项目部材料备件库存管理流程-采购入库、保管、发放规定.doc

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项目部材料备件库存管理流程

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潘星
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目 录

1. 流程概述： 3
2. 业务流程说明 5
3. 流程的内控点及防范措施 7
4 附件： 7

1. 流程概述：
规范项目部材料备件使用管理的流程及标准要求。
1．1 目的
系统、有效地规范化各项目部的备件管理的流程。
1．2 适用范围
本流程适用于本公司所有项目部。
1．3 流程主人
各项目部
1．4 组织及职责
公司采购部: 对各项目部材料备件管理流程的执行情况进行监督考核；
对项目部材料备件的采购调配工作负责；
对各项目部材料备件采购管理流程的执行情况进行监督；
对报废备件处理工作负责；
对材料备件计划的汇总负责；
对材料备件月度费用的预算负责；
对材料备件质量信息处理负责；
对每月备件盘点工作组织负责；
对盘点问题闸口纠偏工作负责；
项目经理： 对流程考核监管，闸口负责；
项目部工长： 对本项目部所需材料备件使用管理进行监管；
对月度材料备件计划的合理性负责；
对关键备件的可修复性负责；
对项目部报废、闲置材料备件的可行性负责；
对本项目部人员调配负则；
项目部库管： 对每月本项目部所需材料备件的信息负责；
对材料备件可修复性负责；
对材料备件现场使用、管理负责；
对材料备件收货信息录入负责；
对项目部材料备件管理工作负责；
对项目部材料备件入库验收、出库领用发放工作负责；
对项目部材料备件各类台帐工作负责；
对工厂每月备件盘点工作的实施负责；
项目部保管： 对材料备件的安全性负责；
对项目部材料备件存放负责；

2. 业务流程说明
采购入库
1、项目部工长根据本项目部的材料设备现状制定备件需求计划；
2、库管员根据仓库的实际库存对备件计划进行校验并会签；
3、项目经理对项目部的材料备件计划根据现状进行审核、批准；
4、公司材料部根据各项目部材料备件库存信息进行审核、批准；
5、材料部采购员根据批准的备件计划提报月度费用预算、审批版计划由材料部和项目部各存一份；
6、材料部采购员对材料备件进行分类、寻源，货比三家，并汇总货比三家情况；
7、材料部货比三家结果进行会签；
8、材料部采购员根据材料备件计划要求的内容进行采购；
9、供应商进行备货送货；
10、采购员、项目部库管员、保管员共同在仓库对材料备件实物从外观、规格型号、品牌、数量进行共同验收；
11、项目部库管员、保管员根据验收情况在送货单上共同签字确认，作为材料备件入库验收见证性资料；
12、项目部库管员对验收合格的材料备件实物入库；
13、项目部库管员对入库的材料备件登记控制台帐；
14、保管员协助项目部库管员按照类别对材料备件进行归类存放并建立材料备件卡；
领用出库
15、各班组根据材料备件需求进行领用；
16、各班组填写领用单（内容填写齐全），班组负责人审核，项目部库管员进行会签，项目部工长批准；
17、项目部库管员根据材料备件领用单对进行发放（领用单填写齐全），不允许事后补单，且应遵循先入先出的原则，仪器工装等非不可回收类材料，除初次领用外，必须以旧换新；
18、项目部库管员对支出的材料备件进行销账，保存领用单；
19、班组将领用材料备件使用到所需位置；
盘点退废
20、项目部库管员对退库旧件进行判定，能修复的进行修复；
21、项目部库管员对修复的备件优先发放使用，领用单注明是修复备件；
22、采购部按盘点要求每月组织盘点（主要盘点材料备件管理流程、库存等）；
23、项目部库管员在项目部保管的配合下，按照要求对台帐、实物、材料管理卡、进出流程等进行全面盘点；
24、项目部库管员根据不可修复的材料备件实物制定报废明细；
25、项目部工长对报废的备件明细进行审核闸口；
26、项目经理对报废备件明细进行批准；
27、材料部对报废的材料明细进行会签，确认是否存在净值；
材料调拨
28、项目部工长会同项目部库管每月提报采购计划时，同时排查本项目部可用的回收材料备件，确认后续不需继续使用，汇总后进行提报可调拨材料清单；
29、可调拨材料清单由工长编制，库管会签，交项目经理审批后提报至材料部；
30、材料部根据各项目部采购计划和可调拨清单进行统一调配，填写材料调拨单；
31、材料调拨单由材料部编制，由材料调出项目部项目经理和材料调入项目部项目经理同时会签确认后，进行调拨；
32、 调拨材料入库流程，按照采购材料入库流程进行。

3. 流程的内控点及防范措施
序号
内控点
内控措施
01
在进行 02备件计划校验时，注意库存量，不能超标
材料部定期审查
02
在进行11收货确认时，必须有一人以上进行确认
收货单必须有库管员、保管员、工长、施工员两人以上签字确认
03
注意14中物品必须分类存放，按要求填写备件卡，达到目视知数的程度。
材料部顶起审查
04
注意16、17、18中备件台帐、领料单、实物是否正确
材料部定期审查
05
注意17领用仪器工装等非不可回收类材料时必须以旧换新。
如旧料丢失，则班组按照材料价值30%进行赔偿。
06
注意22、23中备件盘点必须做到帐物卡三者统一，随机备件、已修复部件不能列入库存，只对数量和去向盘点
材料部每月检查
07
注意24中报废明细中的备件为不可修复的
材料部定期审查
08
31中，材料调拨必须由调出、调入双方项目经理确认后进行
必须在调拨单填写完毕后进行调拨、项目经理拒绝调拨需说明原因
09

4 附件：
1、 月度备件计划
2、 备件明细帐
3、 领料单
4、 退库备件明细帐
5、 备件报废明细表
6、 调拨单
7、 可调拨材料清单