库房管理规定(含单据模板)-软件及硬件商品进出库制度.doc

库房管理规定

文件编号：
NW607105
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18
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9
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9
编制：戚敏
审核：韩冬梅
批准：孟莉

沈阳东大阿尔派软件股份有限公司
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目录
1. 目的
2. 适用范围
3. 术语和缩略语
4. 工作程序
4.1 仓库管理制度
4.2 商品入库程序
4.3 商品出库程序
4.4 商品借出程序
4.5 退货管理程序
4.6 库房盘点程序
4.7 库房管理员工作交接程序
5. 引用文件
6. 质量记录
6.1 NR607105A“软件入库单”
6.2 NR607105B“商品增减卡”
6.3 NR607105C“商品出库单”
6.4 NR607105D“商品入库单”
6.5 NR607105E“商品盘点表”
6.6 NR607105F“商品暂存申请单”
NR607105G“库房外借未返回商品统计表”
NR607105H“商品内部调拨单”
6.9 NR607105I“温、湿度登记表”
6.10 JT借条

1. 目的
对软件产品及其系统集成硬件商品的存储进行控制。

2. 适用范围
适用于本公司软件产品及其系统集成硬件商品的存储管理。

3. 术语和缩略语
3.1 库区：存放商品的区域，通常分为：合格品区、收货区、辅助区、不合格品区。
3.2 合格品区：存放合格商品的仓储区。
3.3 收货区：没有办理登记的入库商品存放的区域。
3.4 辅助区：存放办公用品，礼品、暂存商品的区域。
3.5 不合格品区：不合格商品的存放的区域。

4. 规定内容
4.1 仓库管理制度
4.1.1 商品入库。根据检验结果，库房人员将已有明确标识的合格商品入库，不合格商品清点后入不合格品区，同时通知采购部门责其通知厂商办理退货事宜。
4.1.2 商品出、入库房要记帐，实行一物一卡制。记帐要有原始凭证，无原始单据一律不能进帐，原始单据必须有各自的编号。库房管理员登记“商品增减卡”，坚持每月核对帐目和抽点商品，做到帐物相符。
4.1.3 商品要分类存放。库房按商品类别及工作流程划分为各个存储区，各类商品要分类存放，同类商品集中存放，不得混放。
4.1.4 商品存放应科学、合理、整齐、有序，严防商品翻倒。
4.1.5 库房内要保持卫生、整洁。货区内不得存放任何无标记或者“商品增减卡”上无记录的商品。
4.1.6 库存商品应包装完好，发现破损及时更换。用防静电材料包装的商品，要按原包装形式存放。标注存放要求的货箱，应按要求存放，以避免造成商品的损耗与毁坏。
4.1.7 库房内要求温度保持在摄氏0～40摄氏度以内，湿度在20～90%以内，每天上午记录一次实际温、湿度情况。发现异常现象要及时报告。“温、湿度登记表”要妥善保存。库房的温度表、湿度仪，每半年要更换一次。
4.1.8 防止商品受潮，雨季尤其要注意，必要时要通风。晴天时要开窗换气。易受潮商品包装箱内要放防潮剂，并定期巡查，防潮剂失效应及时更换。
4.1.9 库房管理安全第一。
4.1.10 出、入库商品的装卸搬运应由库房主管负责控制，严禁野蛮操作。
4.1.11 库房保管相关原始单据一年。
4.2 商品入库程序
4.2.1 软件产品入库
1）经检验合格的产品，产品制作部门填写“软件入库单”，经检验人签字后交库房。
2）库房管理员接到“软件入库单”后，逐项核查商品、产品编号若无误签收， 将“软件入库单”正本交产品制作部门，副本自留，同时登记商品增减卡，将产品分类存放，若核查商品、产品编号有误则拒收。
4.2.2 外购商品入库
1）库房管理员根据采购员填写的NR607103D“送货验收单”与入库商品的名称、数量进行核对，若正确就签收。然后通知检验员对商品进行检验，检验员对商品进行检验后，在NR607103D“送货验收单”中验收情况一栏注明验收情况并将其交给库房管理员。
2）若NR607103D“送货验收单”与到货商品不符或检验不合格，则在NR607103D“送货验收单 ”上处理意见一栏注明处理经过，然后库房管理员将商品放入不合格区，通知采购部门办理退货事宜。
3）签收的NR607103D“送货验收单”交采购员一份，自留一份并做好来货记录。
4.2.3 直发、自采商品入库
采购员将填写的NR607103E“设备直发（自采）验收单”交给库房管理员，同时通知合同执行员到库房办理相应的出库手续，库房管理员拿到相应的“商品出库单”之后，在NR607103E“设备直发（自采）验收单”上签收。
4.2.4 调拨商品入库
1) 库房管理员在接到“商品内部调拨单”及商品之后，核对商品名称及数量，无误后交给检验员进行检验，检验员对商品进行检验后，在“商品内部调拨单”备注一栏注明验收情况并交与库房管理员。
2）若“商品内部调拨单”与到货商品不符或检验不合格，库房管理员将商品放入不合格区，通知调出库位换货。
4.2.5 库房管理员凭上述原始单据及时填写“商品增减卡”。
4.3 商品出库程序
4.3.1 自用设备出库
1) 使用部门领用商品时，需填写“商品出库单”，经仓储主管及收发货人签字后生效。
2) 库房管理员核实商品后发给使用部门。
4.3.2 合同出库
1) 发货时合同执行员填写“商品出库单”，经主管经理签字后交技术支撑合同执行部门。
2) 库房与合同执行技术支撑部门共同清点发货商品，若无误就发出商品，由技术支撑合同执行部门收货人及库房管理员在“商品出库单”上签字，库房留两份，合同执行技术支撑部门及财务部门各一份，若有误，重新清点正确后再发货，由合同执行技术支撑部门负责安排运输。
4.33 驻外北京库位的软件合同商品直发出库
由仓储主管传设备直发通知给北京驻外库房管理员，库房管理员按单执行发货，然后做好相应记录。
4.3.4 库房管理员根据“商品出库单”及时填写“商品增减卡”。
4.4 商品借出程序
4.4.1 公司内部各部门借出商品要填写“借条”一式两份，借用部门与库房各一份。“借条”应填写完整，经主管副总经理批准后，借用人签字并送交库房后，方可借出。
4.4.2 整套入库的商品只能整套借出，不得拆出部件单独外借，以免造成库房管理混乱和发货失误。若大件硬件必须拆部件外借时，需由借用部门协同技术支撑部门一起从库房整套借出，拆件后单独办理暂存手续暂存库房，由库房代为保管，整个过程必须由技术支撑部门人员跟踪并签字认可。
4.4.3 借出商品归还时，必须经检验员检验合格后方可入库。即：如是整套借出硬件产品必须经技术支撑部门检验贴合格标贴；如是拆件借出硬件产品，需先从库房领出对应暂存商品，组装成套并经技术支撑部门检验贴合格标贴；如是软件，必须经项目管理部门重新测试、包装并签字认可。
4.4.4 归还商品入库后，还货人应在原“借条”备注栏上写明还货日期并签字。
4.4.5 如借出商品已转售或留作自用，相关部门应及时办理出库手续，冲消原“借条”。
4.4.6 若归还商品经检验为不合格品，库房将拒绝接收。
4.4.7 每年年终，库房填写“库房外借未返回商品统计表”，上报公司有关领导及部门负责人。
4.5 退货管理程序
4.5.1 领用部门因各种原因需要将已领用商品退回库房时，应书面说明原因并要填写“商品出库单” 领用用负数填写对应数量，一式四份，申请部门一份、库房两份、财务一份，“商品出库单”应填写完整，经主管副总经理批准，方可退库。
4.5.2 所有退库商品必须经检验合格后方可入库，即：硬件需经检验员检验后贴合格标贴；已拆封的软件需经项目监控产品制作部门测试、包装、签字认可。
4.5.3 若退库商品经检验为不合格品，检验员应贴不合格标签返回申请部门。
4.5.4 未经检验的退货，库房拒绝接收。
4.6 库房盘点程序
4.6.1 仓储主管负责制定商品盘点计划，确定库存商品盘点的项目、内容、方式及完成日期。每月与财务对帐，每半年盘点一次。
4.6.2 一般采用定期与循环性方法进行盘点。
4.6.3 库房管理员收到盘点计划后进行商品盘点工作，并按规定的日期完成。
4.6.4 盘点过程中，当商品数量与“商品增减卡”记录不符时，应查明原因纠正错误。
4.6.5 盘点时要注意核查商品有无损耗、损坏、变形、变质等现象。发现问题及时报告领导，重新申请检验，检验后检验员填写验收情况库房再根据检验报告结果处理。
4.6.6 盘点中若帐面与商品数量不符，在反复查找原因后仍无法平衡时，库房管理员应填写“商品盘点表”交仓储主管审核对盘盈盘亏情况详细说明原因。
4.6.7 仓储主管负责审核“商品盘点表”的合理与准确性，跟踪非正常物资检验结果，总结盘点计划执行情况。
4.6.8 库房管理员依据经过批准的“商品盘点表”，调整帐目。年终盘点结束后，在帐面调整栏下划二条红色横线，表示年终结帐。
4.6.9 “商品增减卡”更换时间根据情况而定，一般每年更换一次。新卡第一行要填写上年结存数。上一年的“商品增减卡”要妥善保存，一般保存五年。
4.7 库房管理员工作交接程序
4.7.1 卸任库房管理员职责：
1）完整、正确地填写“商品增减卡”及帐目，做好应该完成的各项工作。
2) 整理并列出资料移交清单，清单中应注明各类资料的份数及页数，说明其作用、使用与填写方法，以及目前应立即进行的工作内容。
3) 资料移交内容包括：
l “商品增减卡”或帐本；
l NR607103D“送货验收单”、“商品出库单”、“商品入库单”、“软件入库单”；
l “商品内部调拨单”、“商品盘点表”；
l “借条”、“商品暂存申请单”、“库房外借未返回商品统计表”；
l “温、湿度登记表”。
4) 列出工作中应注意的特别事项，以免继任者发生错误。
5) 与继任者共同核对有关资料，发现问题要作出合理解释与纠正。
6) 工作移交完成后应协助继任者尽快熟悉工作。
4.7.2 继任库房管理员职责
1) 根据卸任库房管理员提供的“商品盘点表”，逐项盘点商品。
2) 若相符，双方在“商品盘点表”上签字认可，并报仓储主管审核。
3) 若不符，填写“商品盘点表”，交仓储主管审核处理。
4) 在“商品增减卡”上增填交接盘存一栏，写明接收日期、调整数、实际库存数，便于日后分清责任。
5) 按照资料移交清单核对接收有关资料，初步了解和掌握各类资料的用途与使用方法，以及进行实际工作的基本步骤。
6) 在前任库房管理员的协助下，尽快完成交接任务，使工作正常化。

5. 引用文件
（无）

6. 质量记录
6.1 NR607105A“软件入库单”
6.2 NR607105B“商品增减卡”

6.5 NR607105C“商品出库单”
6.6 NR607105D“商品入库单”
6.5 NR607105E“商品盘点表”
6.6 NR607105F“商品暂存申请单”
NR607105G“库房外借未返回商品统计表”
NR607105H“商品内部调拨单”
6.11 NR607105I“温、湿度登记表”
6.12 JT借条

软 件 入 库 单

记录编号：NR607105A- 入库部门： 入库日期： 年 月 日
①产品制作
产品序列号
产品名称及版本号
介质
加密锁
盘数/套
数量
(套)
手册
(本)
单
网

检验人： 入库人： 接收人：

---------------------------------------------------------------------------------------------------

软 件 入 库 单

记录编号：NR607105A- 入库部门： 　　入库日期： 年 月 日
② 库 房
产品序列号
产品名称及版本号
介质
加密锁
盘数/套
数量
(套)
手册
(本)
单
网

检验人： 入库人： 接收人：

商品增减卡
记录编号：NR607105B-
编号
规格
产地
单位
批价
零价

商品编码：
品名：

月
日
收入
付出
库存

库房管理员：

商品出库单
用户单位：
库位地点： 提货部门： 合同编号：
记录编号：NR607105C - 出库日期： 年 月 日
商品编码
品名
单位
数量
单价
金额
百
十
万
千
百
十
元
角
分

合计

审批： 付货人：
提货人： 合同执行员：

商品入库单
供货单位：
库位地点： 到货单号： 发票号： 记录编号：NR607105D- 入库日期： 年 月 日
商品编码
品名
单位
数量
单价
金额
百
十
万
千
百
十
元
角
分

合计

财务复核： 总库记帐员：
入库经手人/部门：

商品盘点表

记录编号：NR607105E- 日期：
商品编码
货物名称
卡片数量
盘点数量
盈亏
说明

库房管理员： 仓储主管：

1． 盈亏：盘盈时在数量前加“+”；盘亏时在数量前加“-”。
商品暂存申请单

记录编号：NR607105F- 暂存部门： 单号： 日期： 记录编号：NR607105F-
商品编码
货物名称
单位
数量
借用单号
领出日期
领出人/检验人

仓储主管： 库房管理员： 借用部门领导： 经手人： 检验人：

库房外借未返回商品统计表

记录编号：NR607105G- 借用部门： 单号： 日期： 记录编号：NR607105G-
序号
商品编码
商品名称
序列号
数量
借用部门
经手人
借条编号
备注

仓储主管： 库房管理员：

商品内部调拨单
记录编号：NR607105H- 调拨申请部门： 调拨日期： 记录编号：NR607105H-
调出库位地点：
调往库位地点：
调拨原因：销售（ ）库存（ ） 合同/销售单编号：
调拨设备清单
序号
商品编码
设备名称及型号（A）
单位（B）
数量（C）
调出数量（D）
验货数量（E）

备注：
1、 该调拨单A、B、C、项由采购经手人填写，D项由调出库位保管员填写，E项由调往库位保管员填写。
调入库房管理员： 调出库房管理员：
审批： 采购经手人：

该调拨单A、B、C、项由采购经手人填写，D项由调出库位保管员填写，E项由调往库位保管员填写。

温、湿 度 登 记 表

记录编号：NR607105I- 日期： 年 月

日
温度（℃）
相对湿度(﹪)
记录人签字
备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

温度保持在0~40摄氏度/湿度保持在20~90%

借 条

借用部门： 借条编号：JT-
用途：
设 备 清 单
序号
产品名称及规格
数量
单位
序列号（S/N）

借用日期： 年 月 日 至 年 月 日 借用经手人：
返还日期： 年 月 日 返还经手人：
返还验收情况： 验收人：
审批： 产品经理：