文件档案管理制度(最终版).doc

文件档案管理制度(最终版)
文件档案管理制度
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包涵了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的使命，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3使命
3.1各过程管理部门使命：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件必需求。
3.1.2负责对所必需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的〔程序、规定、制度、表格〕组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部使命：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容

4.1.1为便于文件管理，依据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门公布的法律、法规、条例和标准〔见法律法规的识别与评价程序〕；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据〔如OSHA 统计分析数据〕；
b.特种设备〔如压力容器等〕及其附件的安全技术监察〔检测〕资料；
c.建设〔工程〕项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、制定方案和图纸、HSE
专篇、完工验收报告及相关检察结论和批复看法；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.危化品应建立一栏三卡〔职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工
况处置卡〕
h.设施的制定、运行技术资料；
i.供应商和承包商档案；
j.作业许可证等；
k.其他资料。

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必需向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件必需求。

4.3.1如必需要编制或修改，对所必需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件〔管理过程的程序、规定、表格〕由过程负责人负责组织编制；

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义：必需要对使用人解释的术语或词汇
d.使命：本文件中的主要使命划分，包括本文件的责任部门
e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、使命、时限
f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件
g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录
h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图
4.4.2文件的编号按如下要求：
□□—□□—□□□□ /□□
记录编号
文件顺序号
文件层别号
文件类别〔AQ〕
公司JP
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 ………等；
文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。
例子：
文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》
表格编号：编号JPL-AQ-0201/01〔适用法律法规标准和其他要求清单〕，其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件〔包括表格〕必需有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人〔或部门〕，待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层使命、公司各部门的主要负责人使命由管理者代表审核，总经理批准。
b.过程管理文件〔程序、规定、制度、表格〕由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。
d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6.1生产部公布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应坚持最新状态。。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部储存文件原件。
4.6.3各部门必需建立《文件控制清单》，在公布/修改文件的同时，文件与文件清单坚持一致。

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，确保体系文件始终坚持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必需妥善储存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清楚、易于识别和检索。

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件〔原件一份、电子一份〕、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部储存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应马上回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果必需要进行修改，由原文件编写单位负责提出
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、储存年限、索引、介质、处置、类别等。

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点储存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护
4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，关于电子媒体形式的记录，必需确保所储存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
4.9.4.2记录储存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
“安全记录台帐〞中储存的期限规定。

记录储存人按照“安全记录台帐〞中规定的处置要求在储存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件
无
6相关记录
AQ-0202/01文件控制清单
AQ-0202/02文件发放、回收记录
AQ-0202/03文件更改通知单
AQ-0202/04安全记录台帐
AQ-0202/05评审记录红尘紫陌，有轰轰烈烈的昨日，也有平淡如水的今天。在生活平平仄仄的韵脚中，一直都泛着故事的芳香，我看到每一寸的光阴都落在我的宣纸上，跌进每一个方方正正的小楷里，沉香、迷醉。
秋光静好，窗外阳光和细小的风都好，我也尚好。不去向秋寒暄，只愿坐在十月的门扉，写一阙清丽的小诗，送给秋天；在一杯香茗里欣然，读一抹秋意阑珊，依着深秋，细嗅桂花的香馥，赏她们的淡定从容地绽放。
听风穿过幽幽长廊，在平淡简约的人生中，把日子过成云卷云舒，行云流水的模样，过成一幅画，一首诗。有你，有我，有爱，有暖，就好。在宁静恬淡的时光里，勾勒我们最美的今天和明天。
醉一帘秋之幽梦，写一行小字，念一个远方，痴一生眷恋。一记流年，一寸相思。不许海誓山盟，只许你在，我就在。你是我前世今生的爱，是刻在心头的一枚朱砂。
任由尘世千般云烟散尽，任由风沙凝固成沙漠的墙，你依旧是我生命的风光。
人生苦短，且行且珍惜。十月如诗，就让我独醉其中吧！行走红尘，做最简单的自己。简单让人快乐，快乐的人，都是因为简单。心豁达，坦然，不存勾心斗角。从容面对人生，做最好的自己，巧笑嫣然，你假设盛开，蝴蝶自来。
那就做一朵花吧！优雅绽放，优雅凋落，不带忧伤，只记美好。
这个秋日，一切都很美，阳光浅浅，云舞苍穹，闲风淡淡。捡拾一片薄如蝉翼的枯叶，写着季节流转的故事，沉淀着岁月的风华。宁静的享受生命途径上的一山一水。
执笔挥墨，耕耘爱的世界，轻声吟唱岁月安好，把一缕缕醉人的情怀，婉约成小字里的风月千里，泅成指尖上的浪漫和馨香。静立于秋光潋滟里，赏碧水云天，携来闲云几片，柔风几缕，缝进岁月的香囊里，将唯美雅致收藏，醉卧美好时光。
秋，是静美的，是收获的，是满载希望而归的季节。秋只因叶落，葳蕤消，花残瘦影，不免总给人一种无边萧瑟。
然而秋，也有秋的美。如黄巢《不第后赋菊》诗中有句：待到秋来九月八，我花开后百花杀。是不是听起来特别霸道有味。
谁说秋实悲凉的，百花残了何妨？我菊正艳艳，香影欹满山。还有一句歌词叫：春游百花，秋有月。秋天的月，要比任何季节都美，都明亮，都让人迷恋陶然。
秋有赤枫把美丽的秋燃烧成通红火辣，秋有万千银杏如蝶，秋哪有萧索？秋一直很美，你可有发现美的眼睛呢？
每一个季节，都有着不同的旖旎。人生何尝不是如四季，有青春绝艳的花季，也有老骥伏枥的暮年。容颜老去，青春不复，所有的美好不会消失，一直珍藏着。
即便时光变得荒凉，而你我一直永如初见，彼此温柔以待。走进十月，猛然回首，你我都在，惟愿光阴路上，且行且惜，寂静相伴，无悔一生。
红尘紫陌，有轰轰烈烈的昨日，也有平淡如水的今天。在生活平平仄仄的韵脚中，一直都泛着故事的芳香，我看到每一寸的光阴都落在我的宣纸上，跌进每一个方方正正的小楷里，沉香、迷醉。
秋光静好，窗外阳光和细小的风都好，我也尚好。不去向秋寒暄，只愿坐在十月的门扉，写一阙清丽的小诗，送给秋天；在一杯香茗里欣然，读一抹秋意阑珊，依着深秋，细嗅桂花的香馥，赏她们的淡定从容地绽放。
听风穿过幽幽长廊，在平淡简约的人生中，把日子过成云卷云舒，行云流水的模样，过成一幅画，一首诗。有你，有我，有爱，有暖，就好。在宁静恬淡的时光里，勾勒我们最美的今天和明天。
醉一帘秋之幽梦，写一行小字，念一个远方，痴一生眷恋。一记流年，一寸相思。不许海誓山盟，只许你在，我就在。你是我前世今生的爱，是刻在心头的一枚朱砂。
任由尘世千般云烟散尽，任由风沙凝固成沙漠的墙，你依旧是我生命的风光。
人生苦短，且行且珍惜。十月如诗，就让我独醉其中吧！行走红尘，做最简单的自己。简单让人快乐，快乐的人，都是因为简单。心豁达，坦然，不存勾心斗角。从容面对人生，做最好的自己，巧笑嫣然，你假设盛开，蝴蝶自来。
那就做一朵花吧！优雅绽放，优雅凋落，不带忧伤，只记美好。
这个秋日，一切都很美，阳光浅浅，云舞苍穹，闲风淡淡。捡拾一片薄如蝉翼的枯叶，写着季节流转的故事，沉淀着岁月的风华。宁静的享受生命途径上的一山一水。
执笔挥墨，耕耘爱的世界，轻声吟唱岁月安好，把一缕缕醉人的情怀，婉约成小字里的风月千里，泅成指尖上的浪漫和馨香。静立于秋光潋滟里，赏碧水云天，携来闲云几片，柔风几缕，缝进岁月的香囊里，将唯美雅致收藏，醉卧美好时光。
秋，是静美的，是收获的，是满载希望而归的季节。秋只因叶落，葳蕤消，花残瘦影，不免总给人一种无边萧瑟。
然而秋，也有秋的美。如黄巢《不第后赋菊》诗中有句：待到秋来九月八，我花开后百花杀。是不是听起来特别霸道有味。
谁说秋实悲凉的，百花残了何妨？我菊正艳艳，香影欹满山。还有一句歌词叫：春游百花，秋有月。秋天的月，要比任何季节都美，都明亮，都让人迷恋陶然。
秋有赤枫把美丽的秋燃烧成通红火辣，秋有万千银杏如蝶，秋哪有萧索？秋一直很美，你可有发现美的眼睛呢？
每一个季节，都有着不同的旖旎。人生何尝不是如四季，有青春绝艳的花季，也有老骥伏枥的暮年。容颜老去，青春不复，所有的美好不会消失，一直珍藏着。
即便时光变得荒凉，而你我一直永如初见，彼此温柔以待。走进十月，猛然回首，你我都在，惟愿光阴路上，且行且惜，寂静相伴，无悔一生。