文件与资料管制作业程序-确保文件完整正确和适当分发.doc

一、目 的
保证文件与数据的完整性、正确性、机密性及分发的适当性。
二、范 围
与本公司质量系统有关之文件及数据均适用。
三、定 义
本公司文件类别：
质量手册〔第1阶文件〕：表达公司方针与质量政策之文件。
作业程序书〔第2阶文件〕：与ISO 9001〔2000版〕系列要项相关之所必须程序文件、管理办法。
支持文件〔第3阶文件〕：作业标准、检验规范、抽样计划、图面等。
第4阶文件：窗体记录、矫正记录、检验记录、测试报告、图表……等。
外来文件：指非公司内部制作的产品、模具等工程图文件, 以及与产品相关的法规、标准、客户特别要求等。
四、权 责
文件之核准：
品质手册：副总经理或代理人。
作业程序书、管理办法：副总经理或代理人。
支持文件：作业标准类——部门经理
检验规范类〔含抽样计划、QC工程表〕——部门经理。
图面类——开发中心主管或授权代理人。
文件制订：相关单位
文件审核二、三阶文件由制订单位经理审核；质量手册会同相关单位研讨, 指派专人制定, 管理代表审核。
文件之分发、回收、销毁及管制：文管中心。
文件之修订及废止核准：同文件之核准。
五、作业内容
作业流程图(附图一〕：
质量系统文件编号原则：
T 1 0 － X
流水号(1~9)
分类别 (0指涵盖全部质量系统)
第1阶文件
( 附注一〕T：代表台端质量系统
第1阶文件〔质量手册〕

T 2 X － XX
流水号(01~99)
分类别 (依ISO 9001之4~8章节编码编之)
第2阶文件
同附注一
第2阶文件〔作业程序书〕

T 3 X－XX －XX
流水号(01~99)
依第二阶文件编号3~5码为准
第3阶文件
同附注一
第3阶文件〔作业指导书、检验规范、抽样计划、管理办法〕

备注：图面编码参见《模治具、产品编码原则》〔T36-02-01〕
T 4 X－XX －XX
流水号(01~99)
依第二阶文件编号3~5码为准
第4阶文件
同附注一
第4阶文件〔所有相关质量记录〕

版本：A版；版次：0, 1, 2, 3……流水号。
页次以B/A表示：A表总页数, B表该页之页次。
有关三阶文件之客户图面及生产使用之工作图面之图号以产品编号编之。
文件制订、修订、废止作业：
一、二阶文件制订作业由相关部门指定专人制订,制订单位将制订好之文件会同其它相关部门研讨, 无异议后交文管中心按文件编号原则编号, 呈制订单位经理审核, 最后呈副总经理核准, 由文管中心发行.
一、二阶文件修订、废止作业,文件假设有不符合现状必须修改、增订或废止时, 由使用单位提出文件修订申请单「T44-02-01」, 经相关部门会签后, 再经申请部门经理核准, 最后转交文管中心修订文件, 并在封面修订记录中作相应记录, 核准后发行.假设为文件废止, 原文件之编号不可重复使用
支持文件之制订、修订、废止由制订单位主管审核, 经部门经理核准,由文管中心盖 “发行章〞或 “作废章〞即代表发行或废止.
生产使用之图面有修订或工程变更时, 模具部制定单位须重新作品检图面, 经核准后交文管中心发行, 同时回收并作废旧图面；客户提供的图面假设有修改或工程变更时, 制定依据客户提供的新图面转换成内部标准格式之图面, 经确认无误后交文管中心发行, 外来文件旧版连同内部标准格式之图面均由文管中心回收作废,客户提供的新图面原稿由文管中心储存。
模具制定图在制定完成后, 塑料事业部制定单位应提供完整的最新版模具制定图给文管中心列册管理。当加工零件配件时, 也由文管中心分发加工图面. 加工完成后, 文管中心依分发数量回收并即作销毁,电极图纸由制定单位盖〞台端受控文件〞章分发管制,假设更改电极图亦由制定单位内部改换版本次分发,回收并作废.
在研发中, 端子事业部当模具制定图与产品绘制完成后, 由模具部制定单位以X版本流水号版次管制图档。当加工模具零件时由制定单位盖 “台端受控文件〞章分发管制, 假设有模具零件变更亦由制定单位内部改换版本版次分发回收图面, 直到客户承认样品后, 制定单位将最新X版本版次图档转换为A版本版次交文管中心管制。
模具零件图与产品制定图假设有变更, 文管中心将所有的旧版图面作销毁处理, 计算机中的旧图文件由制定人员自行作处理。
文件分发回收作业
经核准发行之一、二阶文件, 由文件管制中心以「文件分发回收清册」〔T44-02-03〕列帐管理, 于文件封面处加盖发行章, 并让收文单位于相应处注明签收。支持文件也须在「文件分发回收清册」〔T44-02-03〕登记管制, 并在是盖发行章及注明文件编号版本版次及页次；成品图则仅必须登记在「分发回收记录」中。
修改及废止时, 应由文件管制中心依分发记录回收旧版文件。回收时应注意数量。如为了法律规定或提供信息之参照数据不得回收, 但于文件上应标示注明「仅供参照」字样。
文件之各式分发章,  原始盖章应在文件之正本上,(由文管中心留檔储存),分发到各部门之文件均为副本(盖过原始章后之复印件),并由文管中心加盖 “副本文件〞章分发到各部门.
文件储存、销毁作业：
文件之保管：
(a) 与质量有关经核准发行之质量手册、作业程序书、支持文件、客户提供及生产使用之图面之最新版本由文件中心列帐保管。
(b) 质量手册分管制本与非管制本, 于分发时注明, 非管制本不作回收, 修改时亦不通知。
文件之储存：
(a) 旧版文件回收废止时, 文件管制中心必须注明回收情形, 各单位不得保留有旧版本不适用之文件, 但文管中心则必须储存第一、二阶历次版本之原稿, 必须加以区隔标示〔盖作废章字样〕, 并与有效之文件分开储存。
(b) 过时无效但有特别必须求者, 依办理。
(c) 记录之储存期限, 如未有特别规定, 依《质量记录管理作业程序》〔T24-03〕办理, 有特别状况者则另订之。
文件之销毁：
(a) 由各单位回收之旧版本不适用之文件, 得由文管中心统一销毁或盖 “作废章〞处理。
(b) 逾储存期限之记录, 由各相关保管单位销毁。
文件之档案管理：
非生产或操作现场使用之文件, 由各单位主管派人集中管理。
各单位应持有最新版本版次之文件, 因此文管中心应发行最新版本版次之文件给各单位。
如发现文件有破损、缺页或字迹模糊等, 应由文管中心更新补发, 不得以影印方式自行处理, 作业办法依办理。回收之旧文件由文管中心统一销毁或盖 “作废章〞视同文件无效。
文件管制中心须设专人管理, 以保证数据之正确使用。
文件分发份数不够、遗失或损毁时, 应由必须求单位填写「文件补发单」〔T44-02-04〕, 经管理代表核准后由文管中心补发。文管中心于补发时在文件上加盖“发行章〞和 “副本文件〞章并列帐管理。
任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字符号, 假设因字体错误得由制订人矫正。
图面的制订、修订、废止、储存、管理按照之方法执行。
因业务或实际之必须要, 而将正式文件交予客户或分包商时,应由申请人填写 “文件申领单〞「T44-02-06」,经部门主管核准后交文管处,由文管中心复印并加盖 “副本文件〞章。除产品成品图外, 修改亦不作通知。
在外来文件中, 对客户提供之图面, 必须制定开模部分,由业务把外来图面交文管中心,由文管中心盖 “外来件〞章,视必须求复印下发业务,原稿储存在文管中心,模具部制定单位接到业务提供的外来图面后,将其转换为内部图面,交文管中心,依据必须求,由文管中心统一分发内部图面.
在外来文件中,关于客户提供模具,不必须要开模制定部分,要求以客供图面检验者,不必须转换为内部图面,由业务把客供外来图面交文管中心,由文管中心盖 “外来件〞章,依据必须求分发图面,原稿储存在文管中心.
有关环境管理物质的外来文件〔如SONY要求等〕应向总经理、环境管理代表报告，经总经理和管理代表确认采纳后，由品保部转换为公司内部文件发行到公司内各部门及国内外营业部门、各工厂执行，同时上报集团公司批示
各种文件管制章：
发行章 旧版章

仅供参照章 作废章

外来文件章 台端受控章

副本文件章台端GP管制章

六、参照文件
质量记录管制作业程序T24-03

附图一：
作 业 流 程 图
流 程 图
权 责 单 位

文件制订/修订/废止

N

制、
修订
修订
N
Y
废止
回收旧资料
销 毁
记录、管制
颁 布
分 发
核 准
Y
审 查
文件管制中心
支持文件:
作业标准类---总经理或部门经理
检验规范类---总经理或部门经理
窗体-----总经理或其指派人
文件管制中心
文件管制中心
品质手册:总经理或代理人
作业程序书、管理办法:总经理或代理人
相关单位会同检察
管理代表审核(一阶文件)
制定部门主管审核(二阶文件)
由文件制订部门主管审核(支持文件)
由文件管制中心统一编号