财务报销制度与工作流程-规范报销行为-合理控制费用支出.doc

财务报销制度与工作流程
　　一、总则
　　1、为了强化公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
　　2、本制度依据相关的财经制度及公司的实际状况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　3、本制度适用公司全体员工。
　　二、借支管理规定及借支流程
　　1、借款管理规定
　　(1) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
　　(2) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不同意跨月借支。
　　(3) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
　　(4) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；〔2〕借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
　　(5) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
　 2、回款流程
　　(1)借款人按规定填写《领款单》，注明借款事由、借款金额〔大小写须完全一致，不得涂改〕、支票或现金。
　　(2)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批→董事长审批。
　　(3)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
　　三、日常费用报销制度及流程
　　1、日常费用主要包括差旅费、 费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　2、费用报销的一般规定
　　(1)报销人必需取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度)，且发票背面有经办人签名。
　　(2)填写报销单应注意:依据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致〔不得涂改〕；简述费用内容或事由。
　　(3)按规定的审批程序报批。
　　(4)报销5000元以上必需提前一天通知财务部以便备款。
　　3、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→董事长审批→到出纳处报销。
　　4、差旅费报销制度及流程。
　　差旅报销制度另有制度具体说明。
　　5、 费报销制度及流程
　　(1) 费用标准
　　①. 移动通讯费：商务部经理100元/月，业务员50元/月。
　　②. 固定 费：公司为员工提供工作必需的固定 ，并由公司统一支付话费。严禁员工在上班期间打私人 。
　　(2) 报销流程
　　①. 公司人力资源部每月初〔5日前〕将上月员工手机费执行标准〔含特批执行标准〕交财务部。
　　②. 话费补贴在当月工资中一并发放。
　　③. 固定 费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，假设遇 费异常变动状况应到电信局查明原因，特别状况报总经理批示处理办法。
　　6、交通费报销制度及流程
(1) 费用标准
①. 员工因公必需要用车可依据公司相关规定申请公司派车，在没有车的状况下经综合部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车。
②. 市内因公公交车费应储存相应车票报销。
　　(2) 报销流程
　　①. 员工整理交通车票〔含因公公交车票〕，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《差旅费报销单》。
　　②. 审批：按日常费用审批程序审批。
　　③. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
　　7、办公费、低值易耗品等报销制度及流程
　　〔1〕管理规定:为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。
　　〔2〕报销流程
　　①．购置申请: 公司行政部每季度依据必需求及库存状况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
　　②．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批审批后的报销单及原始单据〔包括结账小票〕交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
③．费用归集：财务部按月依据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
　　8、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
　　〔1〕费用标准
　　①. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
　　②. 培训费:为了便于公司依据必需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训必需求应及时报送人力资源。人力资源依据实际必需要编制培训计划报总经理审批。
　　③. 资料费：在确保满足必需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必需先填写《物品申请表》，在报销前必需到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
　　4. 其他费用：依据实际必需要据实支付。
　　(2) 报销流程：
　　①. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　②. 培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　③. 资料费在报销前必需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
④. 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
　　四、工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　1、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
2、工薪福利支付流程
(1) 工资支付流程：
①每月10日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准〔含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息〕转交财务部。
②总经理提供职工月度奖金分配。
③财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表。
④按工薪审批程序审批。
⑤每月10日由财务部通过现金形式支付工资。
⑥每月15之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
　　〔2〕临时工资支付流程同工资支付流程。
　　〔3〕社会保险支付流程：〔1〕由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；〔2〕社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，假设有差异应查明原因并按实际状况进行调整。
　　〔4〕其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批→董事长审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
　　五、专项支出财务报销制度及流程
　　1、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣扬活动费及其他专项费用等。
　　2、软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
　　(1) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
　　(2〕报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
　　(3) 结账报销：①资产验收〔软件应安装调试〕无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单〔经办人在发票背面签字并附出入库单〕；②按资金支出规定审批程序审批；③财务部依据审批后的报销单以支票形式付款；④假设必需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　3、其他专项支出报销制度及流程
　　(1) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用〔含咨询顾问、广告及宣扬活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用〕支出。
　　(2) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理依据实际必需要向总经理提交请示报告〔含项目可行性分析、费用预算及相关收益猜测表等〕，经总经理签署审核看法后报董事长及其授权人审批。
　　(3) 财务报销流程
　　①．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
　　②．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，〔合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等〕。
　　③．付款流程：a、由经办人整理发票等资料并填写费用报销单〔填写规范参照日常费用报销一般规定〕；b、按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批→董事长审批；c、财务部依据审批后的报销单金额付款；d、假设必需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　六、报销时间的具体规定
　　1、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
　〔1〕财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。假设当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
　〔2〕借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
　　七、附则
　　1、本制度解释权归公司财务部。
　　2、本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。