收，购进的物料须经质量管理部门验收和保管员验收后，方可办理入库手续。
第八条因缺货或不明购买处所，以致无法购得或逾期者，采购经办人须通知请购单位。
第九条 物料供应部门必须建立“供货厂商档案”、“采购记录”。物料供应部门要掌握本企业用量较大原材料国内主要供货厂商的数量、产量规模、产品质量执行标准、产品工艺方法、停产大修时间、与企业距离等厂商资料。
第十条 急用物品采购必须报经总经理同意后方可购进。
三、物料验收入库管理
第十一条 物料入库，应先入待验区，未经检验合格不准进入货位，更不准投入使用。
第十二条 物料入库，保管员要同交货人办理交接手续，核对清点物料名称、规格、数量是否一致，按物料交接本上的要求签字。
第十三条物料须经质量管理部门验收合格，并在入库单上签字后，方可入库。保管员凭已批准的请购单、质量部门签字的入库单或检验报告单办理入库手续。
第十四条 超交处理：交货数量超过“订购量”部分应予退回。但属买卖惯例或最小包装的例外。
第十五条 短交处理：交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门同意可免补交，短交如需补足时，仓库应通知采购经办人联络供应商处理。
第十六条不合格品须隔离堆放，严禁投入使用。
四、物料的保管与储备
第十七条 所属企业须建立严格的出入库手续。
物料入库须凭已批准的请购单和质量管理部门签字的入库单或检验报告单，方能办理入库手续。物料出库要有使用部门填写的经集团公司领导或分管领导签批的领料单方能办理出库，并按所填写的名称、数量、规格出库。
第十八条 建立物料管理卡。物料管理除了有物料帐外，每一种物料都应登记管理卡片，注明材料名称、材料编号、储放位置、物料等级分类、安全储量与最高储量、订购点、订购提前时间、出入库及结存记录。
第十九条存量基准设定：
（一）预估月用量设（修）订。
1. 用量稳定的材料由主管人员依据去年的平均月用量，并参考今年的生产计划设定。
2. 季节性与特殊性材料由生产管理人员于每年的月的25日前，依前三个月及去年同期各月份的耗用数量，并参考市场状况、生产计划，拟定次季各月份的预估用量。
（二）请购点设定：
1. 请购点：采购作业期间的需求量加上安全存量。
2. 安全存量：采购作业期间的需求量乘以差异管理率（25%）加上运输延误日数的用量
（三）设定请购量：
1. 考虑要项：采购作业期间的长短、最小包装量、最小运输量及
仓储容量。
2. 设定数量：外购材料的欧美地区每次请购三个月用量，亚洲地区为二个月用量，内购材料每次请购25天用量。
（四）存量基准建立：
各所属企业生产管理部门每年必须将每种物料的存量基准核定呈总经理核准，送仓储建档。
第二十条建立盘点制度。每月进行一次仓库盘点；每季度进行一次中盘点（除仓库物料外，包括生产现场的物料、半成品等）；每年进行一次大盘点，对过期报废物料及时清理。
五、奖罚
第二十一条 企业管理中心每年对所属企业的采购工作进行评议，对严格按本制度执行，物料供应及时，购进物料质优价廉的，将给予精神或物质奖励。
第二十二条所属企业须依据本制度及GMP的要求制定采购操作程序，严格按本制度执行。未按本制度组织企业制定采购操作程序的，对该所属企业总经理处以10 兀罚款。
第二十三条 未履行请购审批程序，采购人员擅自采购的，造成的一切损失由其本人负责。
第二十四条 采购人员未经询价或询价议价失职，造成购进物料价格偏高，处以采购经办人10倍差价的罚款。
第二十五条 保管人员未按规定的手续办理入库，给集团公司造
成的损失由其承担，同时根据严重程度给予1—1 兀罚款。
第二十六条 采购人员私拿回扣的，处以该采购人员回扣额10倍的罚款，同时处以解聘处理，情节严重或数额巨大的，移交司法机关处理。