公司采购管理方法.doc

公司采购管理方法

第一条 制定目的
为规范公司各类物品采购的管理，提升效率，节省开支，依据公司有关规定，制定本办法。

第二条 管理机构
本采购管理制度所涉及的用品统一由_______部门负责采购。
其中，内购由_______部门负责办理。外购由_______部门负责办理，其进口事务由_______部门办理。采购重要材料应由________径与供应商或代理商量价。关于专项用料，必要时由________指派专人或指定部门协助办理采购。

第三条 涉及物品
本采购管理制度所涉及的用品包括：
1．办公用品；
2．办公设备和办公用具；
3．日常办公用品、各种耗材；
4．生活用品〔食堂采购除外〕；
5．基建工程修理及材料；
6．其它必须要报销的公用品。

第四条 采购方式
采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：
1．集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报_____部门定期集中办理。
2．长期报价采购：凡常常使用，且使用量较大的材料，_____部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按必须提出请购。
3．采购部门应按采购地区、材料特性及市场供必须状况分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。

第五条 具体采购程序
一、填写请购单
1．请购应按照存量管制基准、用料预算，并参照库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、必须求日期及注意事项，经本公司_____审核后按规定逐级呈核并编号，最后送_____部门。
2．来源与必须用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。
3．特别状况必须按紧急请购办理时，可在“请购单〞“备注〞栏注明原因，以急件递送。
4．庶务用品由_____门按月实际耗用状况，并合计库存条件，填具“请购单〞办理请购。
5．以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单〞委托_____部门办理，例如：贺-奠用物品；招待用品；书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。
二、审批请购单
1．各部门依据实际必须要，确定采购用品的品名、规格型号和数量后，填写《_____》，提前一个星期报公司_____；
2．日常用品的采购金额在_____元以内〔含_____元〕的，由公司_____审定，经_____审核后，由_____组织在_____个星期内进行采购；
3．采购金额在_____元以上的报_____批准后由_____进行采购。
三、比价
国内采购与国外采购的比价、议价程序相似，具体如下：
1．采购人员接“请购单〞后应按请购事项的缓急，并参照市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
2．如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单〞上予以注明，报经______核发，并转______部门或______部门签注看法。
3．属于惯例超交者〔比如最低采购量超过请购量〕采购人员应在议价后，在请购单“______栏〞中注明，报______核签。
4．关于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以 等方式向厂方议价。
5．采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
四、呈批与核决
1．询价完成后______人员应在“______〞具体填写询价或议价结果，拟定“定购厂商〞、“交货期限〞与“报价有效期限〞，经______核批，并按采购审批权限呈批。
2．国内采购核决权限规定如下：
原物料：〔1〕采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
〔2〕采购金额预估在_____万元至_____万元者，由_____核决。
〔3〕采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
财产支出：〔1〕采购金额预估在_____万以下者，由_____核决。
〔2〕采购金额预估在_____万至_____万元者，由_____核决。
〔3〕采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
总务性用品：〔1〕采购金额预估在_____万以下者，由_____核决。
〔2〕采购金额预估在_____万至_____万元者，由_____核决。
〔3〕采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
3．国外采购核决权限规定如下：
〔1〕采购金额以CIF美元总价折合在_____万〔含〕以下者由____核决；
〔2〕采购金额以CIF美元总价折合超过__元以上者由____核决。
五、定购
1．国内采购：
〔1〕采购经办人员接到已经审批的“请购单〞后应向厂方寄发“定购单〞，并以 确定交货日期，要求供应方在“送货单〞上注明“_____〞及“_____〞。
〔2〕分批交货时，采购人员应在“请购单〞上加盖“_____〞章以利识别。
2．国外采购
〔1〕“请购单〔外购〕〞经报批转回外购部门后，即向供应定购并办理各项手续。
〔2〕如必须与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。
六、进度控制
1．国内采购部门可分询价、定购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表〞控制采购作业进度。
2．采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟状况表〞，并注明“异常原因〞及“预定完成日期〞，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
七、送货与验收
供货方发货后，_____按送货单进行验收，经核对〔名称、规格、数量、单价、金额、质量〕无误后，在送货单上〔一式二联〕签字验收，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。
八、单据整理与付款
财务部门核查请购单，凭定购单或合同、验货单或购货发票清单，在没有差错的状况下，填制应付款单据。财务部门依据上述凭证，核查后付款。

第六条 品质复核
1．价格复核
〔1〕采购部门应常常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参照。
〔2〕采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参照。
2．品质复核
采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。
3．异常处理
检察作业中假设发现异常情形，采购单位检察部门应即填写“_______，通知有关部门处理。

第七条 附则
本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。
本办法最终解释权归_____。