汽车销售公司物资采购管理规范-4S店物资采购管理制度.doc

长期汽车投资管理文件

编号：长期汽车〔运管〕字026号 版本/修改：A/0 李桂屏

物资采购管理规范

2010-02-26公布 2010-02-26实施

长期汽车投资 公布

1 目的
为规范物资采购程序，强化内部控制，明确经济责任，降低经营成本，确保生产经营的继续稳定，特制定本规范。
2 适用范围
适用于长期汽车全资及控股品牌4S店，各参股4S店参照执行。
3 术语和定义
物资采购：本规范所指的物资采购为4S店日常生产经营所必需的汽车修理配件、精品装饰件、油漆辅料、低值易耗品、固定资产、市场宣扬资料、促销用品、工程物资等。 
4 使命
4.1 4S店各部门
4.1.1 售后服务部：开发修理配件、油漆辅料的采购渠道。
4.1.2 装饰部〔归属销售部或售后服务部〕：开发精品装饰件的采购渠道。
4.1.3 综合部：开发低值易耗品、固定资产、办公用品的采购渠道。
4.1.4 市场客服部：开发市场推广渠道，广告宣扬资料、促销用品的制作与采购渠道。
4.2 各部门经理
4.2.1 组织对物资采购进行公开招标或通过货比三家进行供应商评选；
对无指定供应商的临时采购、紧急采购，应向财务经理和总经理报批。;
对本部门的物资采购结算进行审核。
4.3 财务部
参加物资采购供应商的招标工作；
供应商相关资料备案存档、不定期询价，监控采购价格；
4.3.3 对修理配件、精品装饰件、油漆辅料等采购物资执行进销存核算管理并进行定期盘点；
对无指定供应商的临时采购、紧急采购的采购进行审核;
4.3.4 物资采购的结算审核。
总经理
4 确定供应商并签署供应商购销合同；
对非固定合作供应商的临时采购、紧急采购进行审批；
4.4.3 物资采购的结算审批。
5 管理内容和要求
物资采购执行部门归口管理制，关于大宗业务或者长期采购业务要成立采购小组，共同与供应商进行谈判。
5.2 所有负责物资采购的人员必需充分掌握市场信息，及时猜测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。
5.3 物资采购执行合同管理制，物资采购原则上要与供货方签订合同〔参照样本见“附件1”〕，具体注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则造成的损失由采购人员负责。
5.4 物资采购执行比价采购制
小宗物资采购〔如：零星配件外采、临时促销用品、小额临时办公用品等〕，要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。
大宗物资采购〔如：建店固定资产、低值易耗品采购和汽车养护产品、装饰精品等继续性采购〕必需执行招投标制度，并且每年招标一次。
5.5 物资采购执行供应商资料备案制，相关采购部门必需要落实供应商资质〔营业执照〕、财务账户信息、联系人授权委托证实及相关信息等，并将相关资料与采购合同一并提交财务部存档。
5.6 物资采购执行采购质量责任制，采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣，如有收受回扣行为，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严正处理。采购金额大或长期供应商必需签订《反贿赂协议》〔参照样本见“附件2”〕。
5.7 物资采购付款执行转账支付制，但非固定合作供应商的临时采购、紧急采购等特别状况，可以由4S店财务规定具体现金支付金额，关于采用现金付款的业务，也尽量直接由财务支付给供货方，避免业务人员直接经手。
5.8 采购人员必需对采购物资进行验收，并取得购货发票。
5.8.1 修理配件、精品装饰件、车间辅料，必需办理入库手续，填制入库单，执行进、销、存管理。
5.8.2 低值易耗品、固定资产、办公用品由综合部指派专人进行实物台账管理，领用时有领用人签字。
5.8.3 广告宣扬资料由使用部门确认验收、促销用礼品入精品库管理，使用时填写领用单。
5.9 物资采购付款执行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：
5.9.1 物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批，否则财务有权不予批准付款。
5.9.2 申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。
物资采购付款原则上采用先入账后付款的制度，特别状况下必需要预付款的，直接填制转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。 
0 关于物资采购涉及到《长期汽车审批权限》的，必需要提前向总部申请。
5.11 物资采购过程由于经济漏洞环节较多，4S店必需建立严格的采购管理体系，并规范相应管理制度，形成监督机制，关于在物资采购过程中出现背离企业利益的人员给予严正处理。
6 引用文件
〔无〕
7 记录文件
〔无〕
8 文件历史版次修改记录
版本号
修改条款及内容
修订时间
拟制人
审批人
A/0
新增
2010-2-26
芦洋
李桂屏

附加说明：
拟制部门：长期汽车运营管理部
管理部门：长期汽车运营管理部
附件一：
购 销 合 同
合同编号：
必需方： 〔以下简称甲方〕
供方： 〔以下简称乙方〕
依据《中华人民共和国合同法》有关规定，本着互相合作、平等互利的原则，就甲方向乙方采购货物或者服务达成以下条款，以期共同遵守。
一、 甲方指定乙方为供货商。在合同期内乙方按甲方必需求提供如下货物或服务：
零配件供应〔具体名称、规格、数量、生产厂家〕：

精品供应〔具体名称、规格、数量、生产厂家〕：

精品外加工〔具体业务〕：

其他业务：
二．货物或者物资的采购。
甲方必需要乙方供货或提供服务时，应事先以书面或 形式通知乙方，告知所必需货物或服务种类、规格型号、数量、生产厂家、到货时间等内容。乙方应按甲方要求准时予以履行。假设乙方不能按时供货，应在收到甲方书面通知一天内书面告知甲方。假设因乙方未能按规按时间履约而影响了甲方的经营，甲方有权要求乙方赔偿损失。假设未能及时供货超过三次、因迟延供货造成甲方损失超过5000元或其他重大影响的，甲方有权解除合同而要求乙方赔偿损失。
三．供货价格：
甲方本着确保质量的基础上货比三家、价格从低的原则选择供应商。乙方供货价格不得高于市场普价，应本着固定合作关系的原则给予甲方价格优惠。在合同期内无论何种原因发生价格调整，乙方均应给予甲方同期市场最低价，甲方有权依据其调查的市场最低价格通知乙方予以调整价格。合同期内甲方一旦发现乙方供货价高于市场普价或没有平等享受乙方优惠价，超过市场价的差价部分不予结算，同时甲方有权随时终止合同而不承当任何责任。
四．结算时间及付款方式：
1.双方约定以挂账月结的形式进行结算。双方约定每月____号至____号为甲方结算付款时间。乙方应提前三至五日将上月供货清单〔经甲方相关人员签字认可〕及发票一并交甲方财务部审核，并同时书面告知开户行、账号等银行资料。____号甲方准时办理付款手续。假设甲、乙双方存在对等消费关系，双方也同期进行对账、清账，并互相开具发票，不得以抵减后的余额进行开列。
2.付款方式：双方约定一律以银行转账的形式进行结算。
五．发票开具要求
1.乙方必需向甲方提供合乎国家规定的真实发票。假设因提供虚假发票而给甲方造成的所有损失一律由乙方承当。
2.乙方为一般纳税人必需提供税率为17%的增值税专用发票，小规模纳税人提供税率为4%的增值税专用发票。乙方不能提供增值税专用发票而提供一般发票，供货价格应按规定的税率相应进行调整，甲方从货款中予以扣除。
3.依据本合同第四条之规定，在乙方要求甲方付款时应将发票和供货清单一起交甲方财务部审核。
4.甲方关于采纳预付款形式进行结算的特定乙方，不但乙方在供货价格上须给予甲方较大的优惠外，发票必需与货物同时到达甲方。
六．乙方采纳送货到甲方的方式，运费由乙方承当。
七．质量确保：
1.无论乙方是为甲方提供货物供应还是提供加工业务，必需以确保货物质量和加工质量为前提。货物到达甲方后甲方依据双方约定的质量要求及国家有关专业质量检测之规定，对货物进行验收，对不符合要求的马上予以退货。甲方因使用了乙方提供的货物而引起修理质量上纠纷或给甲方带来损失，甲方享有向乙方追索的权利，假设乙方供应的货物或服务出现三次以上质量问题、因质量问题造成的损失超过____元、因质量问题给甲方声誉造成较大影响的，甲方有权解除合同，损失由乙方承当。
2.关于乙方提供的货物还是提供加工业务，应该提供质保期，具体质保期依据货物及加工服务的状况而定。
七．其他
1.签订合同时，乙方应向甲方提供合同标的全部资料，如货物名称、价格表等。
2.假设乙方或其员工违反《反商业贿赂协议书》的，甲方有权解除本合同，损失由乙方承当。
3双方在合同期内发生任何与合同条款不相符合的变化，应及时书面通知对方。
4.双方协商一致后可对合同进行补充，补充部分可作为本合同的附件，具有同等效力。
5.合同期限为 年，自 年 月 日到 年 月 日，合同期满，经双方协商可续签。
，.日i66.本合同正本一式两份，双方各执一份，自双方签字盖章后生效，代理人签字的，应提供法人授权书。
7.本合同履行过程中发生争议，应友好协商解决，协商不成任一方均可向甲方所在地法院提请诉讼解决。

甲方〔盖章〕： 乙方〔盖章〕：
法定代表或代理人签字： 法定代表或代理人签字：
开户银行： 开户银行：
账号： 账号：
联系方式： 联系方式:

附件：《双方营业执照复印件》等
附件二：
反商业贿赂协议书
为建立优良的商业流通秩序，营造优良的消费环境，改正不正之风，杜绝商业贿赂活动，经双方友好协商，特制定如下条款共同遵守：
1、供求双方在公平、公正、合法的交易基础上进行商务往来，不得有通过赠与礼物、给与佣金或其他形式的私人好处而对互相关系施加不当影响的商业贿赂行为。
2、双方在购销的交往过程中，应遵守相关职业操守规定，确保双方合作过程的公正、公平、透明，无任何歧视或欺骗行为；必需方员工不能从供应商处接受或索取个人利益，或利用职位影响供应商的选择与评估，使特定合作方得到“特别待遇〞。
3、购销双方在履行共同的商业行为过程中，应坚决遵守并催促本公司员工遵守有关反商业贿赂的法律法规，其中包涵但不限于《反不正当竞争法》。
4、双方承诺将严厉打击商业贿赂行为，对违反本声明相关规定的员工将马上解聘，并永不选用；对违反本声明相关规定的供应商，一经查证，将马上与之解除合同，并保留按有关反商业贿赂法律法规追究相关责任的权利。
5、甲方采购人员不得向乙方索要钱物、收受礼品、提成回扣或接受高档娱乐消费。
6、乙方工作人员在销售过程中不得向甲方有关人员赠送钱财、礼品、提成、回扣等贿赂行为或其他变相贿赂活动。如有发现将停止采购该产品并冻结乙方所有未付账款，因此造成的一切后果由乙方负责，必要时提请司法机关处理。
7、甲、乙双方严格遵守购销合同，乙方提供证照齐全、质量合格、安全可靠的产品并做好售后服务工作；甲方严格执行验收入库制度，不得有意设卡、刁难乙方，无故拖延支付货款。
8、甲乙双方监督部门定期会晤、通报购销活动状况，发现存在的薄弱环节，及时予以改正，完善相关制度。

甲方代表： 乙方代表：
签字印章 签字印章

年 月 日 年 月 日