医用设备库房管理制度-物资进出、退库、盘点、五防规定.docx

库房管理制度

一、仓库设施基本要求

1、仓库设置基本要求：
1〕仓库应独立设置；
2〕仓储面积应与企业生产规模相适应，满足采购物资、半成品及产成品的存储要求；
3〕仓库应封闭。
2、仓库所处位置应符合以下要求：
1〕进出货运输方便，无交通障碍；
2〕地面干燥、不渗水并利于排水，屋顶不漏水；
3〕方便生产领用、发放；
4〕有毒、有害、易燃、易爆等特别物资应单独贮存并符合相关规定。
3、库内设施应符合以下要求：
1〕门窗牢固可关锁，防盗严密；
2〕库内坚持通风优良；
3〕库内应设置适用、有效的灭火器材；
4〕货架应牢固，货架的层次应符合储存和安全要求；
5〕金属原材料库应有足够空间便于搬运，并配备起重设备和工具。

二、本公司仓库设置概况
〔一〕本公司仓库设施分两个区域：新厂区仓库和老厂区综合仓库。

1、新厂区仓库由原材料库、五金库和成品库组成。
〔1〕原材料库：设置于1号厂房内中间北段的划定区域，属半封闭型仓库，用于储存一般钢材、钢管、角钢、钢板等；
〔2〕五金库：设置于三个地点，分为1号五金库、2号五金库、3号五金库。
1〕 1号五金库〔即五金库总库房〕：设置于4号厂房南山墙外，与4号厂房南山墙相连；
2〕 2号五金库：设置于4号厂房内中区南段的划定区域。
3〕 3号五金库：设置于1号厂房内东区北段的划定区域。
4〕 成品库：设置于4号厂房内东区。
2、老厂区综合仓库〔略〕
三、采购物资入库规定
1、采购物资进库时，库管员应亲自与交货人办理交接手续；交货人应将《送货单》和交库物资一并交库管员验收，库管员应依据经批准的《物资采购计划单》和/或《临时采购单》提供的采购要求，对比 《送货单》和交库物资，查验物资名称、型号、规格、数量等是否相符，查验中如发现品名、型号、规格、数量不符或不成套、不齐全等状况时，交货人应马上采用相应措施予以解决。交库物资经查验正确无误后，则将物资置待检区。
2、交库物资进入待检区后，库管员应依据物资类别〔A、B、C〕，通知质管部专〔兼〕职检验员实施进货检验、验证：
1〕A类物资由专职检验员依据《采购物资验证检验规程》实施进货检验，并填写《A类物资检验报告单》；
2〕B类及C类物资由仓库兼职检验员实施进货验证，并记录验证结果，填写《B类及C类物资进货验证记录》。
3、进货检验合格的物资，库管员开具《入库单》并办理各项入库手续：填卡、记帐，按规定库位存放等。
4、对判定的不合格品，应隔离堆放，由检验员作出“不合格〞标识，按《不合格品控制程序》处置。
5、“外包〔外协〕件〞的验收入库视同“采购物资〞办理，但在“入库单〞上注明外包单位，并在“发外加工登记簿〞上予以登记、注销。
6、特别状况处理：
1〕《采购物资计划单》或《临时采购单》尚未到库的紧急物资入库，库管员应请示供应部长确认后方可办理入库手续。
2〕采购物资已交库，当生产急必需来不及实施进货检验、验证，应在可追溯的前提下，由生产部〔或开发部〕填写《紧急〔例外〕放行申请表》经生产副总批准后，库管员按规定数量抽取同批样品送检，其余由库管员在领料单上注明“紧急放行〞后发放。
3〕因生产急必需而直接进入生产车间的采购物资、外协件以及不能进库的物资〔如燃煤〕，由库管员会同检验员亲临物资存放点同时办理进货检验验证、入库手续和出库〔领发〕手续。

三、库存物资摆放及帐、卡管理规定

〔一〕库存物资摆放规定
1、库内物资应按不同的材质、规格、性能和形状等分类、分区、科学、合理地摆放和码垛，同类物资应集中放在同一场所，不得混乱摆放。
2、物资的摆放应充分利用仓库空间，但各货架之间要注意留有足够的通道距离，确保进货与出货的流畅。
3、货物的摆放应整齐，注意方向一致，便于拿取。
4、要充分合计物资的自重，以免碰撞压损其他物资，堆放应稳固，避免发生塌落事故。
5、物资存放的排序是：笨重物资置于下方，轻薄物资置于上方；出库频率高的存放于出口四周，很少领用的放在偏僻之处。
6、货架上存放的物资，其形状、尺寸应与货架相适宜，小物品、易滚动物品应另加包装盒〔箱〕，各种存量较少的物资应尽量集中、组合存放，便于查找。
7、存放物资尽量做到“五五堆放〞。即摆放的物资要依据他们的特性和形状，尽量做到“五五成行、五五成方、五五成串、五五成包、五五成堆、五五成层〞，使之堆放整齐，便于过目成数，便于盘点和取送发放。
8、所有库存物资都必需标识醒目、清楚、正确，其中，有存放期限〔保质期〕要求的物资应加大标识，以便引起注意。
〔二〕库存物资的帐、卡管理
1、在库存物资的管理中，必需建立和健全账、卡档案， 对仓储物资实施动态控制管理，以便快速反映库存状况，提升工作效率。
2、仓库应尽量执行“四号定位〞的物资管理方法。所谓“四号定位〞就是按库号、架号、层号、位号对物资执行统一编号，并对每个货位设置一份货卡，对该物资的进、出、余状况进行动态记录。这样，库管人员见到任何物资，都可马上知道该物资在何账簿中记账。反之，打开账簿，所记载的任何物资，一看便马上准确地知道在何处存放。这样既便于迅速查账，又提升了领发料的工作效率。但每次物资的入、出与增减都必需及时在货卡上登记，以坚持账、卡、物三者在数量上的一致。
3、“顾客财产〞的管理见《质量手册》第三版中条款的规定。

四、库存物资“五防〞规定

1、防火
1〕仓库应设置醒目的“仓库重地、严禁烟火〞标识。
2〕依据库存物资的性质配置一定数量的适用、有效灭火器材，并有专人维护，不得挪作他用。
3〕冬季不得在库内用明火取暖。
4〕易燃、易爆物资应分类、分区单独存放、远离火源、加大标识；存放油类的容器应有可靠的密封和防渗漏质量确保。
2、防盗
1〕库管员不得将仓库钥匙随意转交或借给他人使用、保管，更不得将钥匙乱丢乱放，以防丢失或被人盗用造成事故隐患。
2〕库管员不得在库内代私人保管物品；未通过上级领导同意，不得私自将外单位的物资存入仓库〔包括临时存放〕，“顾客财产〞另有规定。
3〕除因业务工作必需要办理的人员以外，任何人未通过许可不得进入仓库；办理业务的人员在工作完毕后也不得长时间在库内逗留，库管员不得与业务无关的员工在库内围聚闲聊，也不得在库内会客。
4〕库管员不得将本职工作事项擅自授权他人临时顶替代理代办。遇事应事前向上级主管请假，由上级主管作出安排。
5〕库管员不得在离开仓库时敞开库门，应养成人离即锁门的习惯。
6〕半封闭型仓库应落实专人在天天下班后关锁门窗。
3、防潮
1〕电工器材及其他易吸潮、受潮的物资应存放于货架的上层及通风优良的场所。
2〕原有的防潮包装不得随意破坏，遇有防潮包装损坏应马上采用补救措施。
4、防霉
对纺织品、皮革等易因受潮而发霉变质的物资应采用日照、通风和其他干燥措施。
5、防小动物：
易被虫蛀和/或鼠害的物资，应采用相应的防虫蛀和防鼠害的措施：可采纳化学药物灭杀、器械捕杀及毒饵诱杀等方法。
6、酸、碱、盐等化学物质应单独、隔离、密封存放，以防其对其他物资的腐蚀。
7、有毒、有害物资应设专库贮存、双锁保管，剧毒品库内应设置防盗报警装置，办理领料必需两人同时在场领料。

五、采购物资出库规定

1、领用各类生产物资，必需填写“领料单〞，并有领用人、批准人、发料人签字，缺一不可。具体实施中的审批方式区分以下两种状况：
1〕经批准的计划定额发料：由使用部门〔车间主任〕凭经批准的“定额计划单〞到仓库办理领用手续。生产用物资，劳作保护用品均由生产部编制定额计划、经主管副总审批。
2〕所有定额外〔计划外〕物资的领用，必需由领用人先办理“领料单〞审批手续，然后再到仓库领取。
2、库管员应严格遵守“先办领用手续后发货〞的程序进行发货，严禁先发货后补办手续的错误做法，严禁白条发货。
3、填写领料单，应严格按照领料单上规定的项目和内容填写，领料单填写后不得任意更改，如填写错误必需重新填写和审批。对填写不符合规定要求的领料单，库管员有权拒绝发货。
4、领料单应一式三份，一联退回领用人所在部门，作为其物资消耗的考核依据〔亦可作物资标识〕，一联交财务部作成本核算依据；一联留仓库作为记账、填卡的凭证。
5、属于个人领用的物资，应由其本人亲自到仓库办理领用手续。属于集中公用的物资，应由使用部门负责人到库办理领用手续，其他人不得代领。
6、发往外单位委托加工〔外包、外协件〕的物资，应同样办理出库手续，由仓库开具“出库单〞，并设置“发外加工登记簿〞进行登记。
7、经批准，不进库而直接用于生产的物资，在办理入库手续的同时办理出库〔领用〕手续。
8、大规格钻头等工具执行借用制度，由借用人在仓库办理借用手续后出库，所有借出物资，借用人应按规按时间还库。
9、物资借出至公司外单位或个人应严格控制，除借用单位开具借条外，必需经总经理批准后方可发货。库管员应催促借用单位按时还库。
10、物资转让和外售〔含吊滞物资处理〕，一律经供应部长批准后，由财务部开票，仓库凭发票的提货联发货。
11、馈赠的物品，一律经总经理签字批准后发货。
12、物资出库应遵循先入先出的原则，有存放期限〔保质期〕要求的物资应确保在保质期内发放使用，详见《质量手册》第三版条款的规定。

六、成品仓库管理规定

成品仓库的管理，除应执行上述采购物资管理的相关规定外，还应执行以下规定：
〔一〕产成品入库规定
1、产成品在总装车间完工后，总装车间经自检合格，填写《报检单》报质管部专职检验员进行“产品出厂检验〞。
2、产成品出厂检验合格后，由检验员填写《产成品出厂检验记录单》并开具《检验合格证》，通知总装车间按规定进行成品包装。《检验合格证》应作为随附文件进入包装。包装后的产成品经专职检验员确认合格后，检验员开具《成品检验报告单》通知总装车间安排成品入库。
3、成品库管员在接收产成品入库时，应依据《成品检验报告单》的内容查验实物，确认无误后方可办理入库手续。
4、库管员在产成品入库时应亲临现场指挥，确保产成品按指点地点存放，防止乱摆乱放造成混乱；同时要监督文明装卸，确保产品完好无损。
5、产成品入库后，库管员应马上做好标识，并开具《成品入库单》传递到相关部门，并据此登记入帐。
6、因各种原因的返回产品〔或召回产品〕，库管员应划出专门区域存放并设置标识牌，对返回产品应另行建帐，质管部负责作出标识，并按经批准的方法进行处置。
〔二〕成品出库规定
1、产成品销售发货前，销售部〔经营部〕负责开具产成品《发货通知单》，成品库管员应区别以下两种状况，凭书面手续发货：
1〕先付款后发货：财务部凭产成品《发货通知单》及定价开具《销售发票》，成品库管员凭《销售发票》的提货联及产成品《发货通知单》发货，缺一不可。
2〕先发货后结算：财务部凭产成品《发货通知单》及客户“订货合同〞开具《送货单》，成品库管员凭《送货单》的“提货联〞和产成品《发货通知单》发货，缺一不可。
3〕关于无手续或手续不全的提货，成品库管员有权拒绝发货，并视状况向上级汇报处理。
2、未办理入库手续的产成品不得发货。特别状况必需紧急发货的，可马上同时办理产成品的入库手续和出库手续。
3、用作展品、试用样品的产成品，由销售部〔经营部〕主管人办理借用手续后发货，库管员应监督经办人按规按时间将产成品追回后按“返回产品〞处置。属于馈赠的产成品应由总经理签字审批后发货。
4、产成品发货时，成品库管员应仔细对比 《发货通知单》，逐一核对实物盘点数量，以防错发，成品库管员应对发货的正确性负责。
5、产成品出库时，成品库管员应开具《产成品出库单》，分别交财务、客户及自留作记帐凭证，库管员在《成品出库单》上应具体记录发货原因〔销售、馈赠、借出等〕及相关凭证编号，对非销售用的产成品应填写审批人的姓名。
6、产成品发货完毕，所有单据凭证均应依流水号顺序整理后妥善保管。
七、物资〔含成品〕退库规定
〔一〕退库范围
1、物资领发过程中出现的错领、错发或多领、多发〔含成品，下同〕。
2、因制定变更、项目计划调整等多余的物资。
3、生产或工程余料，贵重物资的下脚料。
4、车间小库积压物资及其他。
〔二〕退库物资的质量检验
所有退库物资在办理退库手续前，由库管员通知检验员进行复验，确认合格后方可办理退库手续，对不合格品执行《不合格品控制程序》。
〔三〕物资退库手续及帐务处理
退库物资经复检合格和盘点、验收后，库管员填制“红字〞《领料单》或“红字〞《产成品出库单》，并在备注栏内具体说明退库原因，由退库人和库管员两人签字生效，按《物资入库规定》办理帐、卡调整和储存。
八、物资〔含成品〕盘点规定
1、定期盘点：每季度于季末进行全面盘点，由仓库主任、财务人员及库管员三人组成盘点小组进行，对盘点结果编制报表并由三人签字确认。
2、不定期盘点：
a〕循环盘点法：由库管员制订月度盘点计划，天天盘点一定数量物资，月底前所有物资均可盘点一次，下月进入新一轮盘点，如此循环，持之以恒；
b〕 重点盘点法：对贵重物资和关键物资，在每次发生出、入库业务时立即盘点，核对帐、卡、物是否相符；在日常发生出、入库业务时，假设发现异常，应随时盘点、核查。
九、库存物资及产成品的不良状况报告处理
当仓储物资〔含成品〕管理工作中出现以下不良状况时，库管员必需及时向供应部长及相关部门作出报告或传递信息，以便得到及时处理和解决：
1、物资在使用中发现质量问题应马上停止使用，经检验员复验确认的不合格品，由领料人与库管员办理物资调换，不合格品单独存放并做好标识，按《不合格品控制程序》处置。
2、紧急放行的出库物资，经样品检验发现不合格，检验员应马上通知使用部门停止使用，已经使用的，经授权人员〔总工程师〕判定可作让步使用的，则作“让步使用〞处理，并办理相关的批准手续；经判定不能“让步使用〞的，应从产品上撤回，按《不合格品控制程序》处置。
3、库存物资及产成品在发货时发现损坏、变质或其他质量问题，经检验员复验、判定的不合格品，执行《不合格品控制程序》。
4、库存物资的保质维护和保养，必需要进行紧急处理，但因工作量大，超出仓库自身能力时，应向上级报告，请示解决处理。
5、仓库安全设施、库房设备及工具器材，发现有损坏，影响正常工作或存在安全隐患时，应及时报告供应部长处理。
6、当发现领发出库的物资流向异常，有可能发生物资流失给公司造成损失时，应马上向上级主管或相关部门报告。
7、在物资盘点中发现严重盈、亏现象以及物资出现严重的损坏、变质、贬值、报废等不良状况，应向上级主管作出专项报告，说明原因，并按上级指示〔或批示〕处理。
8、当物资库存量上升至接近最高储备量或库存量下降至接近最低储备量时，应及时向上级主管及相关业务部门发出预警信息。
9、出现吊滞物资和滞销产品，应向主管领导汇报。
10、物资仓储存放中发生的一切意外事故和各种损失应及时向上级主管报告。

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