如何管理工程资料档案管理.docx

如何管理工程资料档案管理

1) 及时收集整理制定变更、洽商记录。制定变更、工程洽商是工程完工图编制工作的重要依据，其内容的准确性和修改图号的明确性与否对完工图绘制质量至关重要，强调两点要求：其一，应分专业办理;其二，应注明修改图纸的图号。假设在后期施工中，出现对前期某一变更或其中某条款进行重新修改的状况，则必须在前期被修改条款上注明"作废'字样。收集时应注意制定变更通知单必须有建设(监理)单位和制定专业负责人签认方可有效。
2) 做好施工记录和隐蔽工程检查记录。施工记录是对现场施工状况的真实反应，要如实填写。隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查，并通过表格的方式将工程隐检项目的隐检内容、质量状况、检查看法、复查看法等记录下来，作为以后各项建筑工程的合理使用、维护、改造、扩建等所必须的重要技术资料。凡未通过隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序的施工，隐检合格后方可进行下道工序施工。
3)认真做好分部工程质量验收记录。分部工程的质量验收是在分项工程质量验收基础、上进行的。除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外，还要检查该分部工程中所涉及到的质量控制资料、安全和功能检验(检测)报告，对分部工程进行观感质量验收。分部工程验收单位由施工单位、勘察单位、制定单位、监理单位、建设单位五方共同组成，并有质检部门进行监督。

4)做好技术交底和施工日志的记录
技术交底是一项技术性很强的工作，对确保工程质量至关重要。因此，不但要把制定意图和建设单位的合理要求在工程建设中具体体现，还要落实上级技术指导的意图和要求。技术交底必须满足制定和施工规范、标准、规程、工艺标准和质量验评标准的规定。所有技术交底资料都要列入工程技术档案。技术交底必须以书面形式进行，经过检查和审核，有签发人和被交底人的签字。
2工程资料管理方法

①工程资料的系统化管理。工程资料和档案文件材料具有数量大、种类繁多、涉及面广等特点,同时国家建设行政主管部门对工程资料编制和档案管理工作提出了全新的、高层次的、多样化的管理要求,传统的管理方式已经很难满足工程技术人员对资料编制和档案管理的要求,这就必须要在工程实施中充分利用〔计算机〕信息技术,全面实现资料档案编制、管理、统计、编目、检索和归档等工作的自动化,推动传统的资料档案管理技术和方法的变革,提升施工技术资料编制及管理水平。例如,我们可以采纳基于J2EE技术的工程资料管理软件开发项目。它通过对基于WEB的办公、项目、文档管理等活动进行具体、具体的必须求分析,从高效、安全、稳定、有用的角度出发进行系统制定,在分析和制定的基础上组织开发,达到优良的资料分类及整理工作。系统分为远程办公、〔项目管理〕、文档管理三大功能模块,集办公、管理和资源建设于一体,各个模块的功能相对独立,但是在整个系统中的关系又十分紧密。该系统采纳UML方法进行系统分析,建立系统的功能模型和对象模型,采纳Java、Servlet、JsP、JavaBeans组件等技术进行系统开发,在充分发挥这些技术特点的基础上,结合J2EE平台对它们强有力的支持,提升了开发效率和开发质量,缩短了开发周期,提升了代码的复重用性,减少了维护工作量,而且,通过J2EE和CORBA技术(具有开放性、跨平台、跨语言的特性)的结合,很好地解决了〔企业〕应用中各种分布式对象的互操作,方便了各个不同单位资料及信息采集后的集成。
②工程资料的网络化整理。技术资料信息的汇总、归档和管理应依据建设单位档案管理的具体要求,参照国家和省市、建设单位对档案管理的实施办法,并结合工程特点进行整理、分类、造册、归档,科学系统地整理合同文件和各种技术档案资料,保证工程综合信息档案分类清楚、合理、完整,法律性文件手续齐备,做到技术档案、图纸资料和工程实物同步,以实现施工技术资料的动态整理。这项任务可以通过WEB方式实施现代工程资料管理,例如通过一个完整地支持基于WEB工程资料管理的系统,通过基于WEB的档案管理系统可以从网页开发工具和网站建设角度出发,进行项目管理和资料分析,实现对工程资料的网络化管理。由于施工资料管理系统与办公自动化中,收、发文处理的对象都是文件,收、发文拓展了施工资料管理系统工程OA(工程办公自动化)的功能,而施工资料管理系统为收、发文直接提供文件编辑、传送与归档的功能。这项网络化的优势在于:系统网络化的实现采纳C/S与B/S组合结构,支持多用户并行操作,能够满足公路建设项目管理模式的必须要;OOP技术、COM技术、数据库技术、WEB技术和GIS(地理信息系统)技术等是提升工程管理方面软件开发水平的主要手段,实现工程资料的网络化管理。

③强化工程资料的归档管理。在系统化和网络化的基础上,我们应同时强化工程资料中纸质文档的归档管理。工程技术资料的归档质量和时效直接影响单位工程的资科交接和完工决算,所以施工资料必须严格按照文件归档标准进行归档。归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。在工程资料的归档中,立卷应遵循工程文件的自然形成规律,坚持卷内文件的有机联系,便于档案的管理和利用。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;完工图按单位工程、专业组卷、完工验收文件按单位工程、专业等组卷,通过以上方式,我们可以实现工程资料保管和查找中的便捷。
3强化建筑工程项目施工资料档案管理

(一)事前管控
所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上保证该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：
第一，前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等;其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦;最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。
第二，构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作;其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制;最后，进行岗前培训机制的构建，强化档案管理人员管理技能的培训与教育。
第三，在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，强化实施档案管理工作重要性的宣扬，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣扬单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个优良工作环境。
(二)事中管控
第一，建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织制定、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所必须的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中假设必须要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并依据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。
第二，收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案;在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、看法、项目质量状况以及相关的复查看法等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且具体。二为制定变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采用分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及制定单位等来共同进行验收，从而保证资料的完整性。
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