仓库帐物抽查管理规定-实物抽查盘点办法-核查仓存数据.doc

仓库帐物抽检管理规定

一、目的
为了管好公司物料，保证公司财物不受损失，同时可以提供准确的仓存数据，为采购决策、财务核算提供依据。
二、定义
1．稽查：对事物的对象进行不定形式、不定比例、不定周期的检查。
2．帐：在本规定中指ERP电脑帐和仓库手工帐。
3．物： 指相关仓库的实物。
4．标识卡： 指用于记录物料进出的卡片，常挂于对应物料上，是否使用标识卡由货仓部内部管理制度中制订。
三、适用范围
1．本厂货仓部。含成品仓、半成品仓、二次加工半成品仓〔含委外半成品仓〕、胶料〔含水口〕仓、色粉仓〔食品级、非食品级〕、纸箱仓、配件仓、非工单物料仓。
2．外租厂房之仓库。胶料〔含水口〕仓、非工单物料仓、各车间存货〔含半成品、成品〕。
3．新会罗田仓。新会ERP系统中记录在新会罗田仓位的物料。
四、工作使命
1．仓库管理人员：负责管理实物保证供给、记好手工帐、保证手工帐与电脑帐、实物相一致。
2．系统管理部记帐员：对合格收料进行ERP系统入帐，对审批合格领料单进行ERP系统出帐。跟进单据入帐，传递相关单据，不定期与仓管进行对帐。配合稽查工作。
3．系统管理部稽查员：对各仓库按本规定结合仓库管理规定进行帐物稽查，对系统部记帐员工作按相关规定进行稽查，并出具相关工作报告。

五、工作规程
〔一〕对仓库实物进行抽检盘点
1．提前二个工作日通知货仓部主管具体要进行抽检的仓库。
2．稽查员列印出《仓库抽检盘点表》暂不列出ERP帐面数和手工帐面数。
3．盘点开始，对比 已列印好的物料执行见物盘物，A。盘点数量，B。核对标识卡数量，C。核对实物名称规格是否与电脑中名称规格相一致。D。检查标识卡中的编号、名称是否与电脑中相一致，是否记录进出仓状况。仓存为0的标识卡或填满的标识卡是否有归档存查。Ｅ。按规范放好物料。
4．盘点顺序应按照抽盘人的要求进行，仓管应积极配合。
5．盘点数据必需盘点人与仓库参加盘点人现场签字证实，有涂改的应相关人员在涂改旁边签名。
6．ERP帐面数、手工帐面数分别由系统记帐员和仓库手工记帐员填写，盘点期间收发料数据在盘点结束时应登记注明。
7．稽查员计算出有盈亏的，必需再次进行核查，并将核查结果填写在盈亏说明栏。
8．盘点现场双方有争议时，应第一时间通知双方主管到现场进行解决，如果二主管解决不了的则由二主管向上级汇报处理。严禁双方在有争议时动粗或出口伤人，否则会受到不同程度的处罚，直至追究刑事责任。
9．抽盘时间应由货仓主管调配增派人手，保证受盘点的仓库正常运作，以不影响生产为原则。但也不能让一方抽盘人员在等候另一方抽盘人员，导致工作效率低下。
10．按货仓管理规定中的相关条款，对物料摆放状况进行检查。
11．各相关人员必需本着以达到提升管理水平为目的，从而实事求是、客观、公正地展开此项工作，绝对不能理解为是针对某人而进行此项工作的。
〔二〕帐务的规范性、及时性、准确性稽查
1．每次抽盘时必需对帐务规范性、及时性、准确性进行抽检，平常也可以单独展开帐务的规范性和及时性、准确性进行稽查。仓库人员、系统记帐员必需认真配合。
2. 帐务规范性和及时性、准确性稽查主要从如下几个方面进行：
A．仓库收发单据是否于当天内交齐。
B．单据交接是否有登记。
C．手工帐和电脑帐是否相一致、标识卡是否及时填写、填写是否规范。
D．领料单据是否填写规范完整(包括发料人、领料人、领料审批人、系统部记帐员签名盖章、发料日期，实发数量，更改数量旁边是否有领料人签名等等)，原则上：工单物料由使用部门领班以上人仕审批即可。非工单物料必需经领用部门主管、财务主管、货仓主管审批后才干发料、过帐。
E．委外备料单〔或领料单〕审批是否完整。此备料单视同出库单必需要按出厂物资审批一样的手续。备料单含委外啤货的胶料色粉、委外包装的包装材料。〔周转容器，必需先按开扣款单再按送回单多少进行冲减扣款数的原则进行〕出厂物料必需有：外发组相关人员签名、财务审批、外厂领料人签名、盖公章，本厂发料人签名，原料部刘宏辉签名，系统记帐员签名、盖章，工厂高层指定人：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、。〔出厂时还应有保安签名〕
F．收料单与送货单是否相一致，单据数据和系统中所记数据是否相符。
〔三〕拟写稽查报告
每次抽检盘点后都必需有抽检报告。对仓库物料盘点对清帐目后拟写书面报告，书面报告的内容至少应包括如下几点：
A．盘点基本状况：盘点时间，盘点人员，盘点时仓存帐面物料总款数，盘点款数，盘点占总数的百分率，盘点帐实相符率，盘点盈亏百分率。
B．仓库物料的现场管理状况，可依据货仓管理规定进行比对，好的，不够的都要说明。
C．帐务管理的状况。应包括ERP系统帐和仓库存手工帐、物料卡等方面的内容。也应列明好的、不够的。
D．《仓库抽检盘点表》
E． 《仓库抽检盘点盈亏调帐申请表》
F． 对盈亏责任人的处理方案。〔有规定的按规定处理，没有规定的请示高层给出结论〕
G．提出改善的合理化建议。

六．附件
1．仓库抽检盘点表。
2．仓库抽检盘点盈亏调帐申请表

附件一。 仓库抽检盘点表

序号
物料编号
物料名称
ERP帐面数
手工帐〔卡〕面数
抽点数量
单位
核点盈亏〔+-〕数量
盈亏原因说明
复查实际盈亏数量
实际盈亏金额
复查后帐实相符%

合计

填表说明：
1、序号，抽检物料的顺序号。
2、物料编号、物料名称在ERP系统中标准的编号和名称。
3、ERP帐面数，指ERP系统中截止盘点时的帐面数。
4、手工帐〔卡〕面数，指仓库管理员的手工帐面数。如果无手工帐的则以物料卡记录的为准。
5、抽点数量。实际盘点数量。单位，对应物料在ERP系统中的单位。
6、核点盈亏数量，指盘点后即刻与电脑帐核对出来的数量。
7、原因说明：通过核查造成盈亏的原因。
8、复查盈亏数量指复查有无漏盘点或漏进出帐后计算出的盈亏数量。
9、实际盈亏金额：指对应物料的价值。单价X盈亏数量。通常状况下可不算。但非工单仓、胶料仓一定每次都要算。
10、盈：统一在数字前加“+〞，亏：统一在数字前加“—〞。

附件二。
仓库抽检盘点盈亏调帐申请表
序号
物料编号
物料名称
ERP帐面数
抽点数量
单位
盈亏〔+-〕数量
盈亏原因说明
相关责任人处理状况

填表说明： 1。此表依据抽检盘点表对有盈亏必需要调帐的由仓库填写后交相关人员审批OK后。交系统部记帐员进行调帐。