C2-11-03-质量体系文件编写规范.doc

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编号:C2-11-03
质量体系文件编写规范
生效: 2014.05.19
版号:7.0

页次: 1/3

长江职业学院海事学院
质量体系文件（C）

为了规范质量手册、程序文件和内部支持性文件的编写内容、格式等要求，特制定此规范。
质量手册编写要求
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为了规范质量手册、程序文件和内部支持性文件的编写内容、格式等要求，特制定此规范。
一、 质量手册编写要求
质量手册是质量体系第一层文件，编写要求如下：
1.1 手册的内容至少包括：
质量规则第二章规定的对质量方针等12个基本要素的描述；
为质量管理体系编制的程序文件；
手册的编制、批准、修改和发放的控制要求。
1.2 手册的格式应便于文件管理。
1.3 手册的文字应精炼、准确、通顺。
1.4 修改与换版
1.4.1 在下述情况下，质量手册将予以修改：
质量体系运行中发现问题，需作进一步改进；
质量管理方面的法规、标准修改或补充；
内部管理体制组织，机构设置进行重大调整。
1.4.2 在下述情况下，质量手册应换版：
手册某章改动较大时，应整章换版;
手册结构更动较大时，应整册换版;
质量手册修改或换版后，有关程序文件及支持性文件应及时进行相应的更改。
二、 程序文件编写的要求
程序文件是质量体系第二层文件，由以下部分构成：
2.1 页眉与页脚
2.1.1 页眉标识的内容：文件名称、版次、编号、生效日期、页次；页脚应有学校名称、程序文件及其标识。
2.1.2 程序文件版次用数字加小数点表示。小数点前的数字表示改版的次数，小数点后的数字表示同一版次内的修改次数。如2.1表示第2版第1次修改。
2.1.3 审批修改记录页：编写审批记录、修改记录，为程序文件的第1页，修改记录反映修改次数，修改页应刊明编写人、审核人、批准人及生效日期。
2.1.4 标题：用简洁、准确的文字，标明本程序文件的主题内容。
2.2 正文内容
2.2.1 “目的和范围”：
目的──简要说明程序文件的主题内容以及应达到的目的和要求，一般不超过50个字，建议采用如下用语：“本程序规定了……。旨在……”。
范围──规定程序文件的应用领域，建议分别采用如下用语：“程序适用于……”，“本程序适用于……，也适用于……”。
2.2.2 “缩略语”：给出主要术语的全称，如引用其他文件的缩略语，应列出引用文件的名称（或编号）。
2.2.3 “职责”：确定实施该项程序质量活动中的责任部门及协作部门的职责和权限。
2.2.4 “工作程序”
按照工作流程的各个环节的先后，阐明具体的工作内容，规定各环节之间的输入及输出内容，包括：器具、材料、文件、记录、报告及单据等。
要具体规定由谁（什么部门和岗位），在何时，做什么，如何做，做到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录。实施步骤可采用文字流程图或列表方式说明。
2.2.5 “记录和保存”：列出执行本程序而产生的相应保存的文件、记录的名称和记录表格的标识，在记录表格中应注明负责保存的部门，并说明保管期限。
2.2.6 “相关文件”：列出本程序参照执行的文件、程序文件及支持性文件的文件名及标识。
2.2.7 “附录” ：列出附录的目录，包括本程序规定的记录表式的标识。
2.3 程序文件的编写应符合下述要求：
2.3.1 要符合《质量手册》要求和有关规则、标准和公约等的规定。
2.3.2 采用的缩略语、名称应与质量手册完全保持一致。
2.3.3 程序文件的描述要突出过程管理，实施步骤适当、明确，职责清楚。
2.3.4 程序文件应结构严谨，文字简洁、易懂。
2.3.5 程序文件间要相互协调，保持一致，下一层次程序文件可以直接引用上层次的程序文件，不应重复。
2.3.6 记录格式的使用和填写要求应做出详细的规定和说明。
三、 岗位指导书编写要求
3.1 页眉、页脚的标识参照程序文件的要求。
3.2 内容编写要求：内容包括岗位职责、任职条件、工作流程、替代关系等四个方面，工作流程不作强制要求。
四、 其它内部支持性文件编写要求
4.1 页眉、页脚的标识参照程序文件的要求。
4.2 内容编写要求：内容可以是工作质量要求或指标、工作程序或操作程序、重点管理事项、工作须知、引用文件、规定、办法、规范等，格式可以参照程序文件，内容可以适当增减。
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编号:C2-11-03
质量体系文件编写规范
生效: 2014.05.19
版号:7.0

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质量体系文件（C）

为了规范质量手册、程序文件和内部支持性文件的编写内容、格式等要求，特制定此规范。
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