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学院物资采购管理办法
第一章总则
第一条为规范我校物资采购管理工作，明确职责，理顺关系，优化服务，节约资金，根据和学校的有关规定，特制订本办法。
第二条学校各单位使用由校财务管理的资金采购的教学科研仪器设备、设施、办公家俱等固定资产物资、为学生代购的大宗商品（如收音机、军训服等）、各学院（各部门）日常使用的办公用品、电脑耗材、全校性的零星维修用品均适用本办法。馆藏图书、教材等专项采购按学校相关规定执行。公务用车等属采购目录范围内且必须由采购的，交由公共资源交易中心采购。
第三条成立学校物资采购招标领导小组，组长由分管采购工作的副院长担任，成员由校监察处、财务处、后勤与资产管理处、物资需求部门及物资需求审批部门负责人组成。物资采购招标领导小组在学校的统领导和采购办的指导下开展工作，对各类招标采购的具体工作实施方案进行审议（包括标书、评标办法、评委组成、定标原则等）。
第四条校采购中心是学校各种物资采购的职能部门，采购中心在校物资招标领导小组的领导下负责对全校物资采购工作的具体操作和协调。视不同的资金金额、资金渠道和物资用途，组成采购小组，小组成员原则上由学校监察处、财务处、计划审批部门和资产使用单位人员组成，也可视物资采购的具体情况吸收其他单位的相关人员参加。
第二章计划管理
第四条计划的申报与审定
1. 教学、科研设备设施年度购置计划由各使用单位于每年3月底和10月底以前提出，填写《教学科研设备采购计划申请审批表》，教学、科研设备分别报教务处和科研处汇总。由教务处、科研处分别牵头，会同财务处、后勤处等有关部门，根据教学及学科发展需要，组织专家论证，报学校集体研究审定后，以会议纪要形式交采购职能部门执行。
2. 行政办公设备、设施年度购置计划由各使用单位提出（尽量与教学、科研设备设施年度购置计划同步），填写《行
政办公设备设施计划申请审批表》，报政办公室汇总。由政办公室牵头，会同财务处、后勤与资产管理处等有关部门论证，并报学校集体研究审定后，以会议纪要形式交采购部门执行。对各部门申报的急需办公设备、设施，应先在校内统调剂，确属调剂不成的再执行申购。校内资产调剂由后勤与资产管理处进行。
3. 预算内开支的教学、科研、办公设备单批价值在30万元（含）以下由院长办公会审批，30万元以上的报校委会审批；预算外开支的教学、科研、办公设备单批价值在20万元以下由院长办公会审批，20万元（含）以上的报校委会审批。
4. 教学科研用3万元以下低值易耗品（指单位价值在800元以下，使用时间在一年以内的未列入固定资产的物品）由教务处在年度预算范围内自行采购，但需报监察处、采购中心备案。
5. 对一次性采购数量虽然不大，但需经常采购的办公用品（含电脑耗材）、零星维修用品，需要通过公开招标的方式确定供应商。一年或两年后进行评估，确定是否更换或重新招标。
6 未列入年度购置计划内的各类零星物资采购，均按使用部门一一计划审批部门一一后勤处一一主管校领导进行申购审批，审批后，由采购部门执行。按物资使用类别，计划审批部门分别为校政办、教务处、科研处。
第五条在申请购置计划时，申请单位必须提供参考设备、附件的名称、型号、规格、主要技术参数、用途、参考厂商及其预算价格。
第六条严格执行采购计划。物资采购计划一经确定，采购部门与使用单位均不得擅自变更计划。如市场供应情况不能满足要求，须变更型号、规格或价格差异太大超过控制经费额度时，须报学校物资采购招标领导小组同意后，采购部门与使用单位及其主管部门协商可对计划进行必要的调整。
第三章采购管理
第七条采购工作必须坚持公开、公正、公平、科学、透明的原则，规范采购行为，注重效益，保证质量和厉行节约，防止浪费和违纪、违规行为的发生。
1. 凡一次性批量金额达10万元（含）币以上、单价达2万元（含）币以上的物资设备采购一律由学校采购部门进行招标采购，学校监察处全过程参与并监督。
2. 凡一次性批量金额在币10万元以下2万元（含）以上、单价在币2万元以下1万元以上（含）的物资设备采购，报校监察处同意后，由校监察处、采购部门和使用单位共同组织，方式应优先采用竞价形式确定供应商。
3. —次性批量金额在2万元以下的物资设备，原则上由采购部门负责，校监察室参与。特殊情况也可由使用单位自行组织，自行时单位领导应负责监督检查，并报校监察处、财务处备查。
第八条全校各类物资采购方式分为：招标采购（含公开招标及邀请招标）、竞争性谈判、零星询价采购、单一来源采购4种形式。
（一）公开招标采购
1. 学校通过媒体发布招标信息邀请供应商参加投标，经过评标产生供应商。
2. 批量总值在10万元以上（或单件预算价格在2万元以上）的各类教学科研仪器设备（包括经费在基本建设项目中开支的设备和家具购置），总值在3万元以上的低值耐用品购置，除有特别规定的外，均应采用公开招标的方式执行。
（二）邀请招标采购
1. 学校以投标邀请书的方式，从符合相应资质条件的供应商中，邀请其参加投标，通过评标产生供应商的采购办法。
2. 只能从有限供应商采购的货物，或经领导小组讨论同意的其他情形，采取本采购办法。
3. 邀请的商家不少于3家。
（三）竞争性谈判采购
1. 学校通过与多家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的一种采购方式。
2. 符合下列条件之一的，可采取本采购办法：
（1）招标流标：招标后没有供应商投标或者没有合格标的供应商投标；
（2）非标产品、现场加工制作产品、特定货物：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（3）急购：采用招标所需时间不能满足紧急需要的；
（4）经领导小组讨论同意的其他情形。
3. 被邀请参与谈判的供应商不少于3家，被邀请商家的基本资质要求需报校招标领导小组确认。
（四）单一来源采购
符合下列条件之一的，可采取本采购办法：
1. 独家经营：只能从惟一供应商处采购的；
2. 配套的一致性：必须保证原有采购项目一致性或者配套要求，需要从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额70%的；
3. 经领导小组讨论同意的其他情形。
（五）询价采购
1. 只要是采购货物规格、标准统且供应商较多的项目，且货物标的总额达不到招标采购所需额度的，可采用本采购方式。
2. 被询价的供应商不少于3家。
3. 询价应采用低价中标原则。
第九条使用单位和采购中心、均不得采用应招标而不招标，或将必须招标的项目拆开进行。此种情况经发现或造成损失的，应按有关规定追究责任。所有采用招标方式采购的物资，其具体实施方案均按《XX学院招投标工作实施规范》规定执行。
第四章合同管理
第十条除小额询价零星采购物资外，其余所有采购方式所发生的采购行为，均需以合同方式体现。订立合同应遵循《合同法》，合同内容完整。
第十一条合同签订前必须审查对方主体资格和履约能力，并要求供货方提供签约人的资信证明（法人委托书），以防风险。
第十二条合同签订按学校相关规定执行。正式签订的购销合同由采购中心负责统管理、监察处、财务处备份。重大合同须通过院法律顾问审查或参与签订。购销合同需要作较大变更或补充的，以及因某些特殊情况需要终止合同的，必须征得物资采购工作小组同意。
第五章验收管理
第十三条按计划购入的仪器设备、设施到位后，由采购中心组织校监察处、资产管理部门和使用单位（个别技术性强、科技含量高的仪器设备要有专家参加）依照合同的约定进行验收。并填制好有关验收表。
第十四条经过验收，设备的数量、规格、型号、技术性能指标达到合同规定要求的应视为合格，验收后合格的设备、设施按学校相关资产进行管理。
第六章经费管理
第十五条验收合格的物品的报帐程序：经办人签字，物资所属单位资产管理员或分管资产工作领导签字，校监察处参与人员签字，到资产科办理固定资产登记，票据、入库单及验收单备齐后一并交校领导签字后，方可交财务部门转帐。
第十六条物资采购计划一经确定后，财务部门应尽量保证资金到位，货到验收后按合同付款，避免因延期付款引起
合同纠纷而造成不必要的经济或信誉损失。
第七章监督管理
第十七条校监察处要加强对物资采购的监督。在招标采购过程中，校监察处要把好程序关，并及时制止和纠正违纪行为。参与采购活动的相关人员，要自觉接受组织、群众的监督，公正、廉洁地完成采购任务。
第十八条监督检查的重点内容是：
1.物资采购活动是否符合有关法律法规的规定；2.物资采购是否严格按批准的计划进行，有无超计划或无计划采购;
3. 物资采购方式和程序是否符合规定；4.物资采购合同履行情况和采购资金拨付是否符合规定；5.采购物资是否符合质量要求；6.应当监督检查的其他内容。
第十九条监审在履行监督检查时，采购中心应当如实反映情况，提供有关资料，自觉接受监督检查。
第二十条物资采购当事人违反本规定的，学校依据有关法律、法规及有关规定进行处罚。
第二十一条任何单位和个人有权对物资采购活动中的违法违规行为向学校有关部门投诉。
第二十二条本办法自发布之日起施行，由校采购中心负责解释。